アウトソーシングとは・人材派遣との違い・メリットとデメリット

この記事では、業務の効率化を検討中の方に向けて、アウトソーシングについて詳しく解説しています。
自社の本業が忙しくなると、付随する事務作業などに時間をかけることが難しくなります。
そのような状況の場合、目的に合わせて業務をアウトソーシングすることで、かなりの効率化が見込め、本業に専念できるでしょう。
アウトソーシングとは何か?をはじめ、アウトソーシングする際の注意点やメリット・デメリットを分かりやすくまとめています。
混同されやすい人材派遣との違いについても触れていますので、ぜひ導入の参考にしてください。

アウトソーシングとは

アウトソーシングとは直訳すると「外部調達」ですが、業務の一部を社外に委託することを指します。
元々はシステム開発等の業務を委託することが多かったようですが、最近では、経理や事務をはじめ人事・物流・購買など多くの業務がアウトソーシング可能です。

 

また、企業だけでなく個人事業主の経理業務も、多く利用されているアウトソーシングのひとつです。
本業ではない経理業務は利益を生まないばかりか、煩雑な作業が多いため時間がかかります。
その経理業務を外部に委託することで、本業の時間を確保することが目的です。

 

近年アウトソーシングという言葉とともに注目されている業務委託に、「BPO」という形態があります。
BPOとはビジネス・プロセス・アウトソーシングの略で、アウトソーシングの形態のひとつです。
BPOという形態では、企業内の業務を一部ではなくすべて社外に委託します。
人事部を例に挙げると、これまで一部の事務作業を社外に委託していたものを、人事部の機能すべてを委託する方法がBPOです。
そうすることで社内に人事部の設置が不要となり、自社内の本業であるコア業務に人材やコストを集中させることができます。

 

BPOの主な運営形態は、業務委託先のスタッフが企業内に常駐して業務を行う「オンサイト型」、外部で業務を行う「オフサイト型」の2つです。
オンサイト型のメリットは、企業内で業務を行うことにより状況が把握しやすく、柔軟な対応ができます。
オフサイト型の例として挙げられるのは、事務センターやコールセンターなどの設置です。
拠点を地方や海外に置くことによる、人件費や運営コストの削減がメリットです。

 

BPOを導入する業務としては、企業として直接利益を生む業務ではなく、間接業務と呼ばれる本業以外の事務処理業務などが適切と考えられます。
その理由は、間接業務は定型化しやすく、再現性が高いからです。
専門的知識やノウハウが不要な間接業務を社外に委託することにより、社員が本業に専念でき、結果的に企業として利益を生むことになるでしょう。

 

アウトソーシングの形態には、BPOの他に「ITO(ITアウトソーシング)」や「KPO(knowledge process outsourcing/知的業務委託)」があります。
ITOは情報システムに関する業務委託、KPOは医療品開発等の知的業務を委託することです。
ITOでは汎用性の高い定型業務を委託することが多く、KPOはインドや中国等に拠点を置き、低コストながら優秀な人材を確保できます。

アウトソーシングのメリット・デメリット

企業の需要に応じて様々な形態ができたアウトソーシングですが、近年需要が高まり業務のアウトソーシング化が進む傾向にあります。
IT専門調査会社、IDC Japan 株式会社の調査によると、2020年の国内におけるBPOの市場規模は前年比3.9%増で8,484億円でした。
新型コロナウイルス感染症(COVID−19)により、企業が在宅ワーク化を進めるとともに業務の見直しを行った結果、アウトソーシング化が加速したものとみられています。
この流れは2021年以降も続くとみられ、2020年から2025年の年平均成長率は4.9%、2025年の市場規模は1兆785億円になる見通しです。
数値からも導入件数が増加傾向にあることが分かりますが、アウトソーシングを導入する際には、メリットやデメリットを事前に把握しておく必要があります。
では、どのようなメリットやデメリットがあるのでしょうか。

 

まず、メリットとしては以下の4点が挙げられます。

 

メリット1.コスト削減

 

メリットのひとつとして挙げられるのが、コストの削減です。
特に人件費の削減に関しては、アウトソーシングが有効な手段だと考えられます。
社内に専門の部署を設置してあると人件費が発生しますが、アウトソーシングして業務量に応じた費用を支払うことで、コストの削減が可能です。
自社の社員にかかる人件費は、業務量に関わらず固定費になりますが、アウトソーシングして業務量に応じた変動費とすることで、経営に必要なコストを有効活用できます。
また、間接業務を企業内の人員が担うと人材の育成が必要になりますが、アウトソーシングすることで人材育成は不要です。
同じ時間とコストをかけて人材の育成をするのであれば、自社のコア業務の人材育成に充てる方が有効でしょう。

 

メリット2.業務効率化

 

業務の効率化も、アウトソーシングの大きなメリットのひとつです。
アウトソーシングすることで、その業務自体の処理速度が上がることが期待できます。
例えば、これまで企業内で行っていた経理業務など、専門知識やノウハウがある委託先のスタッフが担うことで、短時間で多くの業務を効率よくこなすことが可能となるでしょう。
また、IT関連業務もアウトソーシングが多く利用されています。
多くの企業にとってIT関連はなくてはならない業務ですが、企業内での人材育成が難しいのが現状です。
IT関連に関するすべての業務をアウトソーシングしている企業が多くみられます。
企業内で業務を行うよりも、専門分野に強いアウトソーシング業者を利用する方が、業務の質が高くなることが期待できるのです。
また、委託先によっては、企業ごとに効率的な業務の運用に関する提案を受けられる場合があります。
委託先を選定する際、委託する業務に長けた人材を多く抱えている会社を選ぶことも大切です。

 

メリット3.人材育成へのリソース集中

 

コア業務に付随する間接業務をアウトソーシングすることで、それまで社員が担っていた間接業務の時間をコア業務に充てることが可能です。
また、コア業務に関する人材育成に時間をかけられることも、企業の将来性向上に繋がります。
人材育成には多くの時間とコストがかかりますが、間接業務のアウトソーシングにより生まれた時間と、削減されたコストを人材育成に充てることが可能です。
その結果、企業として競合他社を上回る利益や実績を生み出すことになります。

 

メリット4.組織の肥大化の防止

 

事業の拡大に伴い、組織が肥大化することがあります。
肥大化の防止に有効な手段のひとつは、間接業務をアウトソーシングする方法です。
既に肥大化している組織は、アウトソーシングする業務を社外に委託せず、分社化して独立させることもあります。
アウトソーシングの委託先として独立させることで、親会社は組織としてスリム化できる上、コストの削減が可能です。
更に独立した子会社は、アウトソーシングの委託先としてのノウハウを身につけることで、新たな業態として発展することもできます。
この方法は、企業再構築の経営手法として、有効な方法です。

 

次に、デメリットについても確認しておきましょう。

 

デメリット1.社内にノウハウが蓄積されない

 

アウトソーシングは、社外に業務を委託することで時間やコストの削減が可能です。
しかし、社外に委託している業務に関して、企業内では知識やノウハウが蓄積されないことがデメリットと言えるでしょう。
委託先のサービス撤退や、契約解除などのリスクに備える面からも、自社の社員がある程度アウトソーシングしている業務に携わることが必要です。

 

デメリット2.認識のズレが生じるリスク

 

認識のズレが生じるリスクも、デメリットのひとつです。
定型化された間接業務に関しては問題ないかもしれませんが、判断が必要となる案件に関しては、自社と委託先のスタッフとの認識のズレが生じる可能性があります。
結果として、望んだ成果が得られないケースが発生することがあるので、注意が必要です。
自社の事情に精通していないと判断や対応が難しい業務については、アウトソーシングに適していないと考えた方がよいでしょう。

 

デメリット3.情報漏洩

 

アウトソーシングする業務の内容により、機密情報などを取り扱うケースがあります。
社外のスタッフと情報の共有をすることで、漏洩するリスクが生じるのです。
万全なセキュリティ対策を施すとともに、委託先の選定も慎重に行う必要があります。
また、契約前には委託先の施設のセキュリティ環境や、保有している認証資格の確認を行うことも大切です。

 

 

デメリット4.ガバナンスの弱体化

 

アウトソーシングにより、ガバナンスの弱体化というリスクが発生します。
ガバナンスとは、企業内での業務遂行状況を的確に管理することです。
アウトソーシングを導入した業務に関しては、内容や進捗状況を把握するシステムを社内で構築する必要があります。
委託先に業務を任せたままにすることなく、業務の内容や進捗について可視化し、確認を怠らないようにして常に状況を把握しておくことが大切です。

 

このように、アウトソーシングには多くのメリットやデメリットがあるので、導入には注意が必要です。

人材派遣との違い

アウトソーシングと人材派遣は混同されることがありますが、その違いは明確です。
社内の業務を社外に委託することに変わりはありませんが、人材派遣はその名のとおり、業務を担う人材が企業に派遣されます。
そのため、業務を引き継いだり、教育をしたりという、企業側にも負担が生じるのです。
企業側は、業務に対してではなく、派遣された人材の労働に対して対価を支払います。

 

一方、アウトソーシングは、業務自体を委託するので、業務が遂行されたことに対して費用が発生するのです。
アウトソーシングは企業と委託先の契約により業務が遂行されるので、業務を担う人材に関わらず契約した期日までに望んだ成果を得ることができます。

 

契約形態としては、人材派遣の場合は人材派遣業者と企業が労働派遣契約を締結し、アウトソーシングでは業務委託先と企業が委託契約を締結します。

アウトソーシングの注意点

アウトソーシングの導入可否については、先に述べたメリットやデメリットを考慮した上で、慎重に検討することが大切です。
アウトソーシングを導入する際は、自社にとって必要かどうか、どのような業務をアウトソーシングすればメリットが得られるのかを確認しましょう。

 

また、アウトソーシングの目的を明確にすることも必要です。
コスト削減なのか、スピードアップなのか、自社が必要としている項目について検討し、目的に合った委託先の選定をします。

 

業務の内容によっては、アウトソーシングに適していないかもしれません。
例えばコア業務に関しては、自社のノウハウが社外に漏れるリスクや、質の低下の原因になることが考えられるので、避けたほうがよいでしょう。
コア業務をアウトソーシングする場合は、業務の細分化をして、定型化できる単純作業のみ委託することが無難です。

 

反対に、コールセンターや経理業務などは定型化しやすく、委託先によっては専門知識やノウハウを持つ、その業務に特化した企業もあります。
さらにコールセンターは、拠点設置にかかる費用だけでなく、人材育成やマニュアルの作成などに多くのコストや時間が必要です。
自社でコア業務外の人材を育成するよりも、その業務に関するスペシャリストに一任する方が業務の効率化が図れ、コストダウンにもつながるでしょう。

 

さらに、デメリットとして挙げたように、業務によっては情報漏洩のリスクも考えられますので、トラブルの際の責任の所在などを明確にしておくことが重要です。

業務の効率化に有効なアウトソーシングの導入

いかがでしたでしょうか?
この記事を読んでいただくことで「アウトソーシングとは?」をはじめ、メリットやデメリットがご理解いただけたと思います。
業務の効率化に向け、アウトソーシングの導入を検討してはいかがでしょうか。

 

 

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