請求書代行とは?サービス内容やメリットとデメリットも紹介

請求書発行は、時間がかかるうえミスも許されない作業なので大変ですよね。
そのため、請求書の発行作業を効率化させたいと考えている経理担当の方も多いのではないでしょうか。

 

そこで本記事では、請求書の発行作業を効率化できる請求書代行サービスのメリットやデメリットを紹介します。
請求書関連業務のアウトソーシングを検討されている方は、ぜひ参考にしてください。

 

請求書代行とは

請求書代行とは、請求書の発行やチェック、印刷、封入、郵送などの作業を代行してくれるサービスです。
「請求書発行業務を効率化したい」「請求漏れやミスを防ぎたい」といった問題の解決に繋がります。

 

多くの請求書代行会社で、1通から請求書代行サービスが利用可能です。

 

また、経理経験者のスタッフが顧客の企業に出向し、請求書発行業務にあたっている請求書代行会社もあります。
>>請求書代行などの経理アウトソーシング(代行)を検討の方はこちら

請求書代行の主な2つのサービス内容

請求書代行会社によって、具体的なサービス内容や料金は異なります。
ここでは、どの請求書代行会社でも共通している基本的なサービス内容を2つ紹介します。

 

サービス内容@請求書の作成と発行から郵送(送信)

 

請求書代行会社に、請求書の発行に必要なデータを送ると、請求書を発行してもらえます。

 

データの送信方法はいくつか種類があります。
たとえばウェブ上にアップロードする方法やクラウドを使用する方法など請求書代行会社によってさまざまです。

 

作成された請求書の内容や宛名に間違いがなければ、郵送の対応をしてもらうという流れになります。

 

発行する請求書の数が多くなると、封入や宛名の確認の作業だけでも時間をとられてしまうため、発送作業の工程を代行してもらうことで、大幅な手間の削減に繋がるでしょう。

 

また、請求書代行会社によっては、請求書を郵送ではなく電子メールで送信できるサービスを展開しているので、自社でのやり方に合わせて選択できます。

 

サービス内容B帳票の作成と管理

 

請求書の件数が増えると、どの請求先には発行していて、どの請求先には未発行なのかといった管理が大変になります。
請求書代行サービスを使えば、そのような請求書の管理にまつわるトラブルも解決できるでしょう。

 

請求書代行会社によっては、帳票の作成や管理まで行えるツールも提供しています。
入金消込がおこなえることや過去の請求書を検索できるなど、管理が簡単にできる機能も充実しています。

請求書代行のメリット・デメリット

ここからは、請求書代行を依頼するメリットとデメリットを紹介します。

 

請求書代行の5つのメリット

 

請求書代行のメリットは、主に5つです。

 

メリット@請求書作成業務の効率化ができる

 

請求書代行を利用するとデータ送信やフォーマットに入力して送るだけで、請求書の作成が簡潔に済みます。

 

その後も請求書代行会社で印刷や封入、発送作業などを行ってくれるため、今まで請求書発行にかけていた手間や時間を大幅に効率化できるでしょう。

 

メリットAミスの防止ができる

 

請求書代行サービスを取り入れることによって、人的なミスを防止できます。

 

たとえば、封入れ作業中の手違いで別の宛先に請求書を送ってしまうことや、同じ請求書を重複して送ってしまうなどの、確認不足が招くミスを減らせます。
また、請求書代行サービス会社と顧客のシステムを連携することで、宛先ミスや請求漏れなども防ぐことができるのです。

 

請求書の発行が頻繁ではない場合や、不慣れな人が請求書発行業務に携わる場合はミスが発生しやすいです。
そういったケースでも、請求書発行業務をアウトソーシングすることでミスを大幅に減らせるでしょう。

 

メリットBすぐに対応ができる

 

請求書代行会社によっては朝までに発注すれば、その日の午後には発送してくれるというスピード対応が可能なサービスもあります。
特にウェブ上で請求書を発行する場合では、件数が多くてもデータ送信後すぐに自動発行されます。

 

人員を割いて請求書の発行と確認作業をする場合、どうしても即時の対応が難しいですが、アウトソーシングに任せれば解決できるでしょう。

 

メリットCコストの削減ができる

 

新たに経理担当を採用して、請求書発行業務を任せるとなると、それなりにコストがかかってしまいます。
しかし請求書代行サービスを活用することで、採用コストを抑えることが可能です。

 

特に、もともと紙代や郵送代などの費用をかけていた企業が、代行サービスを使うことでウェブ上での請求に切り替えた場合は、よりコスト削減を目指すことができます。

 

メリットD時間の有効活用と業務の質の向上ができる

 

請求書代行会社に請求書の発行を委託することで、請求書発行作業に割いていた時間をほかの業務にあてられるため、集中して仕事ができるでしょう。

 

また、請求書代行のなかでも経理専門のスタッフに来てもらえるサービスでは、請求書の作成から郵送までを効率化するための改善案や指導を受けることができます。
指導を受けた豊富な経験と知識を企業が吸収することで、さらなる業務の質の向上が望めます。

 

請求書代行の2つのデメリット

 

請求書代行のデメリットは、主に2つあります。

 

デメリット@業務ノウハウが習得しにくい

 

サービス頼りになると経験が積めず、結果的に請求書に関する業務ノウハウが習得しにくくなってしまいます。

 

将来的に自社での請求書の作成から郵送までを行うのであれば、経理担当の採用や請求書代行の範囲の調整なども検討したほうがいいかもしれません。

 

デメリットA場合によっては費用がかさんでしまう

 

請求書代行は、請求書1件あたりの費用はそれほど高くなくても、件数が多い場合はそれなりに費用がかさんでしまいます。
スタッフが出向するケースでも、時間が追加されるごとに追加料金が発生します。

 

手間の削減やミス防止の観点からはアウトソーシングにメリットがありますが、その場のコストを抑えたい場合は、自社で対応したほうが安く済むかもしれません。

請求書代行をおすすめする企業の2つの特徴

請求書代行をおすすめする企業の特徴は、主に2つあります。

 

特徴@請求書の業務で本業が圧迫されている

 

請求書の発行件数が増えれば、それだけ業務にかかる時間は増えてしまいます。
特に、請求の締め日のあとはほとんどの業務時間を請求書発行にあてている企業の経理担当も少なくありません。

 

そういった状況を改善できるサービスが、請求書代行です。
必要なデータの送信やフォーマットに入力して送るだけで、請求書の作成できるため、本業の業務時間を確保することができます。

 

特徴A請求書の不備が多い

 

請求書の送付先を誤って送付してしまうことや金額の間違いによって信頼を失ってしまうこともあります。

 

特に、経験の浅い社員が請求書を扱っている場合には、請求書の不備が増えてしまうことが考えられます。
もし、請求書の不備が多いようであれば、請求書代行の依頼を検討したほうがよいでしょう。

請求書代行の選び方

請求書代行サービスは数多くあり、どこを選んだらいいのか迷ってしまいますよね。
ここからは、請求書代行の選び方のポイントをお伝えします。

 

選び方の4つのポイント

 

請求書代行を選ぶ際は、以下のポイントをチェックしてみましょう。

 

請求書代行の選び方のポイント

  • 業務内容、業務形態に合っているか
  • 業務フローとの相性がよいか
  • 連携システムの対応があるか
  • 請求書代行以外のサービスも行っているか

 

これらのポイントを詳しく解説していきます。

 

ポイント@業務内容、業務形態に合っているか

 

自社の業務内容や業務形態にサービスが合っているかをチェックしましょう。
「請求書の発行から郵送まで一括でお願いしたい」「ウェブ発行で依頼したい」「請求書の印刷までは代行してもらって手渡しで渡したい」など、依頼内容は企業によって違います。

 

サービス内容が自社に合っている請求書代行会社を選びましょう。

 

ポイントA業務フローとの相性がよいか

 

請求書発行業務の流れと相性がよいかも考えましょう。
確認や承認の流れなどが簡潔化できるか、逆に手間にならないかなどを中心に検討することがおすすめです。

 

ポイントB連携システムの対応があるか

 

自社のシステムと請求者代行会社のサービスのシステムが連携可能かも重要です。
データ送信や管理ツールなどが対応できるか確認しておきましょう。

 

ポイントC請求書代行以外のサービスも行っているか

 

請求書代行以外のサービスも行っている請求書代行会社であれば、まとめて依頼することで費用を抑えられる場合があります。

 

主なサービスとしては、給与計算や事務代行、勤怠管理などが挙げられます。

 

請求書代行以外のサービスも行っている請求書代行会社を選ぶことで、作業にかかる時間を大幅に減らすことができるでしょう。

 

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売掛金の回収代行とは?流れやメリット

請求書に関わる業務の1つに売掛金の回収があります。
もし、請求書を発行し送付しても何かしらかの理由で費用が払われない場合もあるのです。

 

売掛金の回収は、企業運営にとって重要業務のひとつです。
回収作業がうまく進まなければ、利益が出ていても資金繰りが悪化して経営に影響を及ぼし、黒字倒産という結果を招いてしまう可能性もあります。
そんなときは、売掛金の回収代行がおすすめです。

 

回収代行を利用すると、売掛金回収にかかる手間や時間を省略して業務効率化につなげることができ、さらに未回収リスクを回避することも可能です。
下記のURLでは売掛金の回収代行の流れやメリット・注意点について詳しく記載されています。
詳しく知りたい方は、ぜひご覧ください。

 

売掛金の回収代行とは?流れやメリット・注意点

請求書代行を利用することで業務の効率化を目指せる

 

いかがでしょうか?

 

請求書代行とは、請求書の発行やチェック、印刷、封入、郵送などを代行してくれるサービスです。

 

請求書代行を依頼することで、請求書作成作業の効率化やミスの防止などのメリットがあります。
一方、デメリットには業務ノウハウが習得しにくいや場合によって費用がかさんでしまうことがあります。

 

請求書発行業務の現状を確認し、請求業務で本業が圧迫されている場合や請求の不備が多い場合は請求書代行を依頼することがおすすめです。

 

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