請求書代行とは?サービスの内容やメリットとデメリット

「請求書を発行する」とひと口で言っても、たくさんの作業が詰まっています。
請求書の作成から始まり、顧客の住所や宛名を印刷し、封筒に入れ、郵送する。
郵送でなくても、ひとりひとりにメールなどでデータを送らなくてはなりません。
一連の作業には時間がかかり、本業の合間におこなうのも大変です。
できるなら簡潔に済ませたいですが、データや宛名などミスできないポイントも多いので、なかなか難しいのではないでしょうか。
そんな悩みの解決に、請求書代行サービスを検討してみるのもおすすめです。
本記事では請求書代行について、内容やメリット・デメリットをまとめてみました。
ぜひ参考にしてみてください。

請求書代行とは

請求書代行とは、どのようなサービスなのでしょうか。
請求書代行サービスをおこなっている企業によって具体的な内容や金額に差はありますが、主に請求書の発行やチェック、印刷、封入、郵送などを代行してくれます。

 

「請求書発行業務を効率化したい」「請求漏れやミスを防ぎたい」といった問題の解決に繋がるサービスです。

請求書代行の業務内容

 

ここでは、請求書代行サービスの具体的な内容についてご紹介します。

 

請求書の作成、発行

 

送られてきたデータに基づき、請求書を作成します。
データの送信方法は企業によって違いがあり、ウェブ上にアップロードしたり、フォーマットに必要項目を入力したり、クラウドを使用する場合が多いようです。

 

また、経理経験者のスタッフが顧客の会社に出向し、請求書発行業務にあたっている企業もあります。

 

請求書の印刷、封入、郵送(送信)

 

作成した請求書を印刷、封入し、郵送までおこないます。
印刷内容や宛名にミスがないかなども併せてチェックします。
件数が多くなると、封入や宛名の確認といった作業に時間をとられてしまうので、発送作業の工程がなくなるだけで、大幅な手間の削減に繋がるでしょう。
企業によっては、郵送ではなく電子メールで送信できるサービスを展開しているので、ニーズに合わせて選択できそうです。

 

ほとんどの企業で、1通から請求書代行サービスが利用でき、1通あたりの値段設定になっています。
金額の内訳には、印刷代、紙代、封筒代、郵送代などの必要経費に加え手数料が含まれています。
スタッフが出向する場合は、件数に関わらず時間ごとの料金体系になっており、内容によっては1通あたりで計算する料金体系よりも低価格に抑えられることもあります。

 

帳票の作成と管理

 

どの請求先に発行したのか、どれが未発行なのか、件数が重なると請求書を管理するのも大変です。
請求書代行サービスでは、帳票の作成や管理までおこなえるツールを展開している企業もあります。
入金消込がおこなえたり、過去の請求書を検索できたりと、管理が簡単にできる機能が充実しているのも嬉しいポイントですね。

請求書代行のメリット・デメリット

続いて、請求書代行のメリットとデメリットをお伝えします。

 

請求書代行のメリット

 

請求書代行には、主に5つのメリットがあります。

 

請求書代行のメリット
・請求書発行作業の効率化
・ミスの防止
・すぐに対応可能
・コストの削減
・時間の有効活用と業務の質の向上

 

これらのメリットについて、詳しく解説します。

 

請求書作成作業の効率化

 

データ送信やフォーマットに入力するだけで、請求書の作成が簡潔に済みます。
あとは代行サービスで印刷や封入れ、発送作業などをおこなってくれるので、今まで請求書発行にかけていた手間や時間を、大幅に効率化できるでしょう。

 

ミスの防止

 

請求書代行サービスを取り入れることによって、人的ミスを防止できます。
例えば、封入れ作業中の手違いで別の宛先に請求書を送ってしまう、同じ請求書を重複して送ってしまうといったような、確認不足が招くミスを減らせます。
さらに、請求書代行サービス企業と顧客のシステムを連携することで、宛先ミスや請求漏れなども防ぐことができるのです。

 

請求書を発行するのがあまり頻繁ではなかったり、不慣れな人が請求書発行業務に携わる場合は、ミスが発生しやすいです。
そういったケースでも、請求書発行業務をアウトソーシングすると、ミスを大幅に減らせるでしょう。

 

すぐに対応可能

 

迅速に対応してくれる企業も多く、朝までに発注すればその日の午後には発送してくれるサービスもあります。
特にウェブ上で請求書を発行する場合では、件数が多くてもデータ送信後すぐに自動発行されます。

 

人員を割いて請求書発行業務にあたって、確認作業をしてとなると、どうしても即時の対応が難しいですが、アウトソーシングに任せれば解決できるでしょう。

 

コストの削減

 

新たに経理担当を採用して、請求書発行業務を任せるとなると、それなりにコストがかかってしまうでしょう。
請求書代行サービスの活用や代行スタッフに出向してもらうことで、採用コストを抑えることが可能です。
特に紙代や郵送代などがかからないウェブ上での請求なら、よりコスト削減が目指せます。

 

時間の有効活用と業務の質の向上

 

一連の請求書発行作業から解放されることで、そこに割いていた時間を他の業務にあてられます。
請求書発行のことに意識を奪われず、集中して仕事ができるでしょう。

 

また、経理専門のスタッフが顧客の会社に出向するサービスでは、改善案や指導を受けることができます。
豊富な経験と知識から、さらなる業務の質の向上が望めます。

 

請求書代行のデメリット

 

請求書代行におけるデメリットは、どういったものがあるでしょうか?

 

請求書代行のデメリット
・業務ノウハウが習得しにくい
・場合によっては費用がかさんでしまう

 

このようなデメリットが考えられます。

 

業務ノウハウが習得しにくい

 

サービス頼りになると経験が積めず、結果的に請求書に関する業務ノウハウが習得しにくくなってしまいます。
将来的に自社で完結を目指すなら、経理担当の採用や請求書代行の範囲の調整なども検討した方がいいかもしれません。

 

場合によっては費用がかさんでしまう

 

1件当たりの値段はそれほど高くなくても、件数が多い場合はそれなりに費用がかさんでしまいます。
スタッフが出向するケースでも、時間が追加されるごとに追加料金が発生します。
手間削減やミス防止の観点からはアウトソーシングにメリットがありますが、その場のコストを抑えたいようなら自社で対応した方が低価格で済むかもしれません。

請求書代行の選び方

請求書代行サービスは数多くあり、どこを選んだらいいのか迷ってしまいますね。
ここからは、請求書代行の選び方のポイントをお伝えします。

 

選び方のポイント

 

請求書代行を選ぶときは、以下のポイントをチェックしてみましょう。
請求書代行の選び方のポイント
・業務内容、業務形態に合っているか
・業務フローとの相性
・連携システムの対応の可否

 

これらのポイントを確認してみましょう。

 

業務内容、業務形態に合っているか

 

自社の業務内容や業務形態に合っているかをチェックしましょう。
「請求書の発行から郵送まで一括でお願いしたい」「ウェブ発行で依頼したい」「請求書の印刷までは代行してもらって手渡しで渡したい」など、利用したいサービスは会社によって違います。
サービス内容が自社に合っている企業を選びましょう。

 

業務フローとの相性

 

請求書発行業務の流れと相性がいいかも考えましょう。
確認や承認の流れなどが簡潔化できるか、逆に手間にならないかなどを考慮してみてください。

 

連携システムの対応の可否

 

自社のシステムとサービスのシステムが連携可能かも重要です。
データ送信や管理ツールなどが対応できるか確認しておきましょう。

請求書代行を利用して業務の効率化を目指そう

いかがでしたでしょうか?
この記事を読むことで、請求書代行についてや、メリット・デメリットなどをご理解いただけたかと思います。
アウトソーシングを上手く利用して、手間の削減や業務の効率化を目指しましょう。

 

 

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