経理アウトソーシングを依頼する前に検討しておきたい項目!27選!

利用実態とは?依頼すべき会社とは?経理部門の実態とは?料金体系とは?メリット・デメリットは?運用準備は?など、わかりやすく解説しています。

 

経理アウトソーシングの利用実態とは

1-1 海外の経理アウトソーシングの利用実態とは

 海外では、早くからビジネスプロセスの効率化や専門支援を得るためにBPOの利用が広まっています。海外における経理アウトソーシングの実態はどのようになっているのでしょう。

海外の企業は、アウトソーシングの利用率が高い

 海外の経理分野のBPO利用率は、25%(2014年)から37%(2019年)へと上昇傾向を示し、今では1/3の企業が、経理アウトソーシングを利用している状況となっています。

BPO(Business Process Outsourcingの略/業務プロセスアウトソーシング)とは、総務・経理・人事業務等における非コアな業務のビジネス・プロセスを外部へアウトソーシングすることを指す。
経理アウトソーシングのメリットが認知されてきた!?

 何故、海外ではこのように急速にBPO利用率が上昇してきたのでしょうか?
 それは、経理アウトソーシング利用のメリットが、ビジネスの成長を可能にする魅力的な選択肢であると理解が深まり、実際に経理アウトソーシングを利用した効果が表れているからと言えます。

 

経理アウトソーシングのメリット
  • コスト削減
  • 業務の効率化
  • 業務プロセスの標準化
  • 経営資源のコア業務への集中
  • 業務拡大への柔軟な対応
  • グローバルレベルでの効果的な業務の実現
  • 専門的知識・スキルの活用
  • 最新技術の活用
  • コンプライアンスの遵守・法令等改正への対応
  • セキュリティリスクの軽減
  • 経営上の意思決定の迅速化

 

海外企業は、BPOベンダーを「経営パートナー」と位置づけ

 アウトソーシングを利用する企業の業種・業態・現況により、どのメリットが有効に働くかは異なります。
 例えば、多くの経理人員を抱えている企業では、「人的コスト削減」が大きな利点となりますし、優秀なスタッフがいない企業であれば「専門的知識・スキルの活用」となります。
 海外企業は、早くからこれらの利点に着目し、BPOベンダーの利用を促進してきました。
 今では、BPOベンダーを「経営パートナー」と位置づけている企業が多くみられ、経理業務プロセスの徹底的な可視化・合理化、コア 業務への人員集中等を行い、オフショア展開なども積極的に行なうことで、企業競争力を高めているのです。
 海外企業は、企業間競争の有効なツールとして、BPOを上手に利用していると言えます。

 

 

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1-2 日本の経理アウトソーシングの利用実態とは

海外と日本のBPO利用率を比較すると、海外のBPO利用率は25%(2014年)から37%(2019年)に上昇しているのに対し、日本のBPO利用率は、11%(2014年)と同年の海外の利用状況の1/2以下でしたが、昨今、日本のBPO市場に対する期待の高まりによりその差が徐々に縮まってきています。

 

近年、日本企業もBPOの活用を促進

 日本では、1970年代に主要派遣会社が誕生し、2000年頃BPO企業が誕生したといわれています。
 1970年代以降、適材人員の配置、人件費の流動化、即戦力の活用などを目的として派遣社員の活用が盛んにおこなわれ、1986年に労働者派遣法が施行され法整備が進み、派遣市場が拡大しました。2000年に入り企業の人材活用に対するニーズは徐々に変化し、コスト削減、業務の効率化、経営資源のコア業務への集中、専門的知識・スキルの活用、経営上の意思決定の迅速化などが求められるようになってきました。
 このような背景から、派遣人材の活用から新たなニーズに対応できるBPOベンダーの活用へと徐々に変化してきましたが、日本におけるBPO利用率は、海外の利用率と比べ1/2程度とかなり低い水準で推移しています。

 

 その理由と今後の展望を探ってみましょう。

 

日本企業がBPOの利用促進が鈍い理由

 海外企業は、コスト削減や経営資源のコア業務への集中のほか、大規模な国際展開戦略の実行のため、BPOベンダーを「経営パートナー」と位置づけて、BPOの利用率を高めてきました。一方、日本企業では、終身雇用等の日本的経営のなごりから、「仕事を失う社員が発生する」、「自社でなんとかしたい」等の理由によりBPOの利用促進が鈍くなっています。

 

革新的企業が増加し日本企業もBPOの促進を加速

 近年、日本も技術革新の進歩が加速し、様々なモノ・サービスが生まれる中、企業がそれらに追いつくために、経営の最適化が求められるようになりました。つまり、単に業務を遂行するだけなく同時に、合理的に物事を推察・意思決定し状況へ適応しながらも、新規にモノ・サービスを生み出す事が求められてきたということです。単に職務をこなすだけでなく、業務を整理し解決し再構築し検証していくといった戦略的な行動の重要性が高まったと言えます。

 

 今日、戦略的行動により展開の早い市場へ参入し勝ち残るために、自社内リソースにこだわらず、他社リソースも活用する動きを活発化し、また、恒常的人手不足という経済状況も相まってBPOを効果的に利用することが、経営戦略を効率的に実行する上で重要な選択肢となってきました。

 

 

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経理部門の実態とは

2-1 日本の経理プロセスの問題点とは

 日本には、大小合わせて400万社弱の企業があり、そのうち大企業は約1万社となっています。日本の経理業務プロセスの現状は、大多数の中小企業においては税務会計中心に行われていて、入出金などの記帳業務、売掛債権管理、買掛未払債務管理などを行い、貸借対照表や損益計算書を作成し、税務決算書を作成する流れとなっています。一方、上場企業では、企業会計が中心となり開示プロセスを中心に経理業務が行われています。

 

経理業務プロセスの問題点とは?

中小企業や大企業に共通する経理業務プロセスの問題点とは何でしょうか?

 

問題点1 効率的に行われているか?

 一般的に多くの企業の経理部では、会社の事業が2倍、3倍と拡張されたとき、事業の拡張に合わせて対応する経理スタッフを2倍、3倍に増強する必要があります。何故このようになるのかというと、多くの経理業務は「属人的」であり個々の考え方や要求に従ってなされるから、と言えます。一旦、「属人化」した業務を「標準化」することに相当なエネルギーを要す、というのは想像に難くないでしょう。

 

問題点2 経営の意思決定を行う情報がアウトプットされているか?

 多くの企業の経理部では、会計データという多くの有用な経営情報を持っているにも関わらず、十分な情報をアウトプットできていないというのが現状です。経営の意思決定情報は、他の部署で会計数値とその他の必要情報により作成しているか、または、作成もしていないかが大半という現状となっています。

 

 このように、同じ業務量でも、そこにかける労力と業務品質は、各企業の経理部門によって様々です。

 

日本の経理業務プロセスが非効率な理由とは?

 なぜ、日本の経理業務プロセスは非効率な側面が多くみられるのでしょうか。それは、主に次の要因が考えられています。

 

効率的な業務プロセスの運用方法を知らない
ノウハウを持っている人がいない場合に非効率となってしまいます。

 

属人的な業務プロセスになっており変更できない
マネジメントが未熟な場合に発生する可能性が高いと言われています。

 

全社的な業務プロセスを把握している人がいない
全社的な業務プロセスを把握できる優秀な人材が不足しているケースが多いと言われています。

 

経理や経営にかかわる知識を持っている人が少ない
作業をするだけの人のみとなってしまう場合におこりやすい。

 

最新のIT知識を持っていない
IT知識に精通した経理人員が少ない。

 

BPOベンダーを利用して効率的な経理部門へ

 今日、企業競争力を高めるためにBPOベンダーの利用を促進し、経理業務プロセスを一気に効率的に変革している企業が増えてきています。経理アウトソーシングに強いBPOベンダーは、非効率な状態から効率的な状態へ改善することを生業としていて、多くのノウハウを持っています。それらのノウハウを吸収し経理業務に生かせれば、効率的で先鋭的な経理部門に生まれ変わることも意外に容易でしょう。

 

 

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2-2 コスト削減で傷んだ経理部門の実態とは

 従来、日本の企業の多くは、財務体質強化や生産性向上を目的として「コスト削減」を推進してきました。様々な経費のコスト削減に加え、人件費もコスト削減の対象とされてきました。経理部門の人的コスト削減も例外なく行われていますが、実際は目に見えないところで甚大な影響がでています。

 

経理部門の人的コスト削減とは

 経理部門で人的コスト削減が行われる場合、どのような施策がとられるのでしょうか。

・残業の削減
・人員削減
・高賃金スタッフから低賃金スタッフへの切替
・IT化推進による効率化の実現と労働時間の短縮
・業務プロセス改善による効率化の実現と労働時間の短縮
・経理アウトソーシングの活用

 

コスト削減の見えない悪影響とは

 コスト削減を実施するというのは、企業経営の施策としてはとても重要であることに違いありません。一方で、このコスト削減の目的を忘れて安易に実行に移してしまうと取り返しのつかない事態に陥ることがあります。
 主な経理部門では、経理処理・出納・債権債務管理・部門損益の作成・全社損益の作成・戦略立案のための情報提供資料の作成などを行いますが、むやみに人的リソースをカットすると、今まで安定的であったこれらの業務の「ノウハウの喪失」や「業務の滞り」が発生してしまいます。「ノウハウの喪失」や「業務の滞り」により、誤った全社損益が作成されたり、誤った戦略立案情報が作成されることも良く見られます。このような傷んでしまった経理部門を正常に戻すには、甚大な労力と時間がかかるりますので注意が必要です。

 

 

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2-3 品質が劣化した経理部の立て直しは大変!?

 昨今、人手不足が続き人材確保が困難な状況のなかで、経理部門も例外ではありません。最近、よく目にするのは、経理人材が定着せず入れ替わりが頻繁に繰り返され、従来あった業務品質が劣化している現象です。壊すのは容易いですが、立て直しはとても大変だということを認識すべきでしょう。

 

経理部門の劣化とは?

 経理部門が劣化するとは、どのような事か?また、どのように劣化していくのか解説いたします。

 

人の入れ替わりにより引継ぎが不十分

 人が入れ替わる度に、業務の引継ぎが行われますが、その引継ぎの多くはスタッフ任せということが多いと思います。そこでは、100%の引継ぎが行われているのでしょうか。答えは、「NO」です。伝言ゲームを想像するとわかると思います。伝言ゲームは、同じキーワードを順番に伝えて いくゲームですが、最後に聞いた人は、最初のキーワードと違うものが伝えられることが多いというものです。人の入れ替わりが激しいと、どんどん業務品質が劣化していくのです。

 

人手不足による多忙な業務で正確性が低下

 人員削減や人の入れ替わりで特定のスタッフに業務が集中することがあります。業務が集中したスタッフは従来より正確に業務ができるのでしょうか。答えは、「NO」です。業務が集中するスタッフは優秀な人が多く、一定程度業務を捌くことができます。しかし、許容範囲を超えてしまうと、突然業務品質が低下していきます。業務改善や先手を打って業務ができなくなるばかりでなく、単純なミスも多発します。過度な業務負荷は、どんどん業務品質が劣化していくのです。

 

なぜ、劣化した経理部の立て直しは大変なのか?

 経理部の業務品質が劣化した状態とは、どのような状態をいうのでしょうか。それは、業務処理した内容にエラーを残したまま時が進んでしまっている状態と言えます。つまり、ミスをしたまま、会計データが構築されている状態です。劣化が進むとミスの量も膨大に膨れ上がっていることでしょう。
 これらのミスの修復をするには、今まで作業をした労力と同等かそれ以上の労力が必要とされる場合があります。現在進行形の業務を行いながら、過去の修正を行うことを考えれば、想像に難くありません。

 

 

経理部の立て直しはアウトソーシングへ

 現在進行形の業務を行いながら、過去の修復をするのはとても困難となります。負荷をかけずに正常化を図る一つの例として、経理アウトソーシングを利用する方法があります。現在進行形の業務も分担してもらい、過去修正も共同して行います。また、アウトソーシング会社はノウハウを持っているので、ミスを発生させない仕組みを同時に構築してもらえれば、継続的に効率的な業務ができるようになるでしょう。

 

 

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2-4 ITテクノロジーで進化する経理とは

 古くはまだパソコンもそれほど普及してなかった時代、ソロバンと赤鉛筆で総勘定元帳の月次締めを毎月行っていました。それがわずか20〜30年の間に、電卓を使用することとなり、果てはパソコン処理となり、最新のITテクノロジーをもってすれば経理担当者の入力作業はほぼ不要とするに至るほどテクノロジーは急速に進化しました。
 経理に限らず日常生活において、今では小さな子供でさえ小型のパソコンとも言えるスマートフォンを駆使し、完全無人のショップの運用実験や自動運転の車も徐々にその精度を上げ、人の存在意義を改めて考えさせられる程に、ITテクノロジーの進歩は目覚ましいものと言えます。

 

経理分野はIT技術によって進歩している
  • API連携で仕訳を自動化する仕組みを利用することにより、金融機関の入出金データを自動で仕訳登録まで行なうことができます。
  • EDI連携により紙ベースの受発注や請求書の授受を不要とし、受発注データや請求データを受け渡す仕組みであり、データを活用することによりチェック時間や仕訳作成時間を大幅に短縮することができます。
  • RPAにより個別業務の自動化の仕組みを利用することにより、単純作業や定型的な作業のデータ処理について24時間稼働させることができます。
  • 請求書等のOCR化技術の仕組みを利用することにより、請求書等の情報を正確にデータ化して仕訳登録を行うことができます。
成長している企業には、成長する経理が欠かせない

 成長している企業ほど、多種多様な事業を運営しているケースが多く、膨大で複雑な経理処理が要求されているのではないでしょうか。
 ある企業では、人数を増やして対応していますし、また他の企業では、IT化をすすめ、人数を増やさずに対応しています。昨今、経理が成長するために必要なIT技術は、急速に進歩しています。

 

成長している企業ほど、その経理部門はIT技術を利用し生産性を向上していますので、検討してみてはいかがでしょうか。

 

 

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経理アウトソーシング会社の比較

3-1 経理アウトソーシング会社の分類と特徴

 経理アウトソーシングを行う会社は、その性格によって大きく5つに分類することができます。依頼したい業務内容や業務範囲によって選択すべきアウトソーシング会社を確認することができます。

 

経理アウトソーシングのコンサル系
・業務改善の提案や開示業務のサポートに優れる。
・経費精算や仕訳作成等の日次業務は、大手コンサルでは対応していない所が多い。
・料金は比較的高めである。

 

経理アウトソーシングの監査法人系
・IPO・J-SOX、開示業務など上場企業や上場準備企業を得意としている。また、細かい事務作業や業務改善も会社によっては対応可能。
・料金は比較的高めである。

 

経理アウトソーシングの独立系
・ベンチャー企業から上場企業の会計や内部統制等にも対応ができ、日次業務の細かい事務作業まで幅広い業務領域をカバーしている。
・経理実務経験者が在籍していることが多く、機動力がある。
・料金は、コンサル系や監査法人より低めである。

 

経理アウトソーシングの税理士系
・税理士が複数在籍する税理士法人と個人税理士事務所によって取扱う業務範囲が異なる。
・税理士法人系であれば上場企業の月次・年次決算チェックから記帳業務まで広く対応が可能である。
・業務改善に関しては主力業務となっていないところが多い。
・個人税理士では小規模企業を中心として記帳から税務申告までを主な業務範囲としている。
・料金は、比較的低めである。

 

経理アウトソーシングのフリーランス系
・細かい事務作業をカバーするが、専門性やスキルの面で個人差が激しい。
・そのため、互いに情報交換を行い依頼内容ができるかどうか等の検討が必要となる。
・料金はフリーランスにより異なるが、比較的低めである。

 

 

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3-2 業務請負型・業務委託(準委任)型とは

 同じ業務をアウトソーシングする場合でも、契約形態は必ず事前チェックしましょう。契約形態の違いによって、対応してもらえる業務範囲や責任範囲が異なりますので、注意が必要です。

 

経理アウトソーシングの契約形態の違い

経理アウトソーシングの契約形態は、大きく業務請負契約と業務委託(準委任)契約に分けられます。

 

業務請負契約の特徴
  • 仕事の完成物に対して費用が発生
  • 完成物が基準となるため、瑕疵(欠陥等)があった場合には改善の措置を講ずる必要がある
  • 直接指揮命令はできない
  • 業務範囲が限定される
準委任契約の特徴
  • 労働時間に対して費用が発生
  • 管理監督者へ直接指揮命令ができる
  • 受任者からも契約を解除できる(民法651条1項)
  • 業務範囲が限定されない部分がある

 

業務請負型と業務委任型(準委任)のどちらを選ぶ?

 契約形態を選択する場合、業務の完成形態がはっきりしていて納期を厳守させたい場合は、業務請負契約がおすすめです。一方、業務が広範囲で不定形要素がある場合は業務委任型契約(準委任)がおすすめです。業務委任型契約(準委任)には、さらに、提供した労働時間や工数などを基準に報酬が支払われる「履行割合型」と依頼した行為が達成(完了)した場合に報酬が支払われる「成果完成型」に分類されます。

 

 

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3-3 派遣社員対応型と正社員対応型の違いとは

 経理アウトソーシング会社によっては、派遣契約を行って派遣社員が業務を行う場合と、業務請負契約または業務委託契約(準委任)を行って、正社員が業務を行う場合があります。アウトソーシング会社の派遣社員が業務を行う場合と正社員が業務を行う場合とで、どのような違いがあるか確認してみましょう。

 

アウトソーシング会社の派遣社員が業務を遂行する場合

 派遣社員が業務を行う場合は、直接の業務指示ができるのが特徴です。一方、業務範囲は、事前に定められていますので、フレキシブルに業務範囲の変更を行うことは難しくなっています。また、社員に近いマネジメントが必要となります。
 比較的、低価格で限られた業務範囲を遂行したい場合に適していますが、業務の成果については、その責任を負わせることができないため、注意が必要です。
 また、派遣社員であるため相応の導入教育を考えておく必要があり、これは人員の交代の度に必要となります。

 

アウトソーシング会社の正社員が業務を遂行する場合

 業務請負型契約や業務委託型(準委任型)契約で、アウトソーシング会社の正社員が業務を行う場合は、請負型契約では、直接の指揮命令ができず、業務委託型では、指揮監督者に直接の指揮命令ができる特徴があります。どちらの契約形態でも、導入教育はほぼ不要で一定程度の業務責任を負って業務を遂行してくれます。人員の交代の際は、アウトソーシングの会社内で引継ぎを行うため、依頼者の負荷を軽減してくれます。

 

 

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3-4 フローチャートで選ぶアウトソーシング会社

会社形態の違いによって、経理アウトソーシングの得意分野は異なってきます。
フローチャートで希望する会社形態をみてみましょう。

 

経理アウトソーシングのフローチャート,メリット,常駐,開示業務,一般経理,業務フロー

 

 

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3-5 業務内容で選ぶアウトソーシング会社

経理アウトソーシング会社は、得意とする業務領域が異なります。
下記で、業務別に得意とする会社形態を確認しましょう。

 

経理アウトソーシング会社の分類,常駐,決算,開示,システム構築,独立系,監査法人系,コンサル系

 

 

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経理アウトソーシングのメリットとデメリット

4-1 経理アウトソーシングのメリットとは

 経理アウトソーシングのメリットを活かすことで、経理部門の生産性が向上する事例が多くあります。ここで、経理アウトソーシングのメリットは何か?についてご紹介します。

 

業務の繁忙期に臨時対応

 経理部門の繁忙期というと、決算期であったり、法定調書提出や償却資産申告の時期など企業により様々です。このような繁忙期には、社員が残業して対応していることも少なくありません。ライフワークバランスという言葉が広まった今日、従業員のモチベーションの低下を防止する意味でも繁忙期の対応が必要となっています。
 昨今、この繁忙期に経理アウトソーシングを活用している企業が目立ってきています。残業代を支払い従業員のモチベーションを低下させることを考えれば、アウトソーシングのコストは高くないと考えられます。

 

高い専門性と豊富な経験

 経理部門の業務は、意外に広範囲な業務であることは、経理責任者なら誰でも知っているでしょう。また同時に、この広範囲な業務を経理スタッフだけで対応することに限界もあることも知っているでしょう。人材不足の昨今、必要なスキルを持った人材を、必要に応じて採用することは困難な状況となっています。永遠と採用活動を続けることで、採用コストは膨れあがり、そして、業務は停滞してしまいます。
 

アウトソーシング会社は、数多くの企業の経理部門の業務を行っており、高い専門性と多種多様な業種・業務フローに対応している経験を有しています。

 

 近年、企業の多くは、アウトソーシング会社の強みを利用しはじめています。目まぐるしく、事業変革されている現代において、有効な手段と認知されてきたと言えるでしょう。

 

即戦力・即日アサイン

 人材が不足しているからと言って、事業の成長は待ってくれません。人材が充足するまで待っていたら、企業競争に勝つことはできません。今日、人材の充足をアウトソーシングで代用する動きが広まっています。即戦力を今充足したいというニーズがあるからです。

 

ノウハウを内製化

 アウトソーシング会社は、多くの業務ノウハウを有しています。アウトソーシングを依頼すると「業務の仕方」や「チェックの仕方」など大変参考になります。一旦、アウトソーシングをした業務を内製化する時、これらの「いい仕事の仕方」を継続できれば、他社の経理部門より優れた経理部門へ変革できるでしょう。

 

 

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4-2 経理アウトソーシングのデメリットとは

 経理アウトソーシングのデメリットとは何か?
 経理アウトソーシングを利用する前に、是非とも確認しておきたいものです。

 

ちょっと割高?

 経理アウトソーシングの費用は、決して安くはありません。何に対して安くないかというと、正社員の給料と比較した場合をいいます。ただ、実際には、割高ではないということを前に記載しました。
 しかし、次のケースの場合は、割高になることがあります。それは、引継教育などがほぼ不要な単純作業を依頼したケースです。単純作業ですので、研修やOJTなどがほぼ不要となるので、直接雇用を行えば即戦力となります。このような業務をアウトソーシングしてしまうと割高な状態となりますので、注意が必要です。

 

依頼できない業務がある?

 請負型のアウトソーシングでは、業務の範囲が厳密に決まっていて、「あれもしてほしい」、「これもしてほしい」と言っても、すぐには対応してくれません。契約を変更した後でなければ対応できないので、注意が必要です。一方、委託型(準委任)では、時間等で業務を実施しているため、一定の付随業務は対応してくれます。ちょっとしたデータの加工など、臨機応変に対応してくれます。

 

決められた日程より前倒しができない?

 請負型のアウトソーシングでは、決められた日程で資料を提供し、業務を行ってもらいます。すべて日程が決まっているため、業務を前倒しで行いたいと言っても難しい場合が多いので、注意が必要です。一方、委託型(準委任)では、業務完了期限が定められていないケースが多く、業務の前倒し処理は比較的融通がきくので、相談してみると良いでしょう。

 

 

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4-3 何を選択して最適化を図る?

経理アウトソーシングのメリットとデメリットを理解したうえで、どのようにすれば良いのでしょうか?

 

自社が必要とする内容に優先順位を付けて、その優先項目順に最適化を図ると良い
でしょう。

 

急な人員不足に陥って業務を正常化したい

 急な人員不足は、いつ突然起こるかわかりません。引継ぎもできない状況となった場合には、即日対応できるアウトソーシング会社に依頼すると良いでしょう。また、契約形態は、業務範囲の予測が困難なことから委託型(準委任)が良いでしょう。
 最初の1~2ヶ月目は、マンパワーをかけても正常化を目指すことが、最適な手段となります。

 

月次決算の早期化をしたい

 今まで、月次決算の締め切りが12営業日だったところ、5営業日に締め切りたい場合には、月次早期化経験のあるアウトソーシング会社に依頼すると良いでしょう。
 月次早期化では、部門間を横断的に調整する業務や業務プロセスの変更が主要業務となるため、契約形態は、委託型(準委任)が適しています。
 様々な企業で月次早期化を行っているアウトソーシング会社は、現状分析から改善手法まで提示してくれますし、ノウハウのいいとこ取りができるのも魅力です。

 

効率化して内製化したい

 現在の業務を効率的に行いたいとき、経理アウトソーシング会社に現状分析と改善実施を依頼すると劇的に変化することがあります。経理アウトソーシング会社は、業務量が5倍になっても人員を増やさずに業務を行う方法などを知っていたりするので、将来を見据えた業務改善ができれば、目に見えないコスト削減をしていることになります。効率的な業務を内製化できれば、付加価値は計り知れません。

 

専門的な開示処理を行いたい

 上場会社であれば、四半期ごとに開示業務が発生します。開示書類は、会計監査を受ける必要があるため、アウトソーシングを依頼する場合には、公認会計士が所属する会社を選択する必要があります。また、開示データの作成については、上場会社で実務経験がある担当者の方が、効率よく作成できることも多いので、会計士+実務経験者の組み合わせがベストと言えます。契約形態は、委託型(準委任)が主流となっています。

 

 

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経理アウトソーシングの料金とは?

5-1 アウトソーシングの料金体系とは

 経理アウトソーシングの料金体系は、会社形態や契約形態によって特徴がことなりますので詳しく見ていきましょう。

 

経理アウトソーシングの会社形態別の料金体系の特徴

経理アウトソーシングのコンサル系
  料金は比較的高めで、1ヶ月〇〇円または業務全体で〇〇円とすることが多い。

 

経理アウトソーシングの監査法人系
  料金は比較的高めで、1ヶ月〇〇円または業務全体で〇〇円とすることが多い。

 

経理アウトソーシングの独立系
  料金は中程度で、1日〇〇円・1ヶ月〇〇円、または、業務単位で価格設定することが多い。

 

経理アウトソーシングの税理士系
  料金は低めで、資本金や売上規模に応じて料金設定する場合や、仕訳数などで料金設定する場合が多い。

 

経理アウトソーシングのフリーランス系
  料金は比較的低めで、1ヶ月〇〇円または業務全体で〇〇円とすることが多い。

 

経理アウトソーシングの契約形態別の料金体系の特徴
請負型契約

  ・仕訳単位で課金
  ・請求業務など1処理ごとに課金
  ・経理業務のシェアードなど1案件ごと課金
 業務量が増大した場合には、大幅に料金が変更される場合があるため、注意が必要となる。

 

委任型契約(準委任)

  ・1時間〇〇円のように時間で課金
  ・1日〇〇円のように日数で課金
  ・1月〇〇円のように月単位で課金
 効率よく業務を行わないと超過時間が発生し課金されることがあるため、注意が必要となる。

 

アウトソーシングの格安料金の落とし穴

 ここで、注意したいのは、料金が安いから「良いアウトソーサー」ということでは無いということです。料金が安くても、期待した業務の品質となっていない場合や、期日に間に合わない場合は、後日に必要以上にコストが発生してしまうことがあるというこを認識しておく必要があります。
 そこで、失敗しないために、期待している品質や期日を伝え、それが履行できるかを事前に会話で確認し、可能な限り契約に反映するということが、有効です。

 

業務品質の良いアウトソーシング会社を選ぶ

 業務品質の悪いアウトソーシング会社を選択してしまうと、業務を依頼している期間の業務品質が劣化してしまうことがあります。IPO準備をするときなど、業務品質が劣化していた期間すべての修正を、後になって行うことが、多くの会社で散見されます。遡りの修正は、とても労力がかかり相当なコストが発生してしまいますので、「はじめから業務品質の良い会社」を選ぶよう心がけましょう。

 

 

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5-2 経理アウトソーシングの1仕訳100円って安いの?

 経理アウトソーシングを依頼するとき、1仕訳50円とか、1仕訳100円という表記をみかけます。一見、この1仕訳100円って安く感じますが、本当に安いのでしょうか。

 

1仕訳100円でできること

 1仕訳100円のアウトソーシング会社は、どのような業務を行っているのでしょうか。
その多くは、「収集された」証憑やデータから仕訳を作成しています。この「収集された」というのがポイントです。つまり、依頼者は、証憑やデータを収集し整理する必要があるのです。
 経理業務の労力の多くは、証憑やデータの収集・確認作業が大半を占めます。仕訳作成に要する時間は、それほど必要とされません。1仕訳100円の依頼では、経理業務のほんの一部を依頼しているにすぎないということを理解しておくことが必要です。

 

1仕訳100円の落とし穴

 部門損益管理をしている企業では、取引先別部門別に仕訳を起票することがあります。売上の得意先が100件で計上部門が10部門あったら、仕訳は1,000仕訳になります。この時の費用は、1,000仕訳×100円=100,000円となります。勘定科目の「売上」だけで100,000円となってしまうこともあるので、注意が必要です。

 

1,000件の仕訳登録が数分でできる

 もし、1,000仕訳分のデータが部門や得意先と紐づいていたら、仕訳登録は、数分で完了します。なぜ、できるのでしょうか。それは、そのほかに必要な情報が無いため、です。あとは、日付や摘要など定型の情報を加えて、会計システムへデータごとインポートすれば、仕訳作成は完了です。

 

 実は、やってみると簡単な業務も多いので、本当に依頼すべき業務は何か、しっかり見極める必要があります。

 

数年後、数倍の仕訳数になったら

 企業は、成長するものです。数年後、事業規模が大きくなり、仕訳数も数倍、数十倍になることもあります。その時、1仕訳いくらで換算すると大変な金額となる時があります。急に請求されて慌てないよう、しっかり契約形態を確認しておくことが必要です。

 

 

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5-3 同一料金でも業務の質が異なる!?

 経理アウトソーシングを依頼する時の料金が同一だからといって、その業務の品質は同じなのでしょうか?答えは「NO」です。単純に料金が安いからといって決めてしまうのは、大きなリスクが存在します。依頼してから、失敗に気が付いても後の祭りです。
 委託した業務の品質は、担当者のスキルに大きく左右されますので、相見積もりする場合は、担当してくれる方のスキルをよく確認することが重要です。

 

担当者のスキルを確認しよう

 担当していただく方のスキルを事前に確認しておくことは、とても重要です。では、どのようにスキルを確認すればいいのでしょうか。

 

@依頼したい業務に対応したスキルをまとめておく
 ・必要なエクセル能力
 ・会計システムの操作
 ・会計知識(簿記〇〇級程度など)
 ・税務知識(損金不算入資料の作成など)
 ・販売管理システムや経費精算システムとの連携処理能力
など
A担当者のスキルを必要スキルに従って確認
B担当者の経験実績も併せて確認

 

アウトソーシング会社のサポート体制を確認しよう

2社の担当者のスキルが近い場合は、どうすればいいのでしょうか。この場合、アウトソーシング会社のサポート体制を確認すると良いでしょう。
 例えば、担当者が退職する場合のサポート体制、担当者が困っている時のサポート体制、担当者を交代させたい時のサポート体制、その他のノウハウの提供体制などを確認すると良いでしょう。
 このようにサポート体制を確認することで、ベストなアウトソーシング会社が選択できます。

 

 

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5-4 経理アウトソーシングでコスト削減ができる理由とは

 企業が経理アウトソーシングを利用する目的は、「コスト削減」、「付加価値業務の推進」、「本業への選択と集中」、「人材活用」、「社内リソースの不足」などがあります。
 今回は、経理アウトソーシングをすることによって、なぜ「コスト削減」ができるのかを考えてみましょう。

 

シェアードサービスの利用でコスト削減

 経理アウトソーシングの形態は様々ありますが、一例としてシェアードサービスがあります。このシェアードサービスとは、複数の企業の人事・経理・情報などのサービス部門を共有し、サービス提供を行う形態です。
 昨今、グループ内でシェアードサービス会社を保有する例と独自にシェアードサービスを提供している例が存在します。では、シェアードサービスによってどのようにコスト削減を行うのでしょうか。
 まず、既存の経理部門のコストを年間5,000万円と仮定します。この時、経理部門のすべての業務をシェアードサービスに依頼した結果、年間コストが5,000万円より小さくなれば「コスト削減」ができたということになります。それでは、なぜシェアードサービス会社は、低いコストで業務を行うことができるのでしょうか。
 それは、経理業務を専門に行っていることから、知識や経験が蓄積していて効率のいい運営ができるからです。また、閑散期においても、閑散期に対応したサービスを提供しており、全体的なコストが低く抑えられているのです。

 

付加価値業務の推進

 付加価値業務を推進することは、企業の経営戦略にとって大変重要なアクションです。しかしながら、付加価値業務を推進するには、知識・経験の他にアイデアも必要となります。これら知識・経験・アイデアを社内で醸成すると相当の時間と費用が発生します。また、時間と費用をかければこれらが醸成するとも限りません。自社でアプリケーションを作成するコストより、外注したほうが安いというイメージです。
 特に、付加価値業務をアウトソーシングすることは、先端的な技術やアイデアを取り入れられるばかりでなく、トータルコストを抑制できることも多いので、多くの企業で利用されています。

 

 

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5-5 トータルコストは、アウトソーシングの方が安い?

 通常、経理人材にかかるコストは、@求人媒体・紹介手数料などの採用コスト、A入社してからの社員教育・OJTなどの教育コスト、B業務の引継ぎ等の教育者の人件費コスト、C採用者の給与・残業手当・賞与・社会保険料などの人件費コスト、D会社福利厚生費など、多岐にわたり様々なコストが存在しています。人員の退職が頻繁に発生している場合は、同様のコストが何度も発生し予想以上に高額となることもあります。
 人員の定着が難しい企業では、経理アウトソーシングを活用することによって、トータルコストを抑制できることがあります。コスト以外の面では、業務品質を一定に保てるので、目に見えないコストも抑制できるのがポイントとなります。

 

 企業の採用状況や人員の定着状況に応じて、経理アウトソーシングの活用を検討してみると良いでしょう。

 

 

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経理アウトソーシングの準備と運用

6-1 事前準備するときのポイントとは

 経理アウトソーシングを依頼しようと思ったら、事前準備をすることで費用が抑えられたり、依頼した後の業務品質を維持することができます。どのような事前準備をしておくとよいのでしょうか。

 

業務フローを確認する

 依頼したい業務を決める前に、経理部門の業務フローを確認しましょう。
 業務フローを確認することで、資料の入手先・資料の入手タイミング・処理の開始日・処理の終了日・アウトプット資料の内容・アウトプット資料の提出先などがわかります。
 つまり、業務の流れが可視化できるということです。
 業務の流れが可視化できれば、どの部分をアウトソーシングするのかを決めて、依頼すればいいのです。
 こうすることによって、アウトソーシング会社は、いつ・誰から資料を入手して、いつ・誰に報告すればいいのかが解ります。
 明確に業務を切り分けることによって、双方の迷いがなくなり、結果として、低コストで運用することが可能となります。
 

もし、業務フローを確認するというところから難しい、またはできない場合は、アウトソーシング会社に、その業務を依頼してみましょう。

 

 アウトソーシング会社は、業務フローの確認も経験が豊富なので、すばやく整理してくれるでしょう。

 

社内規定やマニュアルを準備する

 アウトソーシングを始めると、確認事項が沢山でてくることがあります。これら確認事項の多くは、社内ルールの確認です。社内規定やマニュアルを事前に周知していれば、余計な確認事項がなくなりますので、事前に周知すると良いでしょう。
 下記のものを準備しておくと良いでしょう。

準備しておくと良いもの
 ・組織図
 ・就業規則
 ・給与規程
 ・出張旅費規程
 ・退職金規程
 ・経理規程
 ・勘定科目マニュアル
 ・業務マニュアル

 

スケジュールを立てる

 社内で行う業務は、時として期日に遅れてしまい内部でスケジュール調整を行うことがあります。一方、アウトソーシングしている業務は、外部の会社と連携しているため期日管理が求められます。提供する資料が期日に間に合わない場合は、追加料金などが発する可能性があるためです。余裕のあるスケジュールを立てることが肝心です。

 

コミュニケーションツールを準備しておく

 アウトソーシングを依頼すると、社内でのコミニュケーションが必ず必要となってきます。現代では、メール・チャットツール・ワークフローなど様々なツールが業務に欠かせないものとなっています。アウトソーシングの担当者用にコミニュケーションツールを準備しておきましょう。

 

 

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6-2 社内体制のポイントとは

 経理アウトソーシングを実施する際は、社内の体制を整理することで、効率的に業務が遂行できる場合が少なくありません。
 どのような社内体制をとるとよいのでしょうか。

 

窓口担当者を決めておく

 派遣社員は、派遣先の責任者が必ずいます。アウトソーシングでも同様に、窓口担当者を決めておくとよいでしょう。窓口担当者が決定していないと、アウトソーシングの担当者は、誰に質問してよいかわかりませんので、効率よく業務を行うことができなくなってしまいます。また、アウトソーシングの業務品質を監視する意味でも窓口担当者の役割は重要となってきます。

 

効果測定する担当者を決めておく

 コストをかけて、アウトソーシングをしているのですから、費用対効果を測定することは、とても重要です。依頼した業務をただ遂行してもらうだけでなく、結果として、何が良かったのか、また、何が悪かったのかを検証できる体制を準備しましょう。それには、事前に効果測定する担当者を決めておき、何を測定するのかを予め検討しておくことが重要です。

 

他部門の連携する担当者を決めておく

 経理業務は、とかく他部門とのコミュニケーションが欠かせません。それは、上流工程の部門から経理処理に必要な資料や情報が流れてくるからです。他部門の誰と連携すればいいのか明確にしておくことで、スムーズな情報のやりとりが可能となります。

 

 

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6-3 運用時のポイントとは

 経理アウトソーシングを運用する際は、特に引継ぎがとても重要となります。業務の引継ぎが効率よく行われるか否かで、後の業務の進行に影響を与えるからです。また、実際の業務の運用においては、期日管理が重要となります。経理業務は、細かな期日管理の中で行われるため、一部の業務の遅延が全体業務の遅延となるからです。

 

引継業務を効率よく行うには?

 業務の引継ぎの良し悪しは、「引き継ぐ側」の能力と「引き継がれる側」の能力に左右されます。スタッフに「〇〇の業務を引き継いでください」と伝えると、スタッフは、スタッフの経験値の範囲で、「これくらいやればいいかな」と考え、引継ぎを実行します。つまり、引継ぎの品質は、スタッフの能力に左右されるということです。また、「引き継ぐ側」が退職を予定していたりすると、熱意のこもった引継ぎがされず、さらに品質が低下するということが発生することがあります。

 

では、このような事態を防ぐには、どうしたら良いでしょうか。

 

引継業務を5W1Hでまとめる!

 引継ぎを行う際に有効な方法としては、引き継いで欲しい内容を簡潔にまとめドキュメント化させるという方法があります。業務毎に、@Who(どこの部署の誰から)、AWhen(いつまでに)、BWhere(メールや共有ホルダの場所)、CWhat(ファイルなのかメール文なのか)、DWhy(何のための情報か)、EHow(どのように処理するか)を整理してもうらうようにしましょう。

 

単純な期日管理の落とし穴とは!?

 期日管理の重要性は、多くの方が意識していることでしょう。しかし、単純な期日管理には落とし穴があります。「学生症候群」というのをご存じでしょうか。多くの人は、期日のギリギリになって作業を開始する人が多く、結果、期日に間に合わないことが多いというもので、「夏休みの宿題」を連想するとわかり易いかも知れません。
 アウトソーシングの運用を行う際は、1つの業務の「期日」の遅れが全体に影響しますので、「期日」の設定を早めに行い、全体の業務の進捗に影響を与えないようにすることが肝心です。

 

 

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6-4 アウトソーシングにおけるPDCAとは

 PDCAとは、@PLAN(計画)、ADO(実行)、BCHECK(評価)、CACTION(改善)のことをいいます。アウトソーシングした業務においても、このPDCAサイクルをまわすことはとても重要です。

 

PLAN(計画)
 アウトソーシングにおけるPLAN(計画)とは何か。企業によって、この計画の内容は様々であるが、「コスト削減」、「付加価値業務の推進」などの目的が計画の柱となって作成される。
 アウトソーシングする目的を明確化して、いつまでに、これらの目的を達成するかというのが、PLAN(計画)では、とても重要となってくる。

 

DO(実行)
 アウトソーシングを実行すると、ついつい成り行きになりがちである。「頼んであるから大丈夫だろう」とか「外注だから頼みずらい」という意識が生まれやすいということである。
 効率よくDO(実行)を行うには、または、行ってもらうには、実行すべき内容やスケジュールを明確にして、実行し易い環境を作っておくことも忘れないようにしたい。

 

CHECK(評価)
 アウトソーシングのCHECK(評価)とは、いったい何だろうか。請負契約の場合は、「決められた期日までに決められた品質で業務が完了しているか」ということになる。一方、委託契約(準委任)の場合は、業務の完成を約束していないので、「最善を尽くしているか」ということになる。
 これらの期待している内容と実績の差異について評価を行うことで、業務の遂行方法など改善要望を出すことができる。これをするかしないかでは、大きな違いが生じるといえる。

 

ACTION(改善)
 CHECK(評価)によって発見できた改善要望は、すぐにACTION(改善)に移すことができる。改善手法は、大きく分けると「時短」、「品質改善」、「付加価値改善」に分類される。
 @「時短」は、その言葉のとおり、作業時間の短縮を意味する。
 A「品質改善」は、主にミスの軽減や精度の向上を意味する。
 B「付加価値改善」は、経営戦略上の有用な業務を新たに生み出すことを意味する。

 

これらのプロセスを循環させることが、アウトソーシングでも重要です。

 

 

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アウトソーシングした業務を内製化しよう

7-1 面接をアウトソーシングすると効果大

 アウトソーシングで、意外と知られていないのが面接のアウトソーシングです。経理責任者は、応募者の実務上のスキルを的確に把握できているでしょうか。おそらく、多くは「NO」ではないだろうか。「やってみてもらわないとわからない」という声を、良く耳にします。

 

経理責任者の個人差

 面接のプロセスは企業によって様々ですが、一般的には、人事部の面接、経理責任者の面接、そして役員面接という流れが多いのではないでしょうか。この中で、応募者の実務スキルやパーソナリティ評価は、経理責任者が担っています。ここで、問題となるのが、経理責任者によって面接の合否が異なる点です。
 経理責任者のスキルの範囲でしか応募者のスキルを判定できない点は、見落としがちです。面接の適任者が他にいない状況では仕方がないともいえます。しかし、高額な採用費がかかる今日、優秀な人材を見抜けないとなれば、経営上も痛手となります。

 

面接のアウトソーシングとは

 一般に、アウトソーシング会社は、経験豊富で経理スキルの高い人材を揃えています。また、そこで働くスタッフは、面接実務を数多く行ってきた者も多くいます。これら優秀な人材によって面接を代行してもううのが、「面接のアウトソーシング」です。
 「面接のアウトソーシング」の利点は、下記の通りです。
 @広範囲に適切なスキルチェックを行える
 A曖昧な「できる」を事実か否か見抜ける。
 B基礎知識や応用力を判断し「伸びしろ」を見極められる。

 

役割を分担して効果を発揮する

 人材採用の成功とは、優秀な人材が長く良好に働いてくれることといえます。そこで、経理部門の面接では、スキル領域をアウトソーシングして、人間性領域を経理責任者が分担することが、最も効果的です。
 採用活動の失敗は余計なコストをかけるばかりでなく、経理部門全体の負荷にもなるため、面接をアウトソーシングして採用活動の失敗を防ぐことは思いのほか有効です。

 

 

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7-2 プロの業務マニュアルを活かそう

 経理業務に限らず、業務マニュアルは欠かせないものです。しかし、この業務マニュアルがいかに属人的に作られているか、多くの経理責任者は知っているでしょう。時間を作って、わかり易いマニュアルを整備したくても、なかなかできないのが実情ではないでしょうか。

 

プロの業務マニュアルとは

 アウトソーシング会社では、担当の入替の有無にかかわらず、リスクを想定して業務マニュアルを作成します。アウトソーシング会社で作る業務マニュアルは、どんな特徴があるのか解説いたします。
 アウトソーシング会社で作成される業務マニュアルの特徴は次の通りです。
 @業務タイトル
 A作成日時
 B作成者
 C業務フロー説明(5W1Hで記載)
 D作業者と承認者の明記
 Eチェックポイントを記載(照合ポイントなど)
 Fガントチャートと紐づけ(スケジュール管理)
 Gバージョン管理

 

良い業務マニュアルとは

 良い業務マニュアルのイメージを知っておくことで、マニュアルの作成時間の短縮や手戻りを防ぐことができます。では、どのような業務マニュアルが「良い業務マニュアル」なのでしょうか。
 それは、「業務マニュアルがあれば素人でもできる」状態のマニュアルのことをいいます。一般に、業務マニュアルがあっても時間をかけてOJTをする必要がありますが、このOJT時間を限りなく0にできるマニュアルが「良い業務マニュアル」なのです。

 

 

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7-3 引継ぎそしてフォローが大事

 アウトソーシングした業務を内製化する場合は、品質を落とさないよう引継を行い、そして、品質を維持するために時々フォローを受けることで、ノウハウや経験が定着します。安易に引継ぎを簡略化したりフォローを怠ると、折角実現できた品質が無になることさえあります。

 

上手な引継ぎの仕方とは

 引継ぎがうまくいかないのは、どんな時でしょうか。それは、引き継ぐ側のスキルが不足しているか、引き継がれる側のスキルが不足している場合でしょう。
 引継ぐ側は、教師と同じで何倍も業務の事を理解していなければなりませんし、理解力が不足しているスタッフにも解るように指導しなければならないため、相当なエネルギーが必要となります。
 上手に引継ぎを行うためには、業務説明が流れに沿って簡潔にまとまっていること、そして、注意するポイントやチェックポイントが簡潔にまとめられていることが大事です。
これらの要点を、何も知らないスタッフに教えるつもりで行うことが肝心でしょう。

 

アウトソーシング会社は引継ぎのプロ!

 アウトソーシング会社のスタッフは、引継ぎ経験も豊富なためとても引継ぎが上手です。彼らが、引き継ぐ際に注意しているポイントを見てみましょう。

 

  • マニュアルを文書化・ビジュアル化
  • 業務の引継ぎを行う前に、業務のポイントを文書化し、イメージ画像を併せて、業務マニュアルを準備します。

  • 理解出来ていないと思われる部分を整理しておきます。
  • 理解出来ていないと思われる部分の質問をします。
  • 質問の結果、理解出来ていなければ、再度、初めから指導します。

 

つまり、理解力が「怪しい」と思われる部分について、放置しないということです。このアプローチは、スタッフのモチベーションの低下も防いでくれます。

 

アウトソーシング会社のフォローは短時間で効果大

 アウトソーシング会社のフォローは、理解度やチェックポイントの確認を行い、理解不足やチェックポイントの誤りがあれば是正していきます。定期的にほんの少しのフォローで、業務品質は高く維持できます。これは、記憶の忘却曲線(エビングハウスの忘却曲線)に沿った効果的なフォローの方法です。

 

 

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7-4 IPOを目指すなら内製化と同時に業務改善

 IPOの失敗事例で、比較的多くの割合を占めるのが、「管理部門の整備未了」です。もし、IPOを目指すのであれば、アウトソーシング会社のノウハウを活用することがとても有効です。
 アウトソーシング会社は、多くのIPO会社の業務や多種多様な業態の業務を行っており、IPOに必要な効果的な改善手法も知っています。

 

IPOを目指すなら、一か八かではなく最善を尽くす

 自社のスタッフだけでもIPOを成功させている企業はあります。一方、IPOを成功させているのは、100社に1社とも言われています。一か八かではなく一か九九なので、かなり分が悪くなっていますね。本気でIPOを目指すなら、管理部門の改善も本気でやることが必要ということなのです。
 自社スタッフと会計士だけで、「なんとかなるだろう」と考えるのは、危険な場合があります。最善を尽くすのであれば、業務改善とIPOを目的としたアウトソーシングがベストでしょう。

 

アウトソーシングでIPO準備できること

 アウトソーシングでIPO準備して、上場前にまでには全て内製化しておく手法があります。ここでは、アウトソーシングで何を依頼できるのか確認してみましょう。

 

  • 債権債務管理の改善
  • 会計処理の過年度修正
  • 企業会計処理への対応
  • 経理諸規程の整備
  • 内部統制の整備支援
  • 関係部署との連携・調整
  • 開示データの集計・作成
  • 業務フローの見直し・改善
  • 決算早期化
  • 作業人員の省力化

 

 経理部門の改善をスピーディに行いたい時は、アウトソーシング会社がよきパートナーとなってくれるでしょう。

 

 

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