経理アウトソーシングでよくある失敗例と回避する方法

 

経理業務を負担に感じている経営者様のなかには、業務をアウトソーシングしたいとお考えの方は多いのではないでしょうか?
しかし、場合によってはアウトソーシングが失敗してしまうこともあります。

 

そこで本記事では、経理アウトソーシングでよくある6つの失敗例と、失敗を回避する方法を紹介します。
経理のアウトソーシングで失敗したくないとお考えの経営者様は、ぜひ参考にしてみてください。

 

経理アウトソーシングに任せられる業務

経理のアウトソーシング業者に依頼する業務は、多種多様です。
ここでは、依頼できる主な経理業務を紹介していきます。

 

業務@日常的な経理業務

 

日常的に行う経理業務としては、主に以下の業務があります。

 

日常的な経理業務一覧

     

  • 現金の出納管理
  • 立て替え経費精算
  • 伝票の起票・整理
  • 受注・売り上げの集計
  • 受払処理の確認
  • 新規取引先の登録・信用分析

 

上記の業務は、会社を経営していくなかで日常的に発生する業務です。

 

業務A月次の経理業務

 

経理業務のなかには、日常的に行うものとは別に毎月末に処理をしなければいけないものもあります。
月次の経理業務の内容としては、以下のようなものがあります。

 

月次の経理業務の内容

     

  • 取引先からの入金確認
  • 月次決算
  • 売掛金の滞留分析
  • 予算対比・年度決算見込み分析
  • 源泉所得税の処理
  • 給与計算・支払い
  • 請求書の発行・取引先への支払い
  • 社会保険料の納付

 

上記の作業は、1か月のなかでも上旬〜下旬にかけて行っていくものです。

 

業務B年次の経理業務

 

経理業務は、1年間を通して行わなければいけないものもあります。
年次の経理業務としては、以下のようなものがあります。

 

年次の経理業務の内容

     

  • 決算作業
  • 開示資料の作成
  • 税務申告
  • 中間申告・納税
  • 年末調整
  • 債務資産税・法定調書
  • 予算の立案
  • 残高確認

 

年次の経理業務のなかでも非常に重要なものは、年次決算です。
その他、税金の納付などさまざまな業務が発生します。

 

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経理をアウトソーシングするメリット

 

経理をアウトソーシングするメリットは、いくつかあります。
以下に、主な5つのメリットを紹介します。

 

メリット@コストカットに役立つ

 

社内に経理担当者を置く場合、必然的に人件費が発生します。
また、クラウド会計などのシステムを導入している場合も、ランニングコストがかかってしまうでしょう。

 

しかし、経理をアウトソーシングすれば社内に担当者を配置する必要もなく、人件費の削減にもつながります。
社内で使う経理システムのコスト削減にも、大きく役立つでしょう。

 

メリットAコア業務に集中できる

 

経理担当者のなかには、経理業務とは別に会社の事業に関わる仕事を兼務している方もいらっしゃいます。
特に人手が足りず、知識も不十分なまま担当を任されてしまうと煩雑な作業のなかで、ミスが起きてしまうリスクも考えられます。

 

アウトソーシングサービスを利用することで、担当者は煩雑な作業から解放され、コア業務に集中できるでしょう。

 

メリットB経理業務が効率化される

 

経理のアウトソーシングを行っている会社では、各会社の状況にあわせた効率的な業務フローを組み立てます。
そのため、社内で行うよりも正確性や作業スピードが上がる可能性が高く、業務自体の効率化につながります。

 

また、アウトソーシング業者が納品するデータはきれいに整理されているため、見やすくほかの事業計画への流用も可能でしょう。

 

メリットC社内リスクの回避

 

社内で経理業務を行う際は、担当者に任せきりになってしまうことも多いため、不正のリスクが高まります。
ほかにチェックする人間がいないと、改ざんや横領がしやすくなる状況になるでしょう。

 

しかし、アウトソーシング業者は不正に関して厳しいチェック体制を整えているため、安心して任せられます。

 

メリットD担当者の突然の退職にも対応できる

 

経理業務を決まった担当者に任せきりにしている場合、経理業務自体が属人化します。
そのため、突然担当者が退職した場合などは、ほかに対応できる人員がおらず経理業務が滞ってしまうでしょう。

 

経理業務をアウトソーシングすれば、属人化することなく誰でも業務フローに沿って作業ができるというメリットがあります。

 

関連記事>>経理アウトソーシング(代行)のメリットとデメリット、業者の選び方

経理をアウトソーシングするデメリット

経理をアウトソーシングするメリットは多いですが、当然デメリットもあります。
主な2つのデメリットを、以下にまとめました。

 

デメリット@経理業務のマニュアル化が必要

 

経理業務を外部のアウトソーシング会社に任せる場合、まず現在の社内でどのように行っていたかのマニュアルを作成する必要があります。
会社によっては、独自の社内ルールや書類の書式を使っていることもあるため、マニュアルを作成して引継ぎを行います。

 

そのため、マニュアル作成に手間がかかってしまうと感じる方もなかにはいらっしゃるでしょう。

 

デメリットA自社にノウハウが残らない

 

経理業務を完全にアウトソーシングする場合、自社内に経理のノウハウが残らないこともデメリットだといえます。
将来的に社内で行うことになった場合、新しく社内で回すための業務フローを構築することや、新規で担当者を育成する必要があるでしょう。

 

アウトソーシング会社のなかには、社員を育成するサービスを行っているところもあるため、将来的に内製化を考えている場合は相談することをおすすめします。

経理のアウトソーシングでよくある失敗例

経理アウトソーシングは上手く利用できれば効率化に役立ちますが、場合によっては失敗してしまったと感じることもあります。
ここからは、経理のアウトソーシングでよくある失敗例を6つ紹介します。

 

失敗例@コストカットがうまくできなかった

 

コストカットを目的にアウトソーシングを依頼したはずなのに、かえって大きくコストがかかって失敗したというケースは多々あります。
選んだアウトソーシング会社や依頼した業務範囲によっては、割高になってしまう可能性も考えられるため、失敗しないよう依頼する前には慎重に検討しましょう。

 

失敗例A経理業務のフローが自社に合わなかった

 

アウトソーシング会社のなかには、独自のシステムを利用したフローを組み立てることがあり、書式やデータの作成方法などを統一するよう求められる場合があります。
そのため、使い慣れないシステムを使うことになるケースや、書式の変換などでかえって業務効率が落ちてしまう失敗も考えられます。

 

事前にアウトソーシング会社と相談して、失敗しないよう自社に合ったフローで経理業務ができるようにしましょう。

 

失敗例Bコミュニケーションがとれない

 

経理業務をアウトソーシングに依頼した際、税理士や社労士が別々の会社であるために、コミュニケーションが上手くとれず失敗した例もあります。
また、担当者とのコミュニケーションがとれずに、トラブルが発生するリスクも考えられます。

 

可能な限りアウトソーシング先は1つにまとめて、担当者とコミュニケーションが綿密に取れるかどうかを事前に確認しましょう。

 

失敗例C柔軟な対応をしてもらえなかった

 

経理業務のなかには、突発的に起こる作業もいくつかあるでしょう。
その際、アウトソーシング会社に依頼しても業務範囲外だといわれて断られるといった失敗例も多々あります。

 

事前に柔軟な対応ができるかどうかを確認して、アウトソーシング会社を選びましょう。

 

失敗例D会社にあった経理をしてもえなかった

 

経理業務は会社の理念や目標とも密接に関わっており、会社にあった経理業務を行っていかなくてはいけません。
しかし、アウトソーシング会社に理念や目標を理解してもらえず、会社に合わない業務フローを組み立てられてしまう失敗もあります。

 

アウトソーシング先には会社の理念や目標をよく説明し、経営をよくするためのアドバイスをしてもらえるようなところを選びましょう。

 

失敗例E担当者の引継ぎがうまくいかなかった

 

アウトソーシング会社に任せる場合は、それまで自社で経理を担当していた担当者から業務内容を引き継ぐ必要があります。
しかし、引継ぎに作業に慣れていない担当者にとっては、意図を正確に伝えることは難しいでしょう。

 

その結果、引継ぎがうまくいかなかったという失敗も考えられます。
アウトソーシング会社を選ぶ際は、引継ぎサポートをしてくれるかも確認しておきましょう。

経理アウトソーシングでの失敗を防ぐ方法

経理のアウトソーシングで失敗する可能性はありますが、失敗しない方法を意識すれば業務の効率化が図れるでしょう。
以下に、失敗しないための3つの方法をまとめました。

 

方法@経理アウトソーシングを行う目的を明確にする

 

経理のアウトソーシングを依頼する前に、なぜ依頼する必要があるのかの目的を明確にしましょう。
目的が不明瞭なまま依頼をすると、現在の悩みが解決できないだけではなく、かえってコストがかかってしまったと失敗するケースも考えられます。

 

アウトソーシングを依頼するための目的の例としては、以下のようなものが挙げられます。

 

経理アウトソーシングを依頼する目的の例

     

  • 社内の経理業務の負担を軽減したい
  • コストカットをしたい
  • 経理担当者がいなくなって困っている

 

上記のように、会社によって抱えている課題はさまざまであるため、まずは目的を決めてから課題解決である方法の1つとして、アウトソーシングを検討しましょう。

 

方法A担当者とコミュニケーションを綿密にとる

 

経理業務をアウトソーシング会社に依頼する場合、完全に任せきりにするのではなく積極的に担当者とコミュニケーションをとって状況を共有することが必要です。
コミュニケーションを取らないまま業務を任せてしまうと、細かい点で意図や情報が違っていることや、業務が非効率になってしまう失敗も考えられます。

 

場合によっては大きなトラブルに発展する可能性もあるため、定期的にアウトソーシング先とコミュニケーションを行うようにしましょう。

 

方法B引継ぎの環境を整えておく

 

アウトソーシング会社に経理業務を引き継ぐ際、マニュアルの作成や引き継ぐ業務内容をまとめておかなくてはいけません。
そのため、事前に業務のフローを整理して引継ぎの環境を整えておきましょう。

 

依頼する範囲によっては割高になってしまって失敗する可能性もあるため、必要最低限の業務だけ引き継ぐようにすることをおすすめします。

失敗しない経理アウトソーシングの選び方

 

ここからは、失敗しない経理アウトソーシング会社の3つの選び方を紹介していきます。
選び方を確認して、失敗しないように慎重に依頼する会社を選ぶようにしましょう。

 

選び方@引継ぎの際のサポートが充実しているかを確認

 

経理担当者のなかには、引継ぎがうまくできるか不安な方もいらっしゃるのではないでしょうか。
その際、アウトソーシング会社から引継ぎのサポートをしてもらえれば失敗の心配もなく安心ですよね。

 

アウトソーシングの会社のなかには、マニュアルの作成方法から経理業務のコンサルタントまで行ってくれるところもあります。
引継ぎに不安な方は、引継ぎサポートを行ってくれる会社を選ぶとよいでしょう。

 

選び方A実績や経験が豊富かどうかを確認

 

経理業務は会社によってフローが異なるため、実績や経験が豊富な会社であればさまざまなケースでの業務フローが立てられます。
会社独自のフローにも柔軟に対応できる可能性も高く、経営者目線での的確なアドバイスも期待できるでしょう。

 

そのため、アウトソーシング会社を選ぶ際は、実績や経験の数を1つの目安として比較すると失敗しづらいでしょう。

 

選び方Bサポート範囲が広いかどうかを確認

 

経理業務にはさまざまな種類があり、なかには税理士や社労士が専門的に行う業務もあります。
そのため、一部の業務からほかの業務も任せたいと考えた際に、アウトソーシング会社が対応できないという失敗も考えられます。

 

事前にサポートできる範囲を確認しておき、なるべくさまざまな作業を任せられる会社を選ぶとよいでしょう。

経理のアウトソーシングで失敗しないためにも会社選びは慎重に行う

いかがでしたでしょうか?

 

経理をアウトソーシングすることで業務が効率化する場合もありますが、かえってコストが多くかかってしまうことや業務が非効率になってしまう失敗もあります。
失敗しないためには、経理アウトソーシング会社選びを慎重に行うことや、引継ぎの環境を整えておくことが重要でしょう。

 

会社によってサポートできる範囲は異なるため、事前によく確認してから失敗しない会社選びをおすすめします。

 

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