給与計算とは？業務の基礎知識や計算方法・注意点を紹介

給与計算は、企業の大小を問わず必要となる業務の一つです。特別な資格は必要ないものの、従業員の報酬に直接関わる仕事であり、さまざまな法律も関係していることから、慎重かつ正確に業務を遂行する必要があります。

本記事では、給与計算業務の概要や手順、気をつけておきたいポイントなどを詳しく解説いたします。給与計算についての知識を深めたい方は、ぜひ参考にしてみてください。

給与計算とは、従業員に毎月支払う給与を計算し、正確な金額を期日までに支払う業務です。

就業規則と労働実績に基づいて、給与の総支給額と、保険料や税金などの各種控除額を計算。総支給額から控除額を差し引いた手取り額を、従業員に支払います。

従業員と企業の間では、「労働の対価として毎月給与を支払う」という契約が結ばれています。また、労働基準法においても「毎月1回以上、一定の期日を決めて」給与を支払うことが定められています。

給与計算の目的は、従業員に賃金を支払うことだけではありません。国や地方自治体などに対して、所得税や住民税、社会保険料を納付する目的もあるため、ミスのない計算が求められます。

給与計算は高い正確性が求められる

給与計算は、高い正確性が求められる業務です。万が一集計・計算に誤りがあった場合、正しい金額で給与が支払われないおそれがあります。残業代の未払いや、給与支払いの遅れは、従業員との信頼関係に悪影響を及ぼしかねません。

また、計算の不備によって税金が未納状態になっていると、追徴課税としてペナルティを課される場合もあります。本来よりも高額な納税を求められるため、企業にとっては大きな損害となるでしょう。さらに、法令違反により社会的な信用度を下げるリスクもはらみます。

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労務・税務の知識が必要な業務

給与計算をスムーズに遂行するためには、労務や税務など、さまざまな知識が求められます。社内の就業規則を把握しておくだけでなく、労働基準法や所得税法などの知見もある程度必要です。

法律を全て網羅する必要はありませんが、専門性が高い上、法律改正は頻繁に行われます。常に新しい情報を仕入れ、知識をアップデートしておかなければならないでしょう。

また、給与計算の担当者は、他の従業員や上司から制度説明を求められることがあるかもしれません。労務・税務の知識を蓄えることに加えて、それらを相手にわかりやすく説明できるスキルも重要です。

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給与計算を担当するのは、主に「経理」「総務」「人事」の3部門です。今回は一般的な例として、各部署が担当する業務内容をご紹介します。

ただし、役割などに一律の決まりはないため、企業ごとに実際の状況は異なります。企業の規模によっては、「管理部」として一つのチーム内で給与計算業務を行っているところもあります。

経理

経理は、お金にまつわる全般の業務を行う部署です。各部署で給与計算を分担している場合、経理では支払いに関連する部分を担当することが一般的です。

計算された給与を各従業員の口座に振り込む、所得税や社会保険料などを税務署・社会保険事務所に支払う、といった業務が挙げられます。

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総務

総務は、企業の運営をサポートする部署で、業務の幅が広く、仕事内容は企業によって大きく変わります。総務が労務管理を行っている場合、給与計算も担当することがあります。

勤怠管理システムなどにより、労働時間・残業時間、有給休暇の取得など、従業員の就業状況を把握。そのデータをもとに、給与計算を行います。

また、各種保険の加入手続きや就業規則の作成など、給与計算の基盤となるさまざまな業務も担います。

人事

人事は、従業員の採用や育成、人事異動など、人材管理全般を担う部署です。基本給の決定、昇進・昇給に伴う待遇の変更など、給与に関わるデータも管理しているため、労務の一環として給与計算を担当することがあります。また、給与に直接影響のある、評価制度や報酬制度の策定にも関わります。

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ここからは、実際の給与計算の手順を解説していきます。ステップは、大きく分けて「支給額と控除額の計算」と「支給額から控除額を差し引く作業」の2つです。一つひとつの作業自体は複雑ではありませんが、データを正確にチェックし、計算ミスのないよう心がけましょう。

�@労働時間を集計する

まずは、勤怠管理システムなどをもとに、従業員の出勤日数や勤務時間・残業時間を確認し、抜けや漏れがないか見直します。正しい勤怠情報が集まったら勤怠を締め、総労働時間や時間外労働、休日出勤など、給与計算に必要な項目別に労働時間を集計します。

詳しくは後述しますが、基本給をはじめ月ごとに変動のない給与については、毎月計算する必要はありません。ただし、残業代など、その月の勤務状況によって金額が変動するものは、毎月きちんと計算する必要があります。

�A課税支給額を算出する

続いて、課税対象となる諸手当の合計額を算出します。諸手当の中には、課税対象となるものと非課税対象のものがあります。課税対象の例としては、時間外手当や休日手当、役職手当などが挙げられます。 遅刻や欠勤があった場合は、必要に応じて基本給から減額を行います。この基本給と諸手当を足したものが課税支給額となります。

�B交通費を計算する

次に、交通費の計算です。電車やバスなどの公共交通機関を利用して通勤している場合、月15万円以下の交通費は非課税となります。
マイカーやバイクを利用している場合は、通勤距離に応じて非課税の限度額が決められています。ただし、片道2km未満は全額課税対象です。

�C保険料などの控除額を計算する

支給額の計算を終えたら、次は雇用保険料・健康保険料・厚生年金保険料の控除額を算出します。
雇用保険料は、給与額に対し、所定の保険料率を掛けて算出します。雇用保険料率は、厚生労働省より示されている「雇用保険料率表」を参照します。雇用保険料率は、事業の種類によって異なるほか、料率は毎年見直しが行われています。変更があった場合は、毎年4月から適用されます。

健康保険料および厚生年金保険料は、「標準報酬月額」に保険料率を掛けて算出します。標準報酬月額は、保険料を算出する時の基準となる額のことで、一定の金額ごとに区切って等級で示されます。

�D源泉所得税を計算する

続いて、源泉所得税を計算します。源泉所得税とは、企業が従業員に代わって税務署に納付する税金のことです。毎月おおよその額を算出して納める仕組みになっており、年間の正確な所得税額は年末調整により決定します。

源泉所得税を計算する際は、国税庁が公開している源泉徴収税額表を参照します。税制改正などにより、税額表が更新されることもありますので、最新の情報かどうかをチェックしておきましょう。

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�E控除額を差し引く

最後に、基本給と諸手当を合わせた金額から、社会保険料や税金などの控除額を差し引き、最終的な支給額を算出します。

給与計算は、毎月期日までに必ず行わなければならない業務です。正確性・スピード感が求められるのはもちろんのこと、頻繁に改正される法律や制度についても把握し、給与システムなどに反映していく必要があります。

業務そのものはある程度ルーティン化しているとはいえ、従業員数が増えるとその分時間もかかり、担当者の負担も大きくなります。また、年間で見ると、賞与の計算や年末調整など、特定の時期に発生する業務もあります。

膨大な給与計算業務を効率化するには、アウトソーシングサービスの導入も選択肢の一つです。ノウハウを持った専門の事業者に委託することで、担当者の負担軽減、法令違反のリスク回避などが期待できます。

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勤怠状況、各種保険料や税金の額は従業員ごとに異なります。それぞれを正しく把握、計算し、労働基準法に基づいて適切に対応しなければなりません。

ここでは、給与計算業務において注意したいポイントを解説します。

業務範囲を確認する

給与計算を担当する部署は、企業によって異なります。先述したように、総務部や管理部が業務を全て引き受けていることもあれば、人事と経理にまたがって、それぞれで業務を分担していることもあります。自分の部署では、給与計算業務のどの部分を担当するのか、あらかじめ確認しておきましょう。

賃金支払いの5原則を理解しておく

「賃金支払いの5原則」とは、労働基準法第24条に示されている、賃金の支払いに関する5つのルールのことです。万が一違反した場合は、企業側に罰則が与えられますので、きちんと理解しておくことが大切です。それぞれのルールを簡単にご紹介します。

・通貨払いの原則 原則として、賃金は国内で流通する貨幣（日本円）で支払わなければならず、外国通貨や商品券での支払いは認められていません。

・直接払いの原則
賃金は、労働者に直接支払うことと定められています。本人の受け取りが難しい状況を除き、親権者や代理人への支払いは認められていません。

・全額払いの原則
賃金は、全額支払うことと定められていますが、税金や保険料、従業員の合意を得て天引きされる積立金などは例外です。

・毎月1回以上払いの原則
賃金は、毎月1回以上支払われなければなりませんが、ボーナスは例外となります。

・一定期日払いの原則
賃金は、翌月10日、翌月25日など、一定の期日に定期的に支払うことと定められています。毎月末日、支払日が営業日でない場合はその前日、といった形でも問題ありません。ただし、毎月10日〜20日の間など、期日が変動するパターンは認められていません。

残業代の割増しなどに注意する

残業代を計算する時は、割増賃金の加算を忘れないよう注意しましょう。1日8時間、週40時間の法定労働時間を超えた場合は、正社員・アルバイトなどの雇用形態に関わらず、時間外労働による割増率25％以上を上乗せして計算します。また、22時〜翌朝5時までの深夜労働には25％以上、法定休日の労働には35％以上の割増賃金を支払う必要があります。

さらに、1ヶ月あたりの時間外労働が60時間を超えた場合、超えた分に対して50％以上の割増賃金を支払うことになります。

固定給与と非固定給与の確認をする

給与は、「固定給与」と「非固定給与」の2つに分類されます。それぞれに当てはまる給与や違いを把握しておきましょう。

固定給与は、一定の給与として支払われるもので、個人の成績によって変動することがないのが特徴です。月給のほか、資格手当や役職手当、住宅手当などの各種手当、交通費などが当てはまります。

非固定給与は、従業員の勤務状況や成績によって変動する給与のことです。時間外労働や休日出勤・宿直手当のほか、皆勤手当や営業手当などのインセンティブも含まれます。

給与計算業務の基礎知識や手順、注意点などをご紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。給与計算は、一見シンプルな作業にも感じられますが、計算ミスは法令違反のリスクも伴います。

また、近年は働き方改革などの流れを受け、関連法規の改正も頻繁に行われています。計算方法などの基礎知識と合わせて、最新の情報を正しく把握し、適切に業務を進めましょう。必要に応じてアウトソーシングサービスを利用するなど、業務の効率化を目指した工夫ができるとよいかもしれません。

本記事が、給与計算についての知識を深める一助となりましたら幸いです。

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