BPOとは?メリットやアウトソーシングとの違い

 

外部に業務を受注するBPO。
「耳にしたことはあるけれど、一般的なアウトソーシングとの違いがわからない」「BPOを取り入れるとどんなメリットがあるのか知りたい」という方も多いのではないでしょうか。
また、専門である業務を一括して外部業者に任せることで、企業にどのようなメリットがあるのかもわからないですよね。

 

本記事では、BPOの概要から業務範囲、さらに目的についてご紹介します。
「企業のためにBPOの導入を検討している」という方はもちろん、「社内の業務を効率的に行いたい」「コストカットで利益も上げたい」という方はぜひ参考にしてみてください。

 

BPOとは

「BPO」は、Business Process Outsourcingの略称。
企業で発生する業務を、自社以外の企業に一括して委託することです。
経理や人事・情報システム、総務をはじめ、近年では、マーケティング戦略などのさまざまな業種で活用されています。

 

企業には利益や成果を生み出す「直接業務」と、直接業務を支援する「間接業務」がありますが、BPOの業務範囲となるのは間接業務です。
BPOでは、業務プロセスのすべてを一括して委任できます。
一定の業務だけでなく、初期の業務設計や立案からトラブルの対応や改善案の提案も実施。

 

また、業務の効率化を図ったり利益を上げたりなどの業務プロセスを委託することが可能です。

 

BPOとアウトソーシング、人材派遣との違い

人やサービスを外部から調達する方法は、BPO以外にも、アウトソーシングや人材派遣があります。
では、アウトソーシングや人材派遣はどのような違いがあるのでしょうか。
ここからは、これらの3つの違いについて解説します。

 

BPOとアウトソーシングの違いとは

 

アウトソーシングとは、BPOと同じくその企業の主たる業務に集中するために取り入れられる経営戦略のひとつです。
アウトソーシングでは、情報システムの開発や運用、経理や総務などの主たる業務を助けるようなバッグオフィス業務を主に行います。
一方、BPOは、ビジネスの業務を一括して委託することです。
プロセスを委託できるBPOでは、部分的な業務ではなく、ビジネスのプロセス業務を丸ごと委託することが可能となります。
そのため、業務はもちろん、作業の方針やプロセスの構築などの決定権も委ねられるのが特徴です。
委託したビジネスに必要な人材確保や採用、さらに業務指示や教育なども業務も含まれています。

 

BPOと人材派遣の違い

 

人材派遣では、派遣会社が人材を派遣し、派遣先の労働を保証します。
業務を委託するのではなく、業務を代行する人材を供給するのが人材派遣です。
人材派遣は、BPOのように業務の達成ではなく、人員の提供を第1の目的としています。

 

人やサービスを外部から調達する方法は、BPO以外にも、アウトソーシングや人材派遣があります。
では、アウトソーシングや人材派遣はどのような違いがあるのでしょうか。

 

ここからは、これらの3つの違いについて解説します。

 

関連記事>>アウトソーシングとは・人材派遣との違い・メリットとデメリット

 

BPOとアウトソーシングの違いとは

 

アウトソーシングとは、BPOと同じくその企業の主たる業務に集中するために取り入れられる経営戦略のひとつです。

 

アウトソーシングでは、情報システムの開発や運用、経理や総務などの主たる業務を助けるようなバッグオフィス業務を主に行います。
一方、BPOは、ビジネスの業務を一括して委託することです。

 

プロセスを委託できるBPOでは、部分的な業務ではなく、ビジネスのプロセス業務を丸ごと委託することが可能となります。
そのため、業務はもちろん、作業の方針やプロセスの構築などの決定権も委ねられるのが特徴です。

 

委託したビジネスに必要な人材確保や採用、さらに業務指示や教育なども業務も含まれています。

 

BPOと人材派遣の違い

 

人材派遣では、派遣会社が人材を派遣し派遣先の労働を保証します。
業務を委託するのではなく、業務を代行する人材を供給するのが人材派遣です。

 

人材派遣は、BPOのように業務の達成ではなく、人員の提供を第1の目的としています。

 

BPOとBPRの違い

 

BPOとよく似通ったものとしてBPRがありますが、経営戦略としては全く異なるものになります。

 

BPOは社内の業務を効率化するために、業務のいくつかを外部の業者に委託する戦略です。
対してBPRは、現在の非効率的な業務フローを根本から見直して、1つずつ課題解決をしていく戦略になります。

 

つまり、BPRをするなかで、課題解決の方法の1つとしてBPOがあるというわけです。

 

一部の業務フローにだけ注目するのではなく、すべての部署を含めた会社全体で効率化を図っていきます。
そのため、非常に長いスパンでの計画となり工数やコストもかかってくるでしょう。

BPOの特徴・目的

BPOとは、どのような特徴を持っているのでしょうか。
具体的な特徴と目的について紹介します。

 

BPOの特徴とは

 

BPOは、従来のアウトソーシングとは違い、広い範囲の業務を持続的に委託できるという特徴があります。
また、その業務を一連して委託するため、全体的な業務を効率的に行いながら高い水準の業務が実施できることも特徴です。

 

さらに、業務を行うだけでなく、その業務の流れで起こった問題の解決などにも取り組む点も特徴といえるでしょう。

 

BPOの目的とは

 

では、実際にはどのような目的でBPOが導入されているのでしょうか。
導入の目的についてまとめました。

 

導入の目的1.社員の有効活用と業務効率化

 

多くの企業でBPOが活用されている目的として、業務効率化があります。

 

企業の社員を最大限に活用し、なおかつ業績を上げるためには、直接業務に従事できるよう社員を配置して、生産性を高めることが必要です。
BPOに間接業務を委託すれば社員は直接業務に従事できるため、在籍している社員を最大限に有効活用できるでしょう。

 

導入の目的2.コスト削減

 

BPOでは業務を担う人材採用や教育の必要がありません。
地価や人件費が都市部よりも安価な地方都市で運用することや、繁忙期・閑散期によって人材費用を抑えることも可能です。

 

また、企業の利益を最大限に得るために必要なコストの削減も、導入の目的といえます。

BPOの業務領域

次に、対象となる業務について見ていきましょう。

 

対象となる業務は、総務や経理、さらに人事やマーケティング部門など多岐にわたります。
それぞれの業務分野に関して、業務範囲と専門企業の業務例をまとめました。

 

システム開発

 

高い技術を持ったITに特化した企業に業務を委託することもできます。
ある企業では、システム開発をはじめ運用などを一括して委託も可能です。

 

また、必要なシステムを開発してくれる企業もあります。
データベースの設計やシステム開発、バックオフィス作業・コンタクトセンターなどの業務を一括して委託すれば、知識がなくても高いレベルのシステムを導入可能です。

 

データ処理

 

ある企業のデータ処理のBPO業務では、データ入力をはじめ、注文書や伝票類のデータ化、商品の在庫や入出荷の管理までを行います。
作業代行はもちろん、業務の設計やリアルタイムレポート、さらにはコスト削減の施策まで、データ処理に関するあらゆる業務のサポートが可能です。

 

マーケティング

 

自社商品の売り上げアップには、マーケティングが必須です。
より多くのユーザーを獲得するには、マーケティングに特化した実績と経験のある企業にBPOを依頼するとよいでしょう。

 

マーケティングのBPOでは、初期のコンテンツの作成やスコアリング、展示会のフォローやセミナーの開催支援・さらにLP(ランディングページ)の制作などを委託できます。
実績ある企業に委託すれば専門性の高いマーケティング業務でも、安心して任せることができ、販売促進を望めるでしょう。

 

人材採用

 

BPOでは、その企業の人材採用や育成などの人事部門を委託可能です。

 

人材採用の面では、募集から書類・面接、選考、採用決定を委託できます。
また、入社の手続きや内定者からの問い合わせに対応もおこなっています。

 

書類選考などの大切な業務も経験豊富な企業が対応し、応募・採用・入社までのサポートを行います。

 

総務

 

総務では、総務事務からセキュリティ管理まで、あらゆる業務を委託できます。
文書の作成や、社宅や固定資産の管理、転勤や引越しの手配までを委託可能です。

 

また、最新のクラウドサービスを併用することで、より円滑な業務を行うアウトソーシング業者もあります。

 

経理

 

BPOは経理の業務でも取り入れられています。
経理では、日々の経費精算や仕訳入力、決算業務などを委託可能です。

 

専門のBPO業者では、簿記2級などの資格を持つプロフェッショナルなスタッフをそろえることで、高い水準の業務を提供しています。
オンラインで対応しているBPO業者もあり、多くの有名企業も導入しています。

 

どんな会社でも欠かせない業務ながらも、仕事内容は規則的であるため、BPOを導入しやすい部門のひとつといえるでしょう。

 

関連記事>>決算代行とは?業務内容やメリット・費用相場

 

受付業務

 

規模が大きいオフィスに欠かせない受付業務も、業者に委託可能です。
受付業務に特化した業者に委託することで、会社の顔ともいえる受付業務のサービスの向上を期待できます。

 

総合受付業務のほかにも、電話業務やショールームなどの案内業務にも対応している企業もあり、需要の多い分野です。
管理業務では、募集や採用、教育や研修、マニュアル整備なども行います。

 

コールセンター

 

コールセンターのBPOでは、電話応対のほかに、見込顧客のデータ収集やパンフレットの作成、さらにフォローコールなど、電話での業務を一括して行います。
従来のコールセンターのような電話での応対のほかにも、メールやLINEなどのコンタクトにも対応したコンタクトセンターのBPO業者もあります。

BPOのメリット

BPOの導入は企業にさまざまなメリットをもたらします。
具体的なBPO導入のメリットについて見ていきましょう。

 

メリット@業務を効率的に進められる

 

特定の業務を専門の業者に委託すれば、その業務を効率的に進めることができます。
とくに、業務範囲である間接業務は、決まった手順の作業が多いにも関わらず、非効率的に行っているケースも少なくありません。

 

決まった手順の作業は、マニュアル化して委託すれば自社で行うよりも業務を効率的に進められるでしょう。

 

メリットAコスト削減を図ることができる

 

新しい人材を雇うには、人件費が多くかかります。
BPOへの委託もコストがかかりますが、その分野に特化したBPO業者に委託すれば新しい社員を雇用することや教育する費用が削減できます。

 

また、BPOの委託費用は、繁忙期や生産量に応じて調整できることも特徴です。
そのため、固定費を削減でき必要なときにBPO業者を利用して、コストを削減しながら作業の効率化と品質の向上を狙えるでしょう。

 

メリットBコア業務に集中できる

 

直接業務を支援する間接業務を委託することで、自社の社員は直接業務に集中することが可能です。
優秀な人材を直接業務に従事させれば、限りある経営資源を有効に活用できるでしょう。

 

その結果、直接業務のクオリティアップ、さらには企業全体の売り上げや生産性のアップにつながります。

 

メリットC業務精度の向上

 

BPOサービスの事業者には、ノウハウや経験が蓄積されています。
業務内容によっては、専門的なスキルや知識を持つ人材が担当するため、業務精度の向上が期待できます。

BPOのデメリット

BPOにはさまざまなメリットがありますが、デメリットも存在します。
以下に主な2つのデメリットをまとめました。

 

デメリット@ノウハウが社内に残らない

 

BPOは外部の業者に業務を委託するため、ノウハウが社内に残らない可能性が考えられます。
とくに、完全に業務を任せきりにしてしまうと社内にその業務ができる人員がいなくなってしまうでしょう。

 

社内にノウハウが残らない場合、社内で委託した業務がきちんとできているかの確認や、将来的に社内で業務を行うことになった際に困ってしまいます。
そのため、委託する業務の選定は慎重に行う必要があります。

 

デメリットA情報漏えいのリスクがある

 

外部に業務を任せるということは、それだけ情報漏えいのリスクが高まります。
BPOで任せる業務内容によっては、顧客情報や企業機密の情報を共有するケースもあるので、より情報の取り扱いを厳密にしなければいけないでしょう。

 

BPOができる会社によっては、高いセキュリティ体制を構築しているところもあります。
事前にセキュリティ体制がしっかりしているかを確認し、BPO先を比較して選ぶとよいでしょう。

BPO先を選ぶポイント

BPO先を選ぶ際には、さまざまな要素を比較して自社に合った会社を選ぶ必要があります。
もし安易にBPO先を選んでしまうと、のちに大きなトラブルや業務の効率化がはかれなかったなどの失敗にもつながりかねません。

 

そこで、BPO選びで失敗して後悔しないための5つのポイントを、以下にまとめました。

 

ポイント@実績が豊富かどうか

 

BPOのサポート範囲は多岐にわたるため、なかには委託された業務に対する経験が少なくトラブルになってしまう可能性もあります。
また、経験が少ないと業務の完了までに長い時間がかかってしまうことも考えられるでしょう。

 

そのため、BPO先を選ぶ際は委託したい業務の実績が豊富かどうかを確認しておくことをおすすめします。
実績はWebサイトなどから確認できるため、事前にチェックしておきましょう。

 

ポイントAサービスの範囲が自社にあっているか

 

最初は業務の一部だけをBPOに依頼していたとしても、のちにサポート範囲を広げてもらいたいと考えることもあるでしょう。
しかし、その際に対応ができないと断られてしまうケースも考えられます。

 

また、突発的に発生した案件に対してすぐに対応してもらえなければ、困ってしまうでしょう。

 

サービスの範囲やサポートできる業務の精度は、会社によって異なるので注意が必要です。
将来的にサポート範囲を広げたいと考えている場合や、複数の業務を任せたい場合を考慮して、あらかじめ自社にあったサービスの範囲を提供しているBPOを選びましょう。

 

ポイントB料金設定は適切か

 

BPO会社はそれぞれで料金設定をしているため、安いところもあれば高く設定しているところもあります。
しかし、コストを重視して安すぎるBPOに依頼してしまうと、業務のクオリティが低くなってしまうというリスクも考えられます。

 

そのため、適切な料金設定をしているかどうかを確認して、BPO先を選ぶようにしましょう。
提示された費用の内訳が明確になっており、その値段設定がされているだけの根拠が説明できていれば、安心して任せられます。

 

ポイントC専門性が高いか

 

BPO先が委託したい業務に対応できるからといって、精度が高いパフォーマンスが可能とは限りません。
業務内容によっては得意・不得意が分かれ、深い知識が無ければ対応できないこともあります。

 

たとえば税務や会計関係は、法の改正などにより定期的に情報をアップデートする必要があり、最新の法律に従って処理しなればいけません。
このように、依頼したい業務の専門性が高いかどうかもポイントの1つとして、比較するとよいでしょう。

 

ポイントDセキュリティ面はしっかりしているか

 

BPOを使うデメリットとして、情報漏えいのリスクがある点が挙げられます。
しかし、情報漏えいのリスクに対して誠実に対策を行っている会社であれば、安心して任せられるでしょう。

 

具体的にはどのようなセキュリティ対策を行っているか聞いておくことや、契約前に情報漏えいした場合の対応方法などをしっかり確認しておきましょう。
また、情報の取り扱いに対して一定の評価を受けていると証明できる、「プライバシーマーク」や「ISO27001」の取得をしていれば安心できます。

アウトソーシングとは・人材派遣との違い・メリットとデメリット

こちらの記事では、業務の効率化を検討中の方に向けて、アウトソーシングについて詳しく解説しています。
アウトソーシングとは何か?をはじめ、アウトソーシングする際の注意点やメリット・デメリットを分かりやすくまとめています。
アウトソーシングとは・人材派遣との違い・メリットとデメリット

 

自社の本業が忙しくなると、付随する事務作業などに時間をかけることが難しくなります。
そのような状況の場合、目的に合わせて業務をアウトソーシングすることで、かなりの効率化が見込め、本業に専念できるでしょう。
混同されやすい人材派遣との違いについても触れていますので、ぜひ導入の参考にしてください。

BPOとは業務の効率化を図るために外部に業務の一部を委託すること

今回は、BPOについて解説してきました。
自社にとってBPOの導入が必要か、判断する材料となりましたでしょうか?

 

BPOは業務の効率化をするために、外部の業者に業務の一部を委託する経営戦略の1つです。
さまざまな業務を委託でき、コスト削減や業務制度の向上といったメリットが見込めます。

 

BPOを導入して、自社のさらなる飛躍を目指してください。

 

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