自社の負担軽減が狙える年末調整代行とは？主な業務内容と費用相場
経理や人事部などの方にとって、年末調整を行う時期は忙しいと感じている方も多いでしょう。
年末調整に関する業務は、1円たりともミスできない、難しく重要な仕事です。そんな労力と時間を要する年末調整を少しでも楽にするために、年末調整代行を検討している企業もあるのではないでしょうか。
そこで今回は、年末調整の業務を外部の企業に委託しようと考えている方々に向けて、年末調整代行とはいったいどんなサービスなのかを詳しくご紹介します。
また、年末調整代行の具体的な業務内容や費用の相場なども一緒にお届けしましょう。
自社での負担を軽減するために年末調整代行の導入を検討している方は、詳細を把握して自社にとって必要かどうか判断する材料にしてみてください。
年末調整代行とは
年末調整代行とはなんなのかを理解するうえで、まずは年末調整についてしっかり把握しておく必要があります。
年末調整とは、毎月の給与で概算された源泉徴収税額の不一致を見つけ、年間の源泉所得税を正しく計算して導き出すことを指します。
1年に1度発生するとても大変な業務で、1円でもミスをすれば、会社にとっても社員にとってもマイナス要因になりかねません。
生命保険や住宅ローン、地震保険などは、毎月の給与から引かれる源泉徴収税額に含まれていないため、年末調整の際に再度計算しなおし、差額がある場合は12月の給与を調整する必要があります。
この年末調整によって、会社が所得税を払いすぎているか、もしくは支払いが足りていないかを判断するのです。
会社が所得税を払いすぎている場合は税務署から還付され、不足している場合は追加で支払う必要があります。
年末調整は年間の納税額を1円も間違えることなくきちんと納めるために重要な業務で、源泉徴収義務という会社が必ず行わなければならない業務のひとつです。
そんな会社としての義務を担っている年末調整を外部の企業に委託することを年末調整代行と呼びます。
年末調整を行う際、住民税や源泉所得税、会社保険や雇用保険など、さまざまな専門知識が必要です。
あまり知識を持っていない人が年末調整を行うことでミスが発生したり、時間を多く要したりするリスクがあります。
年末調整代行はこうしたリスクを防止するため、自社に年末調整に関する専門的な知識を持った人材がいない場合に、よく利用されているサービスです。
また、12月の繁忙期の業務をより効率的に行うために、年末調整代行を活用する企業もあります。
年末調整代行を行っているのは、税理士や社労士、経理代行サービスを行う企業などがメインで、年末調整と一緒に給与計算の業務も一括して請け負うことが多い傾向にあります。
年末調整代行の業務内容
ここでは、年末調整代行の主な業務をチェックしておきましょう。
必要な資料の確認
年末調整代行を依頼するには、自社で準備しておかなければならない資料があります。
ほとんどの場合、代行してもらう企業側からどのような資料が必要か教えてもらえるはずですが、自社でもしっかり把握しておくと年末調整がよりスムーズになります。
まずは、以下をチェックして年末調整に必要な資料を準備してください。
年末調整代行を依頼する際に必要な資料
・給与所得者の保険料控除の申告
・生命保険料控除証明書などの詳細がわかる書類
・扶養控除等（異動）申告書
・給与所得者の基礎控除申告書、所得金額調整控除申告書（兼用様式）
・給与所得者の（特定増改築等）住宅借入金等特別控除申告書、借入金の年末残高等証明書（残高証明書）
まずは、以上の書類を従業員から取りまとめて自社で準備し、年末調整代行を行っている企業に提出しましょう。
手渡しの他、郵送で資料を送付する方法もありますが、依頼するサービスによって提出方法が指定されているケースもあるので事前に確認しておくと安心です。
これらの年末調整に必要な資料を確認するところから代行業務が始まります。
もしも資料に不備があったり、未提出の資料があれば、再度会社に通知がくるはずです。
各種控除額と源泉徴収所得の計算
先ほどご紹介した資料の確認を行い、資料がすべてそろったら、データ入力やファイリングを行います。
そして、各種控除額と年間の源泉所得税の計算し、年間の給与との差額を導き出していくのが基本的な流れです。
代行業者によっては、年末調整のすべての業務をこなしてくれる場合もあれば、申告書チェックするのみや、テータ入力とファイリングのみといったように、部分的な代行サービスを行っている企業もあります。
すべての業務を委託するか、部分的に委託するか、自社で抱える人材が有する知識やコストなどを考慮して、選ぶと良いでしょう。
各種書類の通知や送付
企業から提出された資料を基に計算を行ったら、あとは1年の最後である12月分の給与の金額を調整し、給与支払報告書の作成や企業への通知を行います。
計算した結果、支払いすぎていれば給与が上乗せに、支払い額が足りていなければ給与が少なくなるので、覚えておくと年末の給与明細を見る際に役立つでしょう。
さらに、収入や税金など、細かな情報が記載された源泉徴収票の発行を行い、その資料を本人に渡せば年末調整の主な業務は終了です。
オプションで追加業務が可能な場合も
以上の流れが基本ですが、企業によってはオプションを用意して、追加で業務を委託することも可能です。
例えば、社員に対して年末調整の説明を行ってくれるサービスや、足りない資料のリストアップ化、法定調書合計表作成と提出や電子申告などの、より自社での負担を軽減し効率アップが計れるサービスが代表的です。
基本的な年末調整に加えてプラスで業務を行うオプションは、追加で料金が必要なので覚えておきましょう。
まずは、契約を交わす前にどの程度業務を代行してくれるのか、どのようなオプションがあるのかなどを確認してみてください。
年末調整代行の費用相場
専門的な知識を持った人材が年末調整を行うことで、企業の負担が減り、本来行わなければならない業務がスムーズに進みます。
年末調整代行の費用は、基本料金と1人当たりの料金を足した合計金額を請求される形が主流のようです。
基本料金の相場は1〜3万円程度で、1人当たりの料金は1千〜3千円程度と言われています。
つまり、基本料金と、従業員数×1千〜3千円が、自社がアウトソーシングする場合にかかる費用だと考えると良いでしょう。
従業員数が多くなればなるほど年末調整の代行に必要な費用が増しますが、その分時間を削減できます。
できるだけコストを抑えたい場合は、比較的計算しやすいアルバイトやパートの方の年末調整は自社で行うのがおすすめです。
年末調整代行を検討しよう
今回は、年末調整代行についてご紹介しました。
自社にとって年末調整代行が必要か判断する材料となりましたでしょうか？
アウトソーシング企業によって異なるサービス内容や料金を確認し、自社にとって必要かどうかを判断してみてください。
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