給与計算代行・アウトソーシングのメリットとは。相場や選び方を解説

「給与計算」は、会社の規模にかかわらず毎月発生する業務の一つです。直接お金に関係するため、社内で業務を完結させる場合も多いでしょう。

しかし、本来の業務に集中できない、人員不足で担当者の負担が大きいなどの問題点もあります。即戦力が欲しいという場合は、アウトソーシングを検討してみてはいかがでしょうか。
本記事では、給与計算代行・アウトソーシングのメリットやデメリット、費用相場について解説いたします。外注をお考えの方は、ぜひ参考にしてください。

給与計算代行・アウトソーシングを導入するにあたり、どのような業務を依頼できるのか、具体的な内容をご紹介します。同時に、アウトソース化したい業務を整理しておくとよいでしょう。

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給与計算

社員一人一人の給与額を算出する一連の業務を「給与計算」と呼びます。まず、勤怠データや手当をチェックして、総支給額を求めます。
次に、税金や社会保険料など、総支給額からの差し引き分を計上し、手取り額を算出します。

業務内容としては毎月ほぼ同じですが、実際は残業代や休日手当、出張手当などが発生するため、変動するデータに都度対応しなければなりません。
代行会社によっては、給与明細の作成・印刷などにも対応しています。

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記帳代行

「記帳代行」は、日々の取引を帳簿につける「記帳」業務を代行してもらうサービスです。商品の仕入れや販売、備品の購入などで、会社の資産に増減があった場合は、全て「取引」として帳簿に記載しておかなければなりません。そのため、ある程度簿記や消費税などの知識が求められる業務です。

記帳業務は、忙しいとつい後回しになってしまうこともありますが、代行を依頼することで、正確かつスピーディーな帳簿付けが可能となります。

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振込・納税

上述した「給与計算」の次のステップとして、給与振込の業務があります。給与計算の結果をもとに、振込データの作成、振込処理を行います。

また、会社は源泉徴収した税金を、所轄の税務署へ納付しなければなりません。この手続きを代行で依頼できます。これらのサービスは、オプションとして提供している場合が多いです。

年末調整

年末調整とは、所得税に過不足がないかを正しく計算し、所得税を確定する手続きです。申告書の確認、源泉徴収票の作成など、さまざまな業務が発生します。

そのため、総務や経理にとっては、1年でもっとも忙しく、大変な時期とも言われています。
1年の中でも、限られた時期にだけ行う業務であること、複雑で手間のかかる作業が多いことなどから、年末調整のみアウトソーシングする会社もあります。
なお、年末調整の代行を、税理士以外に依頼することはできません。

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住民税更新

住民税の特別徴収を行っている会社では、住民税の更新業務があります。
毎年5月頃になると、それぞれの社員が住む市町村から、住民税の通知書が送られてきます。
通知書に記載された税額を反映し、翌月の給与から天引きできるよう準備を整えます。
郵送されてきた通知書を全て開封し、限られた期間でデータ作成や事務処理などを行わなければなりません。
社員数が多ければ、その分負担も大きくなりますので、年末調整と同様に、アウトソーシングの活用が便利です。

上述のように、給与計算代行・アウトソーシングを活用できる業務は多岐にわたります。
では、実際にアウトソーシングを導入することで、会社はどのようなメリットを受けられるのでしょうか。3つの代表的なメリットを解説していきます。

コストの削減

大きなメリットの一つは、コストの削減です。
給与計算ソフトは決して安価ではなく、運用や保守にも一定の費用がかかります。
特に小さな会社にとっては、厳しい負担となることもあるでしょう。外注の活用で、システム関連のコストを減らすことができます。

併せて、人件費の削減も期待できます。人件費は売上に左右されない固定費であるため、全ての業務を自社内で完結させるのは高コストと言えるでしょう。
業務が増える繁忙期にのみアウトソーシングを活用したり、専門性の高い特定の業務を外部に委託したりすることで、コストの最適化を図ることができます。

また、新しい人材の採用や育成、マネジメントにかかる費用を抑えることにも繋がります。

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コア業務に集中できる

給与計算業務そのものは、直接会社の売上に繋がるものではありません。
収益を上げるためには、業績に直結するコア業務に人材を集中させる必要があります。
つまり、会社はより付加価値が高く、かつ非代替的な業務に社員を割り当てることが求められます。

また、給与計算は専門知識が求められる分野ではありますが、定形業務という側面もあります。
業界を問わず、人手不足が課題となっている中、いわゆるノンコア業務に人的リソースを割ける余裕がない会社も多いでしょう。

例えば、人事の担当者が給与計算業務を兼任していた場合、給与計算を外部に委託することで、採用や教育といった、本来の業務に注力できるようになります。
このように、アウトソーシングの導入は、限られた人員の中での利益の最大化、生産性アップに繋がります。

法令改正に対応してもらえる

税制や社会保険に関する法律は、毎年のように改正が行われます。
使用している給与計算システムの更新だけでなく、担当者も法改正の内容をきちんと把握し、都度適切に対応することが求められます。

また、ミスやトラブルは法令違反に繋がる可能性があるため、注意が必要です。
しかし、給与計算の担当者は、税制に詳しい専門家ばかりではありません。
本来の業務の傍らで、法改正の情報収集を行わなければならないなど、担当者の負担が大きい場合もあるでしょう。
給与計算をアウトソーシングすると、専門知識のあるプロに対応を任せることができます。法改正へのスピーディーな対応と、社員の負担軽減が期待できます。

給与計算代行・アウトソーシングの活用は、メリットばかりではなく、デメリットもあります。ここでは、2つのポイントについて確認しておきましょう。デメリットも踏まえて、導入の是非をご検討ください。

社内育成につながらない

給与計算を全てアウトソース化することで、これまで担当していた社員が業務を外れ、本来の業務に集中することになります。

すると、給与計算に関する知識などが引き継がれなくなるため、社内育成に必要なノウハウが蓄積されません。
万が一、アウトソーシング先が突然対応できなくなった場合、社内では対処方法がわからず、困ってしまう可能性があります。

給与計算の業務そのものは外部に任せても、社内で知識を共有できる仕組みを構築しておくこと、最新の情報に触れておくことが大切です。

情報漏洩のリスクがある

もう一つのデメリットは、セキュリティ上の問題です。
社員の給与や賞与のデータは、個人情報に当たるため、徹底した情報管理が求められます。

しかし、アウトソーシング会社によっては、集計作業をアルバイトや契約社員に任せていたり、さらに別の下請会社に作業を委託したりするケースも見られます。

情報がさまざまな人の手に渡っていく過程で、不適切な管理が行われていた場合には、情報が漏洩してしまうおそれがあります。
アウトソーシングすることには、このようなリスクがあることも認識しておきましょう。
会社の機密情報を安全に取り扱ってもらえるか、信頼に足る企業であるかを見極めることが重要です。

ここでは、給与計算の代行・アウトソーシングの導入を検討すべき企業の特徴を、2つの観点からご紹介します。導入をお悩みの方は、一つの判断基準として参考にしてみてください。

従業員数が多い

社員が10名程度と、比較的小規模な会社であれば、コア業務を行いながら給与計算に携わっても問題ないかもしれません。

しかし、社員数の増加とともに給与計算の仕事量も多くなります。毎月の給与計算業務はこなせていても、季節的業務に対応しきれない、といった課題が発生することもあるでしょう。
今後、社員数が増えていくと予想される場合は、それを見込んで給与計算の代行・アウトソーシングの導入を検討することをおすすめします。

専門知識のあるスタッフがいない

給与計算業務は、法律に則して正しく進めていく必要があります。
雇用保険料率や、社会保険料率などはしばしば変更されるため、都度情報をアップデートしなければなりません。

また、給与計算で発生するミスは、給与や残業代の未払いに繋がる可能性があります。

しかし、社会保険労務士などの資格を持っている社員がいる、というケースは少ないのが実情です。人事・労務の知識が豊富な人材が社内にいない場合は、アウトソーシングを選択してもよいかもしれません。

続いて、給与計算をアウトソーシングする場合の料金や相場についてみていきましょう。
業務代行の料金は、社員数に応じて変動することが一般的で、規模が大きくなるほど費用も高くなる傾向にあります。

今回は、社員数が50名の会社を例にとってご紹介します。

給与計算のみの場合

毎月の給与計算業務のみ代行、アウトソーシングする場合は、1カ月あたり5万円前後、年間で60万円前後が相場です。

ただし、勤怠データの集計など、給与計算に紐づく業務はオプション扱いとなるため、一定の業務は社内に残ります。一連の作業を全てお任せしたい場合は、対応してもらえるかどうか確認しましょう。

他の経理業務もアウトソーシングする場合

年末調整、住民税の更新などもアウトソーシングする場合は、1カ月あたり10〜20万円前後、年間で120〜240万円前後が相場です。
さらに、賞与計算や社会保険の計算、入退社に関わる手続きなどもまとめてアウトソーシングする場合は、さらに費用がかかります。
料金は依頼先によって異なりますが、どこまでアウトソーシングするか、予算や担当者の業務量をみながら検討するとよいでしょう。

自社に合った給与代行・アウトソーシング業者を選ぶには、どのような点をチェックするとよいのでしょうか。ここでは、5つのポイントを解説していきます。

実績

給与計算は、正確性はもちろん、スピード感と専門的な知識が求められる業務です。

しかし、専門資格や経験がなくても、代行サービスを提供することができるため、アウトソーシング先の実績を確認することは重要です。
過去の事例などから、担当した会社の数や規模感をチェックし、豊富な実績を持つ会社を選ぶとよいでしょう。

料金体系

アウトソーシング業者によって、料金体系は大きく異なります。

また、代行サービスのホームページには、最低料金などが目立つように載せられていることもあるため、割安でお得に感じるかもしれません。

しかし、初期費用や基本料金が別に存在したり、社員数が多いと割高になってしまったり、というケースもあります。
料金体系をよく確認し、価格に見合うサービスが提供されているか、自社のニーズにマッチしているかを見極めることが大切です。

セキュリティ

給与計算業務では、企業にとって重要な売上データや、社員の個人情報などを取り扱います。
アウトソーシング先での情報セキュリティ対策がきちんと講じられているか、守秘義務が徹底されているかをチェックしておきます。

例えば、個人情報を適切に扱っていることを示す「Pマーク」、あるいは、情報セキュリティに関する認証制度「ISO27001」を取得しているかなどは、アウトソーシング先を選定する上での一つの参考になるでしょう。

柔軟性

業務のスピード感とともに重要視したいのが、柔軟性です。
業務を進める中でイレギュラー対応があったり、社内の担当者からアウトソーシング先への問い合わせがあったりした時に、スムーズに対応してもらえそうか、という点も確認しておきましょう。

また、会社の拡大が見込まれている場合、将来的にアウトソーシングしたい業務が増えることもあります。当初より広い範囲まで業務を請け負ってもらえるか、対応状況を考慮することも大切です。

訪問・常駐

アウトソーシング会社によっては、訪問・常駐型のサービスを展開しています。社内にノウハウを残したい、課題に対してよりきめ細かいサポートが欲しいといった希望があれば、訪問・常駐が可能な会社を探すとよいでしょう。

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給与計算代行・アウトソーシングサービスの概要や、メリット・デメリットについて解説いたしましたが、いかがでしたでしょうか。
業者ごとに対応可能な業務や料金が異なりますので、まずは課題をきちんと把握することが重要です。

また、個人情報を取り扱う業務であることから、信頼に足る委託先かどうかの見極めも大切です。
人手不足や働き方改革など、企業を取り巻く環境は時代とともに変化しています。
企業のさらなる発展、成長には、仕事の効率化も重要なファクターです。
給与計算代行・アウトソーシングは、時流にマッチしたサービスと言えるかもしれません。
この記事が、給与計算のアウトソース化を検討する方の参考になりましたら幸いです。

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