経理担当者が突然退職した場合のリスクと解決法

 

会社の経理担当者が突然退職してしまった場合、ほかに経理業務ができる方がいないと困ってしまいますよね。
担当者が退職することで考えられるリスクはさまざまあり、退職後のトラブルを解決するために頭を悩ませる経営者様も多いのではないでしょうか?

 

そこで今回は、経理担当者が突然退職した際に考えられるリスクと、それを解決する方法を紹介します。
経理担当者が退職してしまってお困りの経営者様は、ぜひ最後までご覧ください。

 

経理担当者が突然退職してしまったときのリスク

経理担当者が突然退職してしまった場合、さまざまなトラブルが発生するリスクが考えられます。
以下に、主なリスク4点をまとめました。

 

リスク@経理業務が滞る

 

担当者が退職してしまったことで、いままで行えていた経理業務が滞ることが考えられます。
経理は専門知識がないと効率的に行えないものであるため、退職後にほかにできる人材がいなければ経営者様自身が行わなくてはいけないでしょう。

 

しかし、従来の業務フローを把握しておかなければ非常に負担大きくなってしまいます。
経理業務が滞ると会社のお金の動きが把握できなくなり、請求書の発行などが遅れるといったトラブルが考えられます。

 

リスクA引継ぎの時間がない

 

担当者が退職する時期によっては、次の担当者に引き継ぐ時間がない可能性もあります。

 

一般的には、退職する前には事前に引継ぎの準備を行って退職後もスムーズに業務を行えるようにします。
しかし退職理由は人によって異なり、事故や家庭の事情などで突然退職することになった場合は、引き継ぐ時間を取れないまま次の担当者に業務を任せることになるでしょう。

 

退職後に業務を引き継げないまま次の担当者に任せると、さまざまなトラブルが発生する可能性が考えられます。

 

リスクBマニュアルが作成できない

 

会社によっては、マニュアルを作成しないまま経理業務を続けているところもあるでしょう。
しかし、マニュアルが作成できていないまま担当者が退職すると、次の担当者が業務の進め方に困ってしまうことや、トラブル対応ができないリスクがあります。

 

特に経理業務は、小さなミスが大きなトラブルに発展する可能性が高いため、担当者が退職してしまっても対応できるよう、マニュアルを用意しておくことをおすすめします。

 

リスクC属人化により業務を引き継げない

 

中小企業の場合、経理を担当している社員が1人だけというケースもあります。
ほかの社員は業務の内容を知らないことが多く、属人化してしまったことによって担当者が退職すると、ほかに業務ができる社員がいないといったリスクが考えられます。

 

属人化は企業の大きな問題でもあるため、担当者が退職しても困らないよう、日常的にマニュアルやレクチャーを行って特定の社員に業務が偏らないように注意しましょう。

経理担当者を新たに採用するときに考えられる問題

担当者が退職してしまったとき、すぐに新しい人材を雇用したいと考える経営者様は多いでしょう。
しかし、経理ができる人材を採用することは難しい傾向にあり、即座に雇用できないケースも考えられます。

 

ここからは、経理担当者の退職後に新しく人材を採用する方向けに、考えられる2つの問題を詳しく解説していきます。

 

問題@即戦力にならない可能性がある

 

新しい人材を採用するときの問題として、経理業務を経験している人材を雇用したとしても、即戦力として活躍できない可能性があります。
理由としては、会社によって経理業務のフローは大きく異なっており、自社の業務のフローがこなせなければ新規で雇用する意味が薄れてしまいます。

 

一般的に経理ができる人材は面接や試験を行って採用する流れですが、試験では自社の業務フローに適応できるかどうかが測れない点も、雇用が難しい理由の1つでもあります。

 

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問題Aコストと時間がかかる

 

経理担当者に限ったことではありませんが、基本的に新規の人材採用にはコストと時間がかかるものであり、数十万円〜100万円以上かける企業もなかにはあります。
さらに、社内に経理ができる人材がいない場合であれば、経営者自身が業務をこなしつつ採用活動も行っていかなければいけません。

 

特に経理担当者は、社内の業務フローに適応できるかを見極めるためにじっくりと選考を進めていく必要があるため、コストも時間も大きくかかってしまうことが問題です。

経理業務をアウトソーシングするメリット

ここまでで解説してきたように、経理担当者が突然退職すると社内でもトラブルが起きる可能性があり、新しい人材の雇用にも大きなコストや時間がかかります。
そのため、経理業務自体を専門家にアウトソーシングで任せる企業も、多くいらっしゃいます。

 

以下に、アウトソーシングする主な4つのメリットをまとめました。

 

メリット@時間・コストをかけずにプロを雇える

 

経理業務のアウトソーシングを行っている業者は、経理のプロであるため即戦力として利用できることが大きなメリットです。
基本的に、社内でどのような企業の経理業務にも対応できるようマニュアルが作成されているため、自社の業務フローに適応できないといったトラブルの心配がありません。

 

また、プロが行ってくれるため人的ミスが少なく、スピーディに業務を行ってくれるでしょう。

 

メリットAコア業務に専念できる

 

経理業務をアウトソーシングすることで、ほかのコア業務に集中できるという利点もあります。
経理担当者のなかには、ほかの業務と兼任で行っているというケースも多々あるため、コア業務に集中できずにパンクするといったことも考えられます。

 

しかし、業務そのものをアウトソーシングサービスに任せられるようになれば、社員の負担は軽減されて企業の売り上げに直結するような業務を行えるでしょう。

 

メリットB業務が効率化できる

 

従来までは経理業務の担当者が属人化していた場合でも、アウトソーシングにより属人化を気にせず対応処理ができることもメリットの1つです。
社内でもマニュアルの作成や引き継ぎ業務を行う必要がなく、経理業務自体の効率化が可能です。

 

また、プロに任せることで的確なアドバイスがもらえる場合もあり、企業の現状を正確に把握したうえで第三者から見た意見ももらえます。

 

関連記事>>経理業務を効率化する方法やメリット

 

メリットC不正の防止ができる

 

経理業務が特定の人だけで行われている場合、データの改ざんや横領といった不正リスクの可能性が考えられていました。
しかし、アウトソーシングサービスを利用することで管理者が直接データを確認できるので、不正がしにくくなるというメリットがあります。

 

目の届きにくい状況もクリーンな状態にできるため、経営者としては安心して任せられるでしょう。

経理業務をアウトソーシングするデメリット

経理業務をアウトソーシングするメリットは多いですが、反面デメリットもあります。
以下に、主な4つのデメリットをまとめました。

 

デメリット@社内の人材育成ができない

 

経理業務をアウトソーシングするということは、社内で経理ができる人材を育成できないということでもあります。
担当者が退職したあと、社内に経理の知識やノウハウを持った人材がいなくなってしまうので、会社としてのスキルアップができなくなってしまうでしょう。

 

また、将来的に経理担当者を自社に置くことになった場合、ノウハウがなければ難しくなります。

 

デメリットA経理の状況が把握しづらい

 

経理業務を外部の業者に任せることで、担当者が退職する前よりも経理の状況が把握しづらくなることもデメリットの1つでしょう。
最終的な帳簿データは管理者に届くことになりますが、その過程である数字が見えないため、なにか問題があった際に対応が遅れる可能性も考えられます。

 

アウトソーシング業者を選ぶ際は、トラブル時にもサポートしてくれる体制が整ったところを選ぶようにすると安心でしょう。

 

デメリットB情報漏えいのリスクがある

 

経理情報は機密情報であるため、外部には流出させたくないものですよね。
しかし、外部に委託することで情報が漏えいするリスクが考えられます。

 

故意的ではない場合でも、領収書やデータを送付する際に業者が間違って他社に送ってしまう可能性もゼロではありません。
当然、アウトソーシング業者の内部でも情報漏えいを防ぐ体制は整えていますが、リスクがあることには変わりないので注意が必要です。

 

デメリットC業者ごとにクオリティが異なる

 

経理業務のアウトソーシングを行っている業者はさまざまであり、業者によって対応や納品データのクオリティが変わってきます。
そのため、あまりクオリティがよくない業者に依頼するとかえって不備が見つかることやトラブルになる可能性が考えられます。

 

業者選びの段階で、納品物のクオリティが高く信頼性のあるアウトソーシングサービスを意識するようにしましょう。

経理担当者が突然退職した際はアウトソーシングを検討

いかがでしたでしょうか?

 

社内の経理担当者が突然退職した場合、業務の引継ぎができないこと業務が滞ってしまうといったさまざまなリスクが考えられます。
担当者の退職後、新しく担当者を採用する際も手間やコストが非常にかかることや、即戦力になれない可能性があるため、難しいでしょう。

 

そのため、担当者が退職した際は思い切ってアウトソーシングサービスの検討をおすすめします。
外部の業者に任せることで社内業務効率化が実現でき、不正の抑止にもつながるでしょう。

 

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