BPOとは？メリットやアウトソーシングとの違い

「BPOとは？」
「アウトソーシングや人材派遣との違いは？」
「BPOのメリット・デメリットを知りたい」
外部に業務を受注するBPO。
専門である業務を一括して外部業者に任せることで、企業にどのようなメリットがあるのかわからない方も多いのではないでしょうか。
本記事では、BPOの概要から業務範囲、その目的などについて解説しています。
「企業のためにBPOの導入を検討している」という方はもちろんのこと「社内の業務を効率的に行いたい」「コストカットで利益も上げたい」とのことで、経理アウトソーシングを検討している方は、ぜひ最後までご覧ください。

「BPO」とは、Business Process Outsourcingの略称です。
企業で発生する業務を、自社以外の企業に一括して委託することを意味します。
経理や人事・情報システム、総務をはじめ、近年では、マーケティング戦略などのさまざまな業種で活用されています。
企業には、利益や成果を生み出す「直接業務」と、直接業務を支援する「間接業務」がありますが、BPOの業務範囲となるのは間接業務です。
BPOでは、業務プロセスのすべてを一括して委任でき、それは一定の業務だけでなく、初期の業務設計や立案からトラブルの対応や改善案の提案も実施できます。
また、業務の効率化を図ったり利益を上げたりといった業務プロセスの委託も可能です。

人材やサービスを外部から調達する方法は、BPO以外にも、アウトソーシングや人材派遣があります。

では、アウトソーシングや人材派遣とBPOにはどのような違いがあるのでしょうか。
ここからは、以下3つの項目に分けて解説していきます。

• アウトソーシングとの違い
• 人材派遣との違い
• BPRとの違い

それぞれ解説していきます。

アウトソーシングとの違い

アウトソーシングとは、BPOと同じくその企業の主たる業務に集中するために取り入れられる経営戦略の1つです。 違いは以下の通り。

• アウトソーシング：情報システムの開発や運用、経理や総務などの主たる業務を助けるようなバッグオフィス業務を主に行う

• BPO：部分的な業務ではなく、ビジネスのプロセス業務を一括して委託することが可能

BPOは、業務はもちろん、作業の方針やプロセスの構築などの決定権も委ねられるのが特徴です。
委託したビジネスに必要な人材確保や採用、さらに業務指示や教育なども業務も含まれています。

関連記事：経理アウトソーシングとは？メリット・デメリットと業者の選び方を徹底解説

人材派遣との違い

次に、人材派遣との違いを見ていきましょう。

• 人材派遣：派遣会社が人材を派遣し、派遣先の労働を保証する（業務を委託するのではなく、業務を代行する人材を供給する）

• BPO：業務そのものを委託する

人材派遣は、BPOのように業務の達成ではなく、人員の提供を第1の目的としています。
より詳しい違いは、以下の関連記事から確認してみてください。

関連記事＞＞アウトソーシングとは・人材派遣との違い・メリットとデメリット

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BPRとの違い

BPOとよく似通ったものとしてBPRがありますが、経営戦略としてはまったく異なります。

• BPR：現在の非効率的な業務フローを根本から見直し、順に課題解決をしていく戦略

• BPO：社内の業務を効率化するために、業務のいくつかを外部の業者に委託する戦略

いわば、BPRをするなかで、課題解決の方法の1つとしてBPOがあるということです。
一部の業務フローにだけ注目するのではなく、すべての部署を含めた会社全体で効率化を図っていきます。
そのため、非常に長いスパンでの計画となり工数やコストもかかってくるでしょう。

次に、対象となる業務について見ていきましょう。
対象となる業務は、総務や経理、さらに人事やマーケティング部門など多岐にわたります。
それぞれの業務分野に関して、業務範囲と専門企業の業務例をまとめました。

• システム開発
• データ処理
• マーケティング
• 人材採用
• 総務
• 経理
• 受付業務
• コールセンター

それぞれ解説していきます。

システム開発

高い技術を持ったITに特化した企業に業務を委託できます。
ある企業では、システム開発をはじめ運用などを一括して委託することも可能です。
また、必要なシステムを開発してくれる企業もあります。
データベースの設計やシステム開発、バックオフィス作業・コンタクトセンターなどの業務を一括して委託すれば、知識がなくても高いレベルのシステムを導入可能です。
ただし、ITに特化した経理業務の導入には注意点もあります。
詳しくは、以下の関連記事を確認してください。

関連記事＞＞経理業務をIT化する理由とは？導入時の3つの注意点を把握しよう

データ処理

ある企業のデータ処理のBPO業務では、データ入力をはじめ、注文書や伝票類のデータ化、商品の在庫や入出荷の管理までもを行います。
作業代行はもちろん、業務の設計やリアルタイムレポート、さらにはコスト削減の施策まで、データ処理に関するあらゆる業務のサポートが可能です。

マーケティング

自社商品の売り上げアップには、マーケティングが必須です。
より多くのユーザーを獲得するには、マーケティングに特化した実績と経験のある企業にBPOを依頼すると良いでしょう。 マーケティングのBPOでは、初期のコンテンツの作成やスコアリング、展示会のフォローやセミナーの開催支援・さらにLP（ランディングページ）の制作などを委託できます。
実績ある企業に委託すれば専門性の高いマーケティング業務でも、安心して任せることができ、販売促進を望めるでしょう。

人材採用

BPOでは、その企業の人材採用や育成などの人事部門を委託可能です。
人材採用の面では、募集から書類・面接、選考、採用決定を委託でき、入社の手続きや内定者からの問い合わせ対応も行っています。
書類選考などの大切な業務も経験豊富な企業が対応し、応募・採用・入社までのサポートを行います。

総務

総務では、総務事務からセキュリティ管理まで、あらゆる業務を委託できます。
文書の作成や、社宅や固定資産の管理、転勤や引越しの手配までを委託可能です。
また、最新のクラウドサービスを併用することで、より円滑な業務を行うアウトソーシング業者もあります。

経理

BPOは経理の業務でも取り入れられています。
経理では、日々の経費精算や仕訳入力、決算業務などを委託可能です。
専門のBPO業者では、簿記2級などの資格を持つプロフェッショナルなスタッフを揃えることで、高い水準の業務を提供しています。
オンラインで対応しているBPO業者もあり、多くの有名企業も導入しています。
どんな会社でも欠かせない業務ながら仕事内容は規則的であるため、BPOを導入しやすい部門の1つといえるでしょう。

また、経理は専門的な知識も必要になるため、その点でもBPOに向いています。
経理の外注化の詳細が知りたい方は、以下の記事も確認してみてください。

関連記事＞＞決算代行とは？業務内容やメリット・費用相場

受付業務

規模が大きいオフィスに欠かせない受付業務も、業者に委託可能です。
受付業務に特化した業者に委託することで、会社の顔ともいえる受付業務のサービスの向上が期待できます。
総合受付業務のほかにも、電話業務やショールームなどの案内業務に対応している企業もあり、需要の多い分野です。
管理業務では、募集や採用、教育や研修、マニュアル整備なども行います。

コールセンター

コールセンターのBPOでは、電話応対のほかに、見込顧客のデータ収集やパンフレットの作成やフォローコールなど、電話での業務を一括して行います。
従来のコールセンターのような電話での応対のほかにも、メールやLINEなどのコンタクトに対応したコンタクトセンターのBPO業者もあります。

BPOは、従来のアウトソーシングとは違い、広い範囲の業務を持続的に委託できるという特徴があります。
また、その業務を一括で委託するため、全体的な業務を効率的に行いながらも高い水準の業務が実施できる点も特徴です。
また、業務を行うだけでなく、その業務の流れで起こった問題の解決などにも取り組みます。
ここからは、BPOのメリットについてより詳しく解説していきますが、事前知識として知っておくべき「BPOが導入される目的」を2つ、先んじて解説していきます。

• 導入の目的�@社員の有効活用と業務効率化

多くの企業でBPOが活用されている目的として、業務効率化が挙げられます。
企業の社員を最大限に活用し、なおかつ業績を上げるためには、直接業務に従事できるよう社員を配置し、生産性を高めることが必要です。
BPOに間接業務を委託すれば社員は直接業務に従事できるため、在籍している社員を最大限に有効活用できるでしょう。

• 導入の目的�Aコスト削減

BPOでは、業務を担う人材の採用や教育の必要がありません。
地価や人件費が都市部よりも安価な地方都市で運用することや、繁忙期・閑散期によって人材費用を抑えることも可能です。
また、企業の利益を最大限に得るために必要なコストの削減も、導入の目的といえます。
これらBPOの導入目的を踏まえて、以下4つのメリットについて見ていきましょう。

• 業務を効率的に進められる
• コスト削減を図ることができる
• コア業務に集中できる
• 業務精度の向上

それぞれ解説していきます。

メリット�@業務を効率的に進められる

特定の業務を専門の業者に委託すれば、その業務を効率的に進めることができます。
とくに、業務範囲である間接業務は、決まった手順の作業が多いにもかかわらず、非効率的に行っているケースも少なくありません。
決まった手順の作業は、マニュアル化して委託しましょう。
自社で行うよりも業務を効率的に進められます。

メリット�Aコスト削減を図ることができる

新しい人材を雇うには、人件費が多くかかります。
BPOへの委託もコストがかかりますが、その分野に特化したBPO業者に委託すれば、新しい社員の雇用コストや教育コストが削減できます。
また、BPOの委託費用は、繁忙期や生産量に応じて調整できることも特徴です。
そのため、固定費を削減し、必要なときにBPO業者を利用する形を取ることで、コストを削減しながら作業の効率化と品質の向上が狙えます。

メリット�Bコア業務に集中できる

直接業務を支援する間接業務を委託することで、自社の社員は直接業務に集中することが可能です。
優秀な人材を直接業務に従事させれば、限りある経営資源を有効に活用できるでしょう。
その結果、直接業務のクオリティアップ、さらには企業全体の売り上げや生産性のアップにつながります。

メリット�C業務精度の向上

BPOサービスの事業者には、ノウハウや経験が蓄積されています。
業務内容によっては、専門的なスキルや知識を持つ人材が担当するため、業務精度の向上が期待できます。

BPOにはさまざまなメリットがありますが、デメリットも存在します。
以下に主な3つのデメリットをまとめました。

• ノウハウが社内に残らない
• 情報漏えいのリスクがある
• コストがかかる

それぞれ見ていきましょう。

デメリット�@ノウハウが社内に残らない

BPOは外部の業者に業務を委託するため、ノウハウが社内に残らない可能性が考えられます。
とくに、完全に業務を任せきりにしてしまうと社内にその業務ができる人員がいなくなってしまうでしょう。
社内にノウハウが残らない場合、社内で委託した業務がきちんとできているかの確認や、将来的に社内で業務を行うことになった際に困ってしまいます。
そのため、委託する業務の選定は慎重に行う必要があります。

デメリット�A情報漏えいのリスクがある

BPOで任せる業務内容によっては、顧客情報や企業機密の情報を共有するケースもあるので、より情報の取り扱いを厳密にしなければいけないでしょう。
BPOができる会社によっては、高いセキュリティ体制を構築しているところもあります。
事前にセキュリティ体制がしっかりしているかを確認し、BPO先を比較して選ぶと良いでしょう。

デメリット�Bコストがかかる

BPOはたしかにコスト削減になることもありますが、外部の専門的な企業に業務を委託するため、金銭的コストは必ずかかります。
外部委託先に支払う報酬や契約ライセンス料、移行に伴うコストなどが、自社での採用・教育コストを上回ってしまう場合は、総合的にBPOが損ということになります。
効果的にBPOが活用できるかどうか、慎重な検討が必要です。

BPOの効果を高めるコツ

BPOはメリットの大きな魅力的なサービスです。ただし、導入したすべての事業者が満足しているわけではありません。
効果を高めるため以下の点に注意が必要です。

• 導入の目的を明確にしておく
• コミュニケーションを積極的に図る
• トラブルの対処法を決めておく

それぞれ解説していきます。

導入の目的を明確にしておく

BPOサービスの提供主体は、基本的に優れたスキルやノウハウを保有しています。
ただし、受け入れ側の目的が不明瞭だと優れたスキルやノウハウを活かしきれません。
自社の課題を明らかにして導入の目的を明確にしておくことが重要です。
活用したいスキルセットまで明らかになっていると、サービスをスムーズに導入できるでしょう。

コミュニケーションを積極的に図る

意識的にコミュニケーションを図ることも欠かせません。
基本的に、業務プロセスの設計から行うことになるからです。双方の認識のずれを防いでおく必要があります。
とくに、導入期間のコミュニケーションは重要といえるでしょう。
事前にルールを定めておくと、コミュニケーションエラーを防ぎやすくなります。

トラブルの対処法を決めておく

BPOサービスを利用しても、ミスをはじめとするトラブルを避けることはできません。
万が一に備えて、事前に対処法を定めておくとBPOの効果を高められます。
ポイントは、トラブルの評価基準と対応方法を明確にしておくことです。
これらが明らかになっていると、現場で迅速に対応できるようになります。

BPO先を選ぶ際には、さまざまな要素を比較して自社に合った会社を選ぶ必要があります。
もし、安易にBPO先を選んでしまうと、のちに大きなトラブルや業務の効率化がはかれなかったなどの失敗にもつながりかねません。
そこで、BPO選びで失敗して後悔しないための5つのポイントを、以下にまとめました。

• 実績
• サービスの範囲
• 料金設定
• 専門性
• セキュリティ面

それぞれ見ていきましょう。

ポイント�@実績

BPOのサポート範囲は多岐にわたるため、なかには委託された業務に対する経験が少なくトラブルになってしまう可能性もあります。
また、経験が少ないと業務の完了までに長い時間がかかってしまうことも考えられるでしょう。
実績はWebサイトなどから確認できるため、事前にチェックしておきましょう。

ポイント�Aサービスの範囲

最初は業務の一部だけをBPOに依頼していたとしても、のちにサポート範囲を広げてもらいたいと考えることもあるでしょう。
しかし、その際に対応ができないと断られてしまうケースも考えられます。
また、突発的に発生した案件に対してすぐに対応してもらえなければ、困ってしまうでしょう。
サービスの範囲やサポートできる業務の精度は、会社によって異なるので注意が必要です。
将来的にサポート範囲を広げたいと考えている場合や、複数の業務を任せたい場合を考慮して、あらかじめ自社にあったサービスの範囲を提供しているBPOを選びましょう。

ポイント�B料金設定

BPO会社はそれぞれで料金設定をしているため、安いところもあれば高く設定しているところもあります。
しかし、コストを重視して安すぎるBPOに依頼してしまうと、業務のクオリティが低くなってしまうというリスクも考えられます。
そのため、適切な料金設定をしているかどうかを確認して、BPO先を選ぶようにしましょう。
提示された費用の内訳が明確になっており、その値段設定がされているだけの根拠が説明できていれば、安心して任せられます。

ポイント�C専門性

BPO先が委託したい業務に対応できるからといって、精度が高いパフォーマンスが可能とは限りません。
税務や会計関係は、法の改正などにより定期的に情報をアップデートする必要があり、最新の法律に従って処理しなればいけません。
依頼したい業務の専門性が高いかどうかもポイントの1つとして、比較するとよいでしょう。

ポイント�Dセキュリティ面

BPOを使うデメリットとして、情報漏えいのリスクがある点が挙げられます。
どのようなセキュリティ対策を行っているか聞いておくことや、契約前に情報漏えいした場合の対応方法などをしっかり確認しておきましょう。
また、情報の取り扱いに対して一定の評価を受けていると証明できる「プライバシーマーク」や「ISO27001」の取得をしていれば安心できます。

ここからは、実際にBPOを導入する手順について解説していきます。
一般的なフローは以下の通りです。

1. 目的の明確化
2. 業務範囲の明確化
3. RFP（提案依頼書）の作成
4. BPOサービスの選定
5. トライアル運用
6. 運用開始

それぞれ順に見ていきます。

手順�@目的の明確化

まずは、BPO導入の目的を明確にし、効果的な業務改善ができるようにしましょう。
たとえば、コスト削減や業務の品質改善など、目的を明確に設定します。

手順�A業務範囲の明確化

次に、BPOにおいて委託する業務範囲を明確化しましょう。
適切な業務と業務範囲を明確化することが、BPO成功の鍵となります。

手順�BRFP（提案依頼書）の作成

次に、BPOに必要な提案依頼書（RFP）を作成しましょう。
BPO事業者に安定した委託を行うために、必要な要件や条件を含めた提案依頼書の作成は必要不可欠です。

手順�CBPOサービスの選定

次に、実際に利用するBPO事業者を選定しましょう。
提示された提案書や他社との比較検討を行い、最適なBPO事業者を選定します。

手順�Dトライアル運用

次に、BPOサービスの運用をトライアル運用として一定期間行いましょう。
この期間で、BPOサービスのシステムの精度や品質を確認し、検討しましょう。

手順�E運用開始

トライアル運用期間中に問題が無ければ、本運用を開始しましょう。
運用開始後も運用品質の維持や改善の検討を継続的に行い、常に適切なサービスが提供されるか確認することが大切です。

ここまでBPOにフォーカスして解説してきましたが、以下の記事では、業務の効率化を検討中の方に向けて、アウトソーシング全般について詳しく解説しています。

アウトソーシングとは・人材派遣との違い・メリットとデメリット

▽低価格で即日・常駐可能な経理アウトソーシング▽

今回は、BPOについて解説してきました。

BPOは、業務の効率化をするために、外部の業者に業務の一部を委託する経営戦略の1つです。
さまざまな業務を委託でき、コスト削減や業務制度の向上といったメリットが見込めます。
BPOを導入して、自社のさらなる飛躍を目指してください。
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