経理業務を効率化する方法やメリット

 

経理業務に時間を取られて悩んでいる方や、経理担当者の工数を減らしてほかの仕事に集中させたいと考えている方は多いのではないでしょうか?
実は効率化の方法としてはいくつかあり、結果的にほかの仕事の効率化につながった例もあります。

 

今回は、経理業務を効率化する重要性やメリット、効率化のポイントなどを紹介します。
経理業務を効率化したいとお考えの経営者様は、ぜひご覧ください。

 

 

中小企業が経理業務を効率化する必要性

中小企業の経理部門が行う仕事はさまざまな種類があり、月末や年末などの処理だけではなく日々の管理も含めると非常に煩雑になりがちな傾向にあります。
そのため、経理業務を効率化して人員リソースを効率的に使っていくことが重要です。

 

まずは、現在の中小企業が陥りがちな経理周りのトラブルを知ったうえで、効率化を目指しましょう。

 

中小企業の経理業務の現状

 

中小企業のなかには、人員リソースをコンパクト化するために経理を専門に行う部署をつくらず、各担当者に任せている場合も多いです。
中小企業は大手企業ほど処理するデータが多くないため、結果的に少人数で作業できることもあって、専門部署を作らないというケースも多々あります。

 

しかし、担当者に任せきりにしてしまうと、担当者が急に休職することになった場合や退職してしまったときにほかに対応できる人がおらず困ってしまうでしょう。
特に、経理業務のフローについてのマニュアルが作成されていない場合、誰も作業を進められず経営者様自身がやることになる可能性もあります。

 

また、経理担当者をすぐに雇おうと考えても、選考にコストや時間がかかってしまうため経理やコア業務との両立が難しく、仕事量がパンクしてしまうことも考えられます。
中小企業の場合はコストや人員に余裕がない場合も多いため、つい経理業務の体制づくりを後回しにしがちになってしまうことが現状です。

 

経理業務を効率化する意味とは

 

経理業務を効率化する意味は、当然突然担当者がいなくなってしまったときのトラブルを防ぐ目的もありますが、それだけではありません。
効率化できる仕組みづくりをすることで、正確性やリスク管理を重視したレベルの高い経理が可能です。

 

たとえば、フロー内に第三者がチェックをするといった項目を組み込むことで、単純なミスに気付けることや不正をしにくくする状況にできるでしょう。

 

また、昨今ではペーパーレス化が進んでおり各種書類も電子データに変換することも効率化につながります。
経理データが電子化することで、会社の事業計画やほかの仕事の効率化にも役立てられるでしょう。

 

このように、経理業務を効率化することでリスク回避だけではなく会社全体の業務効率化にも役立てられます。

経理業務が非効率になりやすい理由

経理業務が非効率になる理由は企業によってさまざまですが、ここでは主な3つの理由を紹介します。
非効率になってしまっている理由を知ったうえで、効率化に役立てるようにしましょう。

 

理由@属人化になりやすいため

 

経理業務は専門性が高いため、知識のある担当者に任せきりになってしまうケースが多く、結果として属人化しやすい傾向があります。
特にマニュアルのない企業では、担当者が独自のフローでチェックや対応を行っている可能性が高く、ほかの社員では対応できないケースも考えられます。

 

属人化してしまうと次の担当者への引継ぎがしにくくなるため、なるべく誰でも分かるような業務フローを組み立てるようにしましょう。

 

理由A紙媒体の運用が多いため

 

経理業務の特徴の1つとして、ほかの仕事と比較して紙媒体での運用が多い点が挙げられます。
請求書や領収書などを紙媒体で発行しているケースも多く、書類整理や押印作業・郵送作業などさまざまな作業を行わなければいけません。

 

現在では電子帳簿保存法の改正により、請求書なども電子データで保管することが認められているため、業務効率化のためにも電子化を進めていく必要があるでしょう。

 

理由B求められる責任能力が高いため

 

経理業務は基本的に金銭を取り扱う仕事であるため、ミスの許されない重要な仕事です。
そのため、求められる責任能力が高く慎重に対応した結果、スピードが落ちてしまう傾向があります。

 

しかし、経理業務の対応には基本的に期日が設けられるため、スピードも重視されます。
正確性とスピードの両方が必要なので、対応できる人が自然と限られてしまい、結果的に属人化や非効率なフローになってしまうというわけです。

 

業務フローを見直して、誰でも正確かつスピーディに経理ができるようなマニュアルの作成や、効率化の方法を考えるとよいでしょう。

経理業務を効率化するメリット

経理業務を効率化することで、企業にとってさまざまなメリットがあります。
以下に、効率化による主な4つのメリットをまとめました。

 

メリット@経営判断のスピード化

 

経理業務を効率化する方法によっては、売り上げや支出金といった会社の予算状況が明確になるため、事業計画や経営に関する判断がスピーディにできる可能性があります。

 

たとえば、システムを使うと情報データがリアルタイムで一元化できるので、事業計画にも使いやすく経営判断の効率化ができます。
また、経理業務の効率化だけではなく、ほかの業務の効率化や売り上げ向上にも役立てられるでしょう。

 

メリットA担当者の負担軽減

 

経理業務の担当者は、常に膨大な量の経理作業に追われて仕事が煩雑になっているケースが多々あります。
特に別の業務と兼任している場合は、担当者への負担がさらに大きくなってしまうでしょう。

 

担当者の負担軽減につながるように経理業務を効率化すれば、それだけ他の仕事に割く時間も作れてストレスなく働ける環境にできます。

 

メリットBコストの削減

 

経理業務を効率化する方法はいくつかあり、効率化の方法によってはコストを大きく下げられるでしょう。
たとえば、会計ソフトの導入やアウトソーシングによって、社内の経理担当者置く必要がなくなり、人件費の削減にもつながります。

 

残業時間も削減できれば、それだけ残業代を支払わなくてもよくなるためコスト削減ができるでしょう。

 

メリットCミスの減少

 

基本的に経理業務は複雑であり、人の手でデータ入力や入金などを行う場合は人的ミスが多発する可能性が高いです。
しかし、システムを使うことや外部の業者にアウトソーシングすることで、効率化かつ正確に経理業務を遂行できます。

 

ミスの許されない経理業務にとって、人的ミスは大敵であるため正確性を意識した業務フローは重要でしょう。

経理業務を効率化するポイント

ここからは、経理業務を効率化するための3つのポイントを紹介します。
ポイントを押さえて、自社に合った方法で効率化を目指しましょう。

 

ポイント@期日で業務の優先度を仕分けする

 

経理業務はそれぞれに期日が設けられているため、優先度にあわせて業務を仕分けすることで効率化を図れます。
具体的には、月末が期日のもの・年末が期日のもの・決算月が期日のものなど、期日ごとに業務を分け、期日の早いものから優先的に行っていくとよいでしょう。

 

優先順位をつけて、どの仕事から手を付けるかを考えることで業務の効率化ができます。

 

ポイントA細分化して業務を洗い出す

 

一口に経理業務といっても、実際にはさまざまな作業が発生します。
たとえば請求業務を行う場合、請求額の確定・請求書の作成・印刷・承認・押印・送付といった手順ごとでの作業が必要です。

 

それぞれの作業には人員や工数・時間がかかるため、多数ある経理業務のなかでもさらに細分化して実際にかかる作業工程を洗い出しさないと、効率化はできません。
業務を細分化することで無駄な工程がないかを確認できますし、システムやアウトソーシング導入の検討材料にもなるでしょう。

 

ポイントBECRSの法則でフローを見直す

 

経理業務の仕分けや細分化をするだけでは効率化はできないため、そこからさらにECRSの法則で業務フロー自体を見直す必要があります。
ECRSとは、業務の効率化をするために取り入れられている考え方であり、以下のような内容となっています。

 

ECRSの法則

E:Eliminate(なくせないか) その作業をなくせないかを検討
C:Combine(一緒にできないか) その作業とほかの作業を統合できないかを検討
R:Rearrange(替えられないか) 業務の順序を入れ替えて効率化できないか検討
S:Simplify(簡単にできないか) 業務を単純化して簡単にできないか検討

 

上記の手順で経理業務の効率化を考えることで、フローの改善が図れるでしょう。

経理業務を効率化するおすすめの方法

経理業務の効率化に役立つ方法はいくつかあり、会社や状況によって最適な効率化の方法は異なります。
ここでは、よく用いられる代表的な効率化の方法を4点紹介していきます。

 

効率化の方法@ペーパーレス化

 

紙媒体の処理作業が多い経理業務では、ペーパーレス化は業務の効率化に非常に役立ちます。

 

各種書類をデータ化してまとめることで、検索がしやすく書類の紛失といったミスも軽減されるでしょう。
電子データで社内運用する体制が整えば、承認や押印といった作業も都度責任者に書類を持っていく必要はなく、メールで送信するだけで完了できます。

 

また、印刷コストや保管スペースも大幅に削減できるため、効率化だけではなくコストカットの効果も見込めます。

 

効率化の方法Aキャッシュレス化

 

会社によっては、毎月支払う給料以外に営業交通費や事務用品の購入などの細かい出費を、小口現金で支払っているケースがあります。
小口現金での経費精算はその入出金の管理をつけなければならず、計算自体が細かくなるため経理担当者の負担が大きくなります。

 

しかし、交通系電子マネーの利用や企業向けのクレジット決済などを利用してキャッシュレス化すると、入出金の履歴がすべてシステム上で管理可能です。
計算ミスや人的ミスが軽減され、過去の履歴も一覧データでみられるというメリットも期待できるでしょう。

 

効率化の方法Bクラウド会計の導入

 

クラウド会計とは、ネットからサーバー上にあるサービスを通じて経理業務を行えるサービスです。
従来のPCに直接インストールして使うタイプのソフトではなく、ネットを介しているためパスワードを知っている人であれば誰でも経理業務を行えます。

 

そのため、属人化の解消や会社の経理状況をリアルタイムで確認できるといった効率化が期待できるでしょう。

 

クラウド会計のメリット・デメリット

 

クラウド会計の大きなメリットとしては、情報を一括管理できる点にあります。
経営層も状況を確認しやすく、最新のデータもリアルタイムで確認できるため情報が明確になり整理の効率化にもつながるでしょう。
銀行口座やクレジットカードとも連携できるため、キャッシュレス化にも役立てられます。

 

また、法改正にも自動で対応できるようにアップデートしてくれるため、複雑な計算フローを組み込まなくてもよくなります。

 

クラウド会計デメリットとしては、基本的に月額で利用できるサービスであるため、ランニングコストがかかることです。
プランやサービスの種類によって金額は異なりますが、おおよそ月額2,000〜3,000円ほどの利用料が必要になるでしょう。

 

ただし、常に最新の情報に無償でアップデートしてくれるため、長い目で見ればコストパフォーマンスがよい場合もあります。

 

効率化の方法C経理業務のアウトソーシング

 

経理業務が自社内で行うことが難しい場合は、作業自体を外部の業者に委託するアウトソーシングも効率化の方法としておすすめです。
依頼できる主な内容としては、給与計算・記帳業務・年末調整・決算書の作成や申告など多岐にわたります。

 

すべての仕事を任せることも可能であれば、一部の作業だけ任せるといったこともできるため、比較的柔軟な使い分けがしやすいでしょう。
経理アウトソーシングができる業者は、専門会社から税理士、公認会計士などに分かれているため、依頼する際はどの業者に任せるかの検討が必要になります。

 

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アウトソーシングするメリット・デメリット

 

経理業務をアウトソーシングするメリットは、コストや負担を軽減しつつ柔軟な対応ができるようになることです。
負担の大きい作業だけをアウトソーシングすれば、業務を効率化しながら社内にも経理のノウハウを残せるでしょう。

 

アウトソーシング業者は経理のプロであるため、正確かつスピーディな対応も期待できます。

 

一方、デメリットとしてコストが比較的高くなる傾向があることが挙げられます。
業種や業態によっては仕分け数が多くなり、かえって割高になってしまう可能性も考えられるでしょう。

 

また、外部に自社の機密情報を預けることになるため、必然的に情報漏えいのリスクは高まります。

経理業務の効率化は属人化解消や会社全体の効率化にもつながる

いかがでしたでしょうか?

 

経理業務を効率化することで属人化を解消し、担当者の突然の退職や休職といったトラブルにも対応できるでしょう。
また、経営判断のスピード化や事業計画へのデータ活用など、会社全体の効率化にも役立てられます。

 

効率化の方法はいくつかありますが、いずれにせよ業務を仕分けして最適化するための努力が必要です。
工数を細分化して不要な作業をなくすだけでも効率はあがるため、ぜひ経理業務の効率化に取り組んでみてください。

 

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