請求書代行とは？サービス内容やメリットとデメリットも紹介

請求書発行は、時間がかかるうえミスも許されない作業なので大変ですよね。
そのため、請求書の発行作業を効率化させたいと考えている経理担当の方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、請求書の発行作業を効率化できる請求書代行サービスのメリットやデメリットを紹介します。
請求書関連業務のアウトソーシングを検討されている方は、ぜひ参考にしてください。

請求書代行とは、請求書の発行やチェック、印刷、封入、郵送などの作業を代行してくれるサービスです。
「請求書発行業務を効率化したい」「請求漏れやミスを防ぎたい」といった問題の解決に繋がります。

多くの請求書代行会社で、1通から請求書代行サービスが利用可能です。

また、経理経験者のスタッフが顧客の企業に出向し、請求書発行業務にあたっている請求書代行会社もあります。

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事業を行ううえで欠かせない役割を持っているのが、請求業務です。商品やサービスを提供した場合は、契約書で取り決めた形で代金を回収するための請求を行うことになります。
請求業務の主な内容は、請求書の発行だけではありません。売上管理や支払い管理なども行うことになります。

請求書の金額を正しく請求し、指定した期日になったら取引先から正しく入金されているか確認するのも仕事です。
他にも、各種データ入力、チェックなど、多くの業務が設計業務の中に含まれています。

また、会計処理では売掛金を減らし、預金を増やす仕訳なども正確に行わなければなりません。
各作業は、慎重に、間違うことなく行うことが重要です。
請求金額のほか、請求項目、あて先などに何らかのミスが発生していた場合、思わぬトラブルに繋がってしまうこともあるからです。
請求漏れが資金繰りに影響してしまうことも考えられます。そのため、正確さと慎重さが求められる大変な業務です。

関連記事：経理の仕訳とはどんな業務？勘定科目の分類や仕訳の書き方・注意点

請求業務には、さまざまな作業が含まれています。
自社で請求業務を行うことに限界を感じているのであれば、請求書代行を利用するのがおすすめです。
請求書代行を利用することにより、以下のような業務を代行してもらえます。

請求書作成・発行・送信

代行会社では、請求書の作成から発行、送信といった一連の作業をすべて依頼可能です。

取引先によって請求書のフォーマットが異なることもありますが、そういったものにも対応してくれるケースが多いです。
自社で請求書の作成と発行、送信作業を行おうと考えると、企業によって異なるフォーマットに対応するのに時間がかかったり、ミスに繋がったりしてしまうこともあります。
代行会社に依頼することによってミスをなくし、効率的に業務を進めていくことも可能です。
何らかの理由で請求書の再発行が必要になることもありますが、そういった場合の手間も大きく抑えられます。

代金回収作業

請求書で指定した期日になったら、取引先からの入金があったかを確認する業務も行ってくれます。
入金の有無だけではなく、金額が正しいかについても確認が必要です。
金額が正しいか確認する作業については、取引数が多くない場合は自社で行ってもそれほど手間にはなりません。

ですが、取引数が多い場合や、照合に時間がかかってしまうようなケースでは、時間を取られてしまうことも多いです。
万が一、入金がされていなかった場合は催促が必要ですが、督促についても代行会社に依頼できます。

関連記事＞＞回収代行を利用するメリットは？料金の未払いを回避して健全な経営を

督促

入金がなかった場合や、間違った金額が入金されていた場合は取引先に確認しなければなりません。中には単純に入金を忘れているようなケースもあります。
こういった場合は、電話やメールのやりとりで入金してもらえることが多いです。
ですが、こちら側がうっかり請求書を送るのを忘れていたり、取引先は請求書を紛失したりしたために入金できずにいるケースもあります。

大変なのが意図的に振り込みをしていない取引先です。
毎月入金が遅れるようなケースでは、督促まで代行してくれるような業者に相談してみることをおすすめします。

与信審査

与信審査とは、取引先の支払い能力を確かめるための調査のことをいいます。
請求書払いは後払いの形になるため、万が一支払い能力がない会社と取引を行って後から代金が回収できないといったことになると大変です。

そのため、事前に与信審査を行います。
自社で与信調査を行う場合、審査の基準設定や、帝国データバンクや東京商工リサーチなどを活用した取引先の財務状況確認など、手間がかかる作業が多いです。
与信審査まで代行を依頼できれば素早い審査によって販売の機会損失を防いだり、個人事業主などデータが少ない取引先の与信審査も依頼できたりします。

ここからは、請求書代行を依頼するメリットとデメリットを紹介します。

請求書代行の5つのメリット

請求書代行のメリットは、主に5つです。

メリット�@請求書作成業務の効率化ができる

請求書代行を利用するとデータ送信やフォーマットに入力して送るだけで、請求書の作成が簡潔に済みます。
その後も請求書代行会社で印刷や封入、発送作業などを行ってくれるため、今まで請求書発行にかけていた手間や時間を大幅に効率化できるでしょう。

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メリット�Aミスの防止ができる

請求書代行サービスを取り入れることによって、人的なミスを防止できます。

たとえば、封入れ作業中の手違いで別の宛先に請求書を送ってしまうことや、同じ請求書を重複して送ってしまうなどの、確認不足が招くミスを減らせます。
また、請求書代行サービス会社と顧客のシステムを連携することで、宛先ミスや請求漏れなども防ぐことができるのです。

請求書の発行が頻繁ではない場合や、不慣れな人が請求書発行業務に携わる場合はミスが発生しやすいです。
そういったケースでも、請求書発行業務をアウトソーシングすることでミスを大幅に減らせるでしょう。

関連記事：経理ミスはなぜ起こる？5つの原因と個人・組織レベルでできる対処法

メリット�Bすぐに対応ができる

請求書代行会社によっては朝までに発注すれば、その日の午後には発送してくれるというスピード対応が可能なサービスもあります。
特にウェブ上で請求書を発行する場合では、件数が多くてもデータ送信後すぐに自動発行されます。

人員を割いて請求書の発行と確認作業をする場合、どうしても即時の対応が難しいですが、アウトソーシングに任せれば解決できるでしょう。

メリット�Cコストの削減ができる

新たに経理担当を採用して、請求書発行業務を任せるとなると、それなりにコストがかかってしまいます。
しかし請求書代行サービスを活用することで、採用コストを抑えることが可能です。

特に、もともと紙代や郵送代などの費用をかけていた企業が、代行サービスを使うことでウェブ上での請求に切り替えた場合は、よりコスト削減を目指すことができます。

メリット�D時間の有効活用と業務の質の向上ができる

請求書代行会社に請求書の発行を委託することで、請求書発行作業に割いていた時間をほかの業務にあてられるため、集中して仕事ができるでしょう。

また、請求書代行のなかでも経理専門のスタッフに来てもらえるサービスでは、請求書の作成から郵送までを効率化するための改善案や指導を受けることができます。
指導を受けた豊富な経験と知識を企業が吸収することで、さらなる業務の質の向上が望めます。

請求書代行の2つのデメリット

請求書代行のデメリットは、主に２つあります。

デメリット�@業務ノウハウが習得しにくい

サービス頼りになると経験が積めず、結果的に請求書に関する業務ノウハウが習得しにくくなってしまいます。
将来的に自社での請求書の作成から郵送までを行うのであれば、経理担当の採用や請求書代行の範囲の調整なども検討したほうがいいかもしれません。

デメリット�A場合によっては費用がかさんでしまう

請求書代行は、請求書1件あたりの費用はそれほど高くなくても、件数が多い場合はそれなりに費用がかさんでしまいます。
スタッフが出向するケースでも、時間が追加されるごとに追加料金が発生します。

手間の削減やミス防止の観点からはアウトソーシングにメリットがありますが、その場のコストを抑えたい場合は、自社で対応したほうが安く済むかもしれません。

請求書代行をおすすめする企業の特徴は、主に4つあります。

特徴�@請求書の業務で本業が圧迫されている

請求書の発行件数が増えれば、それだけ業務にかかる時間は増えてしまいます。
特に、請求の締め日のあとはほとんどの業務時間を請求書発行にあてている企業の経理担当も少なくありません。

そういった状況を改善できるサービスが、請求書代行です。
必要なデータの送信やフォーマットに入力して送るだけで、請求書の作成できるため、本業の業務時間を確保することができます。

特徴�A請求書の不備が多い

請求書の送付先を誤って送付してしまうことや金額の間違いによって信頼を失ってしまうこともあります。

特に、経験の浅い社員が請求書を扱っている場合には、請求書の不備が増えてしまうことが考えられます。
もし、請求書の不備が多いようであれば、請求書代行の依頼を検討したほうがよいでしょう。

特徴�B取引先を広げたい

安心できる取引先との契約を増やしていくためには、事前に行う与信審査が欠かせません。
与信審査を行ってくれる請求書代行と契約すれば、これまで審査できなかったために掛売りできずにいた企業とも取引を検討できるようになります。

請求書代行サービスは数多くあり、どこを選んだらいいのか迷ってしまいますよね。
ここからは、請求書代行の選び方のポイントをお伝えします。

選び方の4つのポイント

請求書代行を選ぶ際は、以下のポイントをチェックしてみましょう。

請求書代行の選び方のポイント

• 業務内容、業務形態に合っているか
• 業務フローとの相性がよいか
• 連携システムの対応があるか
• 請求書代行以外のサービスも行っているか

これらのポイントを詳しく解説していきます。

ポイント�@業務内容、業務形態に合っているか

自社の業務内容や業務形態にサービスが合っているかをチェックしましょう。
「請求書の発行から郵送まで一括でお願いしたい」「ウェブ発行で依頼したい」「請求書の印刷までは代行してもらって手渡しで渡したい」など、依頼内容は企業によって違います。

サービス内容が自社に合っている請求書代行会社を選びましょう。

ポイント�A業務フローとの相性がよいか

請求書発行業務の流れと相性がよいかも考えましょう。
確認や承認の流れなどが簡潔化できるか、逆に手間にならないかなどを中心に検討することがおすすめです。

ポイント�B連携システムの対応があるか

自社のシステムと請求者代行会社のサービスのシステムが連携可能かも重要です。
データ送信や管理ツールなどが対応できるか確認しておきましょう。

ポイント�C請求書代行以外のサービスも行っているか

請求書代行以外のサービスも行っている請求書代行会社であれば、まとめて依頼することで費用を抑えられる場合があります。

主なサービスとしては、給与計算や事務代行、勤怠管理などが挙げられます。

請求書代行以外のサービスも行っている請求書代行会社を選ぶことで、作業にかかる時間を大幅に減らすことができるでしょう。

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▽低価格で即日・常駐可能な経理アウトソーシング▽

請求書に関わる業務の1つに売掛金の回収があります。
もし、請求書を発行し送付しても何かしらかの理由で費用が払われない場合もあるのです。

売掛金の回収は、企業運営にとって重要業務のひとつです。
回収作業がうまく進まなければ、利益が出ていても資金繰りが悪化して経営に影響を及ぼし、黒字倒産という結果を招いてしまう可能性もあります。
そんなときは、売掛金の回収代行がおすすめです。

回収代行を利用すると、売掛金回収にかかる手間や時間を省略して業務効率化につなげることができ、さらに未回収リスクを回避することも可能です。
下記のURLでは売掛金の回収代行の流れやメリット・注意点について詳しく記載されています。
詳しく知りたい方は、ぜひご覧ください。

売掛金の回収代行とは？流れやメリット・注意点

いかがでしょうか?
請求書代行とは、請求書の発行やチェック、印刷、封入、郵送などを代行してくれるサービスです。
請求書代行を依頼することで、請求書作成作業の効率化やミスの防止などのメリットがあります。
一方、デメリットには業務ノウハウが習得しにくいや場合によって費用がかさんでしまうことがあります。

請求書発行業務の現状を確認し、請求業務で本業が圧迫されている場合や請求の不備が多い場合は請求書代行を依頼することがおすすめです。

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