経理アウトソーシングでよくある失敗例と回避する方法

経理業務を負担に感じている経営者様のなかには、業務をアウトソーシングしたいとお考えの方は多いのではないでしょうか？
しかし、場合によってはアウトソーシングが失敗してしまうこともあります。
そこで本記事では、経理アウトソーシングでよくある6つの失敗例と、失敗を回避する方法を紹介します。
経理のアウトソーシングで失敗したくないとお考えの経営者様は、ぜひ参考にしてみてください。

経理のアウトソーシングとは、企業が自社内で行っている経理業務を外部の専門業者に委託することです。
具体的には、会計処理、財務報告、税務申告、給与計算など、経理に関する業務をすべて、外部のアウトソーシング先に任せることができます。
アウトソーシングを利用することで、企業は専門的な業務を効率的かつ正確に行うことができ、経費削減や人事問題の軽減など、多くのメリットを得ることができます。
また、アウトソーシング先の専門家の高いスキルや最新の情報を活用することもでき、経理業務の質の向上にもつながります。

経理のアウトソーシング業者に依頼する業務は、多種多様です。
ここでは、依頼できる主な経理業務を紹介していきます。

業務�@日常的な経理業務

日常的に行う経理業務としては、主に以下の業務があります。

日常的な経理業務一覧

　
• 現金の出納管理
• 立て替え経費精算
• 伝票の起票・整理
• 受注・売り上げの集計
• 受払処理の確認
• 新規取引先の登録・信用分析

上記の業務は、会社を経営していくなかで日常的に発生する業務です。

業務�A月次の経理業務

経理業務のなかには、日常的に行うものとは別に毎月末に処理をしなければいけないものもあります。
月次の経理業務の内容としては、以下のようなものがあります。

月次の経理業務の内容

　
• 取引先からの入金確認
• 月次決算
• 売掛金の滞留分析
• 予算対比・年度決算見込み分析
• 源泉所得税の処理
• 給与計算・支払い
• 請求書の発行・取引先への支払い
• 社会保険料の納付

上記の作業は、1か月のなかでも上旬〜下旬にかけて行っていくものです。

業務�B年次の経理業務

経理業務は、1年間を通して行わなければいけないものもあります。
年次の経理業務としては、以下のようなものがあります。

年次の経理業務の内容

　
• 決算作業
• 開示資料の作成
• 税務申告
• 中間申告・納税
• 年末調整
• 債務資産税・法定調書
• 予算の立案
• 残高確認

年次の経理業務のなかでも非常に重要なものは、年次決算です。
その他、税金の納付などさまざまな業務が発生します。

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経理をアウトソーシングするメリットは、いくつかあります。
以下に、主な5つのメリットを紹介します。

メリット�@コストカットに役立つ

社内に経理担当者を置く場合、必然的に人件費が発生します。
また、クラウド会計などのシステムを導入している場合も、ランニングコストがかかってしまうでしょう。

しかし、経理をアウトソーシングすれば社内に担当者を配置する必要もなく、人件費の削減にもつながります。
社内で使う経理システムのコスト削減にも、大きく役立つでしょう。

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メリット�Aコア業務に集中できる

経理担当者のなかには、経理業務とは別に会社の事業に関わる仕事を兼務している方もいらっしゃいます。
特に人手が足りず、知識も不十分なまま担当を任されてしまうと煩雑な作業のなかで、ミスが起きてしまうリスクも考えられます。

アウトソーシングサービスを利用することで、担当者は煩雑な作業から解放され、コア業務に集中できるでしょう。

メリット�B経理業務が効率化される

経理のアウトソーシングを行っている会社では、各会社の状況にあわせた効率的な業務フローを組み立てます。
そのため、社内で行うよりも正確性や作業スピードが上がる可能性が高く、業務自体の効率化につながります。

また、アウトソーシング業者が納品するデータはきれいに整理されているため、見やすくほかの事業計画への流用も可能でしょう。

メリット�C社内リスクの回避

社内で経理業務を行う際は、担当者に任せきりになってしまうことも多いため、不正のリスクが高まります。
ほかにチェックする人間がいないと、改ざんや横領がしやすくなる状況になるでしょう。

しかし、アウトソーシング業者は不正に関して厳しいチェック体制を整えているため、安心して任せられます。

メリット�D担当者の突然の退職にも対応できる

経理業務を決まった担当者に任せきりにしている場合、経理業務自体が属人化します。
そのため、突然担当者が退職した場合などは、ほかに対応できる人員がおらず経理業務が滞ってしまうでしょう。

経理業務をアウトソーシングすれば、属人化することなく誰でも業務フローに沿って作業ができるというメリットがあります。

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経理をアウトソーシングするメリットは多いですが、当然デメリットもあります。
主な2つのデメリットを、以下にまとめました。

デメリット�@経理業務のマニュアル化が必要

経理業務を外部のアウトソーシング会社に任せる場合、まず現在の社内でどのように行っていたかのマニュアルを作成する必要があります。
会社によっては、独自の社内ルールや書類の書式を使っていることもあるため、マニュアルを作成して引継ぎを行います。

そのため、マニュアル作成に手間がかかってしまうと感じる方もなかにはいらっしゃるでしょう。

デメリット�A自社にノウハウが残らない

経理業務を完全にアウトソーシングする場合、自社内に経理のノウハウが残らないこともデメリットだといえます。
将来的に社内で行うことになった場合、新しく社内で回すための業務フローを構築することや、新規で担当者を育成する必要があるでしょう。

アウトソーシング会社のなかには、社員を育成するサービスを行っているところもあるため、将来的に内製化を考えている場合は相談することをおすすめします。

経営状況の把握が遅れる

経理をアウトソーシングする場合、自社内で経理業務を行っていた場合よりも、情報の伝達に時間がかかることがあります。経営数字の把握が遅れ、赤字体質に陥ることもあるでしょう。
たとえば、自社内で経理業務を行っていた場合は、毎月の財務諸表の作成や予算の実績管理など、状況把握が比較的スピーディに行えます。
しかし、アウトソーシングする場合は、業務委託契約書に基づいて業務を行うため、報告書や受発注書などのやり取りが必要です。
このやり取りに時間がかかることがあるため、経営数字の把握が遅れるリスクが生じるということです。

とくに、決算期間には、期末決算の処理や税務申告書に関する書類の提出が必要であり、アウトソーシング業者が提供する業務報告書や会計書類が遅れた場合、期限一杯までに申告や報告書を提出するために急ぐ必要があります。
このようなストレスを感じるのは、経営者や経理担当者であることは明白です。
経理業務のアウトソーシングを考える際には、自社の業務量や必要な人数の検討に加え、情報の伝達に関しても事前に十分な説明を受け、細心の注意を払うことが大切です。

経理アウトソーシングは上手く利用できれば効率化に役立ちますが、場合によっては失敗してしまったと感じることもあります。
ここからは、経理のアウトソーシングでよくある失敗例を6つ紹介します。

失敗例�@コストカットがうまくできなかった

コストカットを目的にアウトソーシングを依頼したはずなのに、かえって大きくコストがかかって失敗したというケースは多々あります。
選んだアウトソーシング会社や依頼した業務範囲によっては、割高になってしまう可能性も考えられるため、失敗しないよう依頼する前には慎重に検討しましょう。

失敗例�A経理業務のフローが自社に合わなかった

アウトソーシング会社のなかには、独自のシステムを利用したフローを組み立てることがあり、書式やデータの作成方法などを統一するよう求められる場合があります。
なかには使用ソフトの指定や、システムの全面変更のため、使い慣れないシステムを使うことになるケースや、書式の変換などでかえって業務効率が落ちてしまう失敗も考えられます。
事前にアウトソーシング会社と相談して、失敗しないよう自社に合ったフローで経理業務ができるようにしましょう。

失敗例�Bコミュニケーションがとれない

経理業務をアウトソーシングに依頼した際、税理士や社労士が別々の会社であるために、コミュニケーションが上手くとれず失敗した例もあります。
資料共有などのために、結局1人分の人件費が多くかかったケースです。
また、担当者とのコミュニケーションがとれずに、トラブルが発生するリスクも考えられます。
可能な限りアウトソーシング先は1つにまとめて、担当者とコミュニケーションが綿密に取れるかどうか事前に確認しましょう。

失敗例�C柔軟な対応をしてもらえなかった

経理業務のなかには、突発的に起こる作業もいくつかあるでしょう。
その際、アウトソーシング会社に依頼しても業務範囲外だといわれて断られるといった失敗例も多々あります。
事前に柔軟な対応ができるかどうかを確認して、アウトソーシング会社を選びましょう。

失敗例�D会社にあった経理をしてもえなかった

経理業務は会社の理念や目標とも密接に関わっており、会社にあった経理業務を行わなくてはいけません。
しかし、アウトソーシング会社に理念や目標がうまく共有できず、会社に合わない業務フローを組み立てられてしまう失敗もあります。
アウトソーシング先には会社の理念や目標をよく説明し、経営をよくするためのアドバイスをしてもらえるようなところを選びましょう。

失敗例�E担当者の引継ぎがうまくいかなかった

アウトソーシング会社に任せる場合は、それまで自社で経理を担当していた担当者から業務内容を引き継ぐ必要があります。
しかし、引継ぎ作業に慣れていない担当者にとっては、意図を正確に伝えることは難しいでしょう。
また、引継がれる側も受け身になって、説明はほとんど育休予定の経理担当者任せになるケースも見受けられます。
アウトソーシング会社を選ぶ際は、引継ぎサポートをしてくれるかも確認しておきましょう。

失敗例�F経営状況の把握を怠った

経営状況の把握を怠ったことによる失敗は、アウトソース先の専門家が会計処理を担当するため、経理部や財務部が情報にアクセスできなくなることが原因となります。
企業が経営状況を正確に把握できないと、重要な経営戦略の決定や問題解決が遅れることになるため、状況を早期に発見できなくなり、大きな損失を被る可能性があります。
また、会計処理の内容に関しても、アウトソース先の責任に任せきりにせず、自社でも一定の確認を行うことが重要です。
経営状況や会計処理の内容を正確に把握し、必要な対策を早期に実行することが成功への必須条件となります。

失敗例�G業者の専門性が足りなかった

経理のアウトソーシングでは、必ず専門的な知識や技能がある業者を選ぶように心掛ける必要があります。
しかし、選び方が失敗した場合、業者が抱える問題や変化に対して適切な対応を行わず、経理業務の品質が低下してしまうことがあります。

また、業者が専門性に欠けている場合、最新の法律や規制、税金制度に詳しくない可能性があるため、経理処理に不備が生じてしまうことがあります。
さらに、業者が複数の企業と契約を結んでいる場合、自社の経理業務に費やす時間を短縮するため、こちらの業務の優先度が下がってしまうことも考えられます。
このように、業者の専門性が足りなかった場合、経理処理に不備が生じることがあり、経営状況の把握が遅れ、経営に悪影響を与える可能性があります。
業者選びの際には、経験や実績、スキルや業務体系等を十分に検討し、自社に適した業者を選ぶようにしてください。

経理のアウトソーシングで失敗する可能性はありますが、失敗しない方法を意識すれば業務の効率化が図れるでしょう。
以下に、失敗しないための3つの方法をまとめました。

方法�@経理アウトソーシングを行う目的を明確にする

経理のアウトソーシングを依頼する前に、なぜ依頼する必要があるのかの目的を明確にしましょう。
目的が不明瞭なまま依頼をすると、現在の悩みが解決できないだけではなく、かえってコストがかかってしまったと失敗するケースも考えられます。

アウトソーシングを依頼するための目的の例としては、以下のようなものが挙げられます。

経理アウトソーシングを依頼する目的の例

　
• 社内の経理業務の負担を軽減したい
• コストカットをしたい
• 経理担当者がいなくなって困っている

上記のように、会社によって抱えている課題はさまざまであるため、まずは目的を決めてから課題解決である方法の1つとして、アウトソーシングを検討しましょう。

方法�A担当者とコミュニケーションを綿密にとる

経理業務をアウトソーシング会社に依頼する場合、完全に任せきりにするのではなく積極的に担当者とコミュニケーションをとって状況を共有することが必要です。
コミュニケーションを取らないまま業務を任せてしまうと、細かい点で意図や情報が違っていることや、業務が非効率になってしまう失敗も考えられます。

場合によっては大きなトラブルに発展する可能性もあるため、定期的にアウトソーシング先とコミュニケーションを行うようにしましょう。

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方法�B引継ぎの環境を整えておく

アウトソーシング会社に経理業務を引き継ぐ際、マニュアルの作成や引き継ぐ業務内容をまとめておかなくてはいけません。
そのため、事前に業務のフローを整理して引継ぎの環境を整えておきましょう。

依頼する範囲によっては割高になってしまって失敗する可能性もあるため、必要最低限の業務だけ引き継ぐようにすることをおすすめします。

ここからは、失敗しない経理アウトソーシング会社の3つの選び方を紹介していきます。
選び方を確認して、失敗しないように慎重に依頼する会社を選ぶようにしましょう。

選び方�@引継ぎの際のサポートが充実しているかを確認

経理担当者のなかには、引継ぎがうまくできるか不安な方も多いでしょう。
その際は、アウトソーシング会社から引継ぎのサポートをしてもらえば失敗の心配もなく安心です。
アウトソーシングの会社のなかには、マニュアルの作成方法から経理業務のコンサルタントまで行ってくれるところもあります。
引継ぎに不安な方は、引継ぎサポートを行ってくれる会社を選ぶとよいでしょう。

選び方�A実績や経験が豊富かどうかを確認

経理業務は会社によってフローが異なるため、実績や経験が豊富な会社であればさまざまなケースでの業務フローが立てられます。
会社独自のフローにも柔軟に対応できる可能性も高く、経営者目線での的確なアドバイスも期待できるでしょう。
そのため、アウトソーシング会社を選ぶ際は、実績や経験の数を1つの目安として比較すると失敗しづらいでしょう。

関連記事：経理アウトソーシングの導入事例

選び方�Bサポート範囲が広いかどうかを確認

経理業務にはさまざまな種類があり、なかには税理士や社労士が専門的に行う業務もあります。
そのため、一部の業務からほかの業務も任せたいと考えた際に、アウトソーシング会社が対応できないという失敗も考えられます。
必ず、事前にサポート範囲を確認しておきましょう。

選び方�Cセキュリティ対策の強度を確認する

経理アウトソーシングを選ぶ際に、セキュリティ対策の強度を確認することは非常に重要です。
情報システムやデータ管理に不備があると、個人情報漏洩や情報の改竄などのリスクが生じます。
具体的に、セキュリティ対策の強度を確認するためには以下のような点が挙げられます。

• データの保管場所や管理体制を確認する。
• 継続的なセキュリティ対策の実施状況（例：ファームウェアの更新、サーバーの監視、アンチウイルスソフトの導入など）を確認する。
• 社員教育の実施状況を確認する。
• 契約書や取り決めにセキュリティに関する条項が含まれているかを確認する。

また、アウトソース先においても、以下のようなセキュリティ対策を実施することが望まれます。

• 社員に対する教育・遵守要綱の明確化
• 物理セキュリティの確保（セキュリティーガードの配置や、入退室管理の強化など）
• 論理セキュリティの確保（IDやパスワードの管理や、ファイアウォール等の導入など）

以上の点を確認することによって、セキュリティ対策の強度を評価し、最適なアウトソース先の選定ができます。

選び方�D口コミを確認する

経理アウトソーシングを選ぶ際に、口コミを確認することは重要です。
実際にそのアウトソース先を利用した企業や個人の声を知ることができるため、自社に合った信頼性の高いアウトソース先を選ぶことができます。

口コミは、さまざまな場所で入手することができます。
たとえば、SNSやブログ、レビューサイトなど、インターネット上には多くの口コミが存在しています。
また、業界イベントやセミナーなどに参加することでも、直接人と話をすることができるため情報収集ができます。

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経理のアウトソーシングにかかる費用は、業務内容やアウトソース先の業者によって異なります。
しかし、一般的には以下のような費用がかかることが多いです。

• 月額基本料金

アウトソース業者によって異なりますが、月額10万円〜50万円程度が一般的です。

• 業務内容による追加費用

月次決算や年次決算、税務申告などの繁忙期や特別な業務に対しては、追加料金が発生する場合があります。

• 出張費用や通信費用

アウトソース先とのコミュニケーションや打ち合わせなどのために、出張や通信費用が発生する場合があります。

• その他の費用

アウトソース先によっては、設備投資やソフトウェアの購入費用などが発生する場合があります。

以上が一般的な費用相場ですが、最終的な費用は業務内容やアウトソース先の業者によって異なりますので、見積もりを十分に比較し、自社に合ったアウトソース先を選択することが重要です。

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いかがでしたでしょうか？

経理をアウトソーシングすることで業務が効率化する場合もありますが、かえってコストが多くかかってしまうことや業務が非効率になってしまう失敗もあります。
失敗しないためには、経理アウトソーシング会社選びを慎重に行うことや、引継ぎの環境を整えておくことが重要でしょう。
会社によってサポートできる範囲は異なるため、事前によく確認してから失敗しない会社選びをおすすめします。
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