経理アウトソーシング(委託)サービスで経理の生産性を向上する方法

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多くの企業が経理業務委託・経理代行をするケースは、急な欠員による人員不足だったり、会社の急成長に伴い大幅な経理作業の増大など、人手不足によるものです。

 

経理の月次処理の遅延や、取締役会資料作成の遅延を防ぐために、企業は外部に経理業務を委託します。受託された企業は遅延しないよう人員を投下して対応するのですが、ほとんどの受託企業はこの範囲で業務を行っています。つまり、依頼企業が困っている部分について、受託企業が穴埋めをすることが業務委託の範囲となっているのです。

 

高いお金を支払って専門業者に経理業務委託をするのであれば、同時に生産性を向上させられるような委託企業を探すことができれば、費用対効果が大きくなります。

 

では同時に生産性を向上するとはいったいどういうことでしょうか。

 

生産性の向上とは、経済学で生産活動に対する生産要素(労働・資本など)の寄与度、あるいは、資源から付加価値を産み出す際の効率の程度のことを指し、それらを向上するということです。

 

つまり、
1.同じ業務量であれば少ない経理メンバーで行うほど生産性が向上し、
2.同じ経理メンバーであればより付加価値の高い業務を行うことで生産性が向上します。

 

これら生産性の向上は、一般の経理アウトソーシングでは実現ができません。
当社では経理業務委託・代行と生産性向上の実現を同時に実施しております。

 

当社の生産性向上事例をご紹介いたします。

 

1.同じ業務量であれば少ない経理メンバーで行うほど生産性が向上するとは、どういうことでしょうか。

比較的単純作業ではあるけれど、人的確認の作業量が多く人手がかかる業務があったとします。これらは、システム化するには費用対効果が合わず、やむを得ず人力による業務となっているケースが多くみられます。

 

これらの生産性を向上させる方法とはどのようなものがあるのでしょうか。
ひとつに、業務フローを改善して、効率の悪い部分を排除するという方法があります。

 

例えば、現金出納業務や経費精算業務などを想像してみてください。
経理スタッフは、不明なやり取りについて、各部門へ内容確認や証憑確認作業に常に追われ、一向に業務が進まないケースがあります。これは、情報提供する部門の業務から見直す必要があります。
情報提供する側が、必要な情報を経理部門に1回で提供できるようになれば、たったそれだけで対象業務の生産性は、1000%程度向上します。何故、1000%なのか確認してみましょう。

 

経理スタッフが経費精算業務を行うために月20時間要していたとします。
業務の流れは、入力前準備、入力、集計、仕訳登録、整理保管です。 

 

時間配分は、
@入力前準備 10時間、
A入力 4時間、
B集計 4時間、
C仕訳登録 1時間、
D整理保管 1時間、
という場合について解説いたします。

 

@入力前準備とは何か。
請求書や稟議書などの内容に記載不備があり、提出部門へ何度も確認作業を行うことです。提出部門も経理から問い合わせがある度に対応しなければなりませんから相応の時間を要します。
どのようにすれば良いのでしょうか?
提出部門が再度経理から問い合わせが無いよう必要な情報を予め記載するだけでいいのです。紙であれば、必要な項目があって、内容が正確に記載されている。ただそれだけです。

 

ワークフローも同様です。必要な項目が入力されていなければ、申請できないといった仕組みを組み込めばいいのです。そうすることで、入力前準備が1時間となります。

 

10時間かかっていた入力前準備が1時間で済むようになりました。
入力前準備だけで見た場合、生産性は10÷1×100%=1000%となりました。

 

では、A入力4時間、B集計4時間、C仕訳登録1時間といった業務はどうなるのでしょうか。

 

多くの経理部門では、例えば180,000円の請求書に対し、まず180,000という数字をエクセルで集計し、この180,000という数値を別のエクセルに入力し、さらに、180,000という数値を会計システムに登録するというように同じ数値を何度も入力しているケースを見かけます。
このようなケースでは、転記ミスや入力ミスも併発しますので、チェック箇所も多くなり、内部統制上も負荷がかかり、生産性が悪い状態といえます。

 

では、どのようにすれば良いのでしょうか。
最初に入力された180,000という数値が、仕訳登録まで自動的に活用される運用にすればいいだけです。入力された180,000は、エクセル上の関数転記によって集計され、さらに、会計システムの外部取込レイアウトも生成できるようにします。これだけでいいのです。

 

作業時間はどのように変化したのでしょうか。
@入力前準備1時間 A入力時間4時間、B集計時間0時間、C仕訳登録0.1時間となりました。

@入力前準備、B集計時間、C仕訳登録は時間短縮され改善されました。
A入力時間の4時間は、なんとかならないのでしょうか。

 

そうです。この入力時間は、実は、各部門が記入している時間を活用することで0にすることができます。ワークフローを使いましょう。各部門は、紙の申請からワークフローで申請することで、従来の作業時間より若干作業時間が減少します。経理部門はというと、入力時間が0となります。

 

改善前と改善後の時間を比較してみましょう。
改善前
入力前準備10時間、入力4時間、集計4時間、仕訳登録1時間、整理保管1時間
 合計20時間
改善後
入力前準備1時間、入力0時間、集計0時間、仕訳登録0.1時間、整理保管1時間
 合計2.1時間

 

そうです。業務全体でも約10倍(1000%)の生産性が向上しました。
しかも、転記ミス、入力ミスなどのチェックも激減し、内部統制上のチェック箇所も少なく、品質の向上・付加価値の向上も実現しています。

 

コスト(人的)面ではどうでしょうか。

月17.9時間、年間214.8時間の時短ができました。
時給換算平均2,000円だとした場合、年額429,600円の削減、5年で2,148,000円の削減となります。大きいですね。
経理の改善範囲は広範囲にありますので、全て着手すれば、1人分年額4,000,000円、5年で20,000,000円の削減は容易にできます。

経理業務委託・代行を依頼する際は、生産性の向上をセットで提案できる委託先を選定すると良いでしょう。

 

当社では、経理業務の生産性向上のプロフェッショナルが対応しておりますので、お気軽にお問合せください。

 

2.同じ経理メンバーで更に付加価値の高い業務を行い、生産性を向上させるにはどのようにすればよいでしょうか。

主に帳票作成領域で付加価値の向上を図ることができます。
戦略経営の判断資料や部門業績の検討資料など短時間で付加価値の高い帳票を作成することによって経理部門の生産性の向上が実現できます。

 

開示資料とはどのようなものがあるのでしょうか。

  • スタッフへ開示する帳票
  • 部門長などへ開示する帳票
  • 事業部長などへ開示する帳票
  • 経営者へ開示する帳票
  • 株主へ開示する帳票
  • 監査法人へ開示する帳票
  • 税理士へ開示する帳票
  • 行政へ開示する帳票
  • その他外部関係者へ開示する帳票
  • 経理部門内で活用する帳票

など様々な開示資料(帳票)があります。
特に、経営判断するための内部帳票は、その出来によって経営を左右しますので、経営判断を誤らせないような帳票や経営判断がし易い帳票を作成することが付加価値の向上となります。

 

では、どうしたら経営判断を誤らせないような帳票や経営判断がし易い帳票を作ることができるのでしょうか?

  1. 事業の成長性ビジョンを正確に理解しているか?
  2. 同業他社との比較は容易にできるか?
  3. 判断するポイントは絞られているか?
  4. 改善ポイントは明瞭に判断できる状態か?
  5. 将来予測は合理的にできているか?

などを考慮して帳票を作ることが求められます。
競合他社の中で勝ち抜くためには他社より優れた帳票を作成できる経理部門は必須です。
また、これらの帳票作成に時間をかけるのではなく、短時間で作成できる仕組みを構築することが、本当の生産性向上といえます。

 

ではどのように帳票を作成する仕組みを構築すればよいのでしょうか?

 

経営帳票を作成する方法は大きく下記の3つに分類されます。
@エクセルを利用する方法
Aシステムとエクセルを組み合わせる方法
Bシステムのみで完結する方法

 

ここで大事なのは、システムによって帳票作成に強みがあるものとないものがある、ということを理解しておくことです。システム選定は慎重に行いましょう。

 

ここまでお読みいただきありがとうございます。生産性の向上について理解を深めていただけましたでしょうか。

 

当社では、経理業務委託(アウトソーシング)の範囲内で数々の企業へ運用アドバイスを行い、業務の受託生産性の向上同時に実現しております。当社の経理業務委託(アウトソーシング)に興味をもたれた方はどうぞお気軽にご相談ください。


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