経理に役立つ会計システムの基本・特徴や導入するメリット

企業で効率よく業務を進めていくにあたり、導入を検討したいのが会計システムです。
しかし、会計システムの仕組みや実現できることなどの基本が理解できていないと、導入を悩んでしまいます。

そこで「基本情報が知りたい」「導入するにあたりメリットや費用が気になる」といった方のため、おさえておきたいポイントを解説します。
この記事を読むことによって会計システムへの理解が深まり、活用できる機能や選び方のポイントなどがわかるので、参考にしてみてください。

会計システムとは、会社などが行うべき会計業務をシステム化したもののことをいいます。
これまで一つひとつ手入力していた場合、会計システムを活用することによって、入力作業の効率化に繋がります。帳票などの作成作業ができるだけではなく、帳票の連携なども対応可能です。

企業は適正な財務報告をする上で、計算書・計算表といった財務諸表を作成しなければなりません。会計ソフトでは財務諸表の効率的な作成が可能です。
従来は伝票を作成してから試算表、さらには決算書の作成などを行っていましたが、システムを使うことでデータを一元化させ効率よく会計業務ができます。

会計システムは、大きく分けると以下の3種類に分類されます。

関連記事：会計業務とは？経理や財務の仕事内容と効率化のポイント

基幹システム連携型

他のシステムと連携しながら管理できるのが特徴のシステムです。カスタマイズしやすいのも特徴で、業務の中で中心的な役割を担います。
自社にとって使いやすい形にカスタマイズしながら取り入れられるものを探している場合にぴったりです。

特に基幹システムが向いているのは、会計のほかにも在庫管理・生産管理・販売管理などもまとめて行いたいと考えている場合だといえます。
機能性には優れているのですが、費用は高額な傾向が見られます。

インストール型

企業のサーバーや使用している端末にソフトをインストールして使うタイプです。「パッケージ型」とも呼ばれ、パッケージを購入して使用するタイプです。
こちらも幅広くカスタマイズできる特徴を持っており、管理は自社で行うことからセキュリティ面でも優れています。

注意点として、端末にインストールする場合、インストールした端末でしか利用できません。そのため、社外から会計情報にアクセスする必要がある場合などは使いにくさを感じることがあります。

クラウド型

インターネットにデータを保管するタイプの会計システムです。設備や場所を選ばないのが特徴で、インターネットを介してサービスが利用できます。
サービスにアクセスすればどこでも会計情報が閲覧・編集できるため、社外からサービスを利用することが多い場合に向いているシステムです。税理士などと情報を共有する場合にも適しています。

関連記事＞＞経理業務をIT化する理由とは？導入時の3つの注意点を把握しよう

会計システムには、大きく分けて3つの種類があります。財務会計システム、管理会計システム、債務債権システムです。
それぞれの特徴と、どういった機能が利用できるのかについて解説します。

財務会計システム

財務会計システムとは、財務会計に役立つ機能が備わっているもののことをいいます。

財務会計とは、企業の財政状態と経営状況を外部の株主や債権者などに報告するために行われる企業会計のことです。開示するための財務諸表を作成し、情報を提供するための機能が備わっています。
日常的に行われる仕訳作業などの機能も備えられているため、業務の効率化に繋がるのがポイントです。

財務会計システムの機能

財務会計システムには、伝票入力のほか、帳簿の作成、決算書の作成などに関する機能が搭載されています。
伝票入力では、各州取引を伝票として入力可能です。帳簿の作成機能では、仕訳を入力すると自動で勘定科目や金額が反映され、時間効率よく現金出納帳、総勘定元帳が作成できます。
特に帳簿の作成については経理が毎日行う仕事との関連性が深いため、導入するにあたり何となくイメージできる方が多いのではないでしょうか。

財務会計システムの中には、本社以外の各拠点データを一括で管理できるような機能が備わっているものもあります。またデータ連携や固定資産管理などの機能が備わっているものも多いです。

関連記事：経理の仕訳とはどんな業務？勘定科目の分類や仕訳の書き方・注意点

管理会計システム

管理会計システムは、自社の経営を支えていくために使われるシステムです。
大企業の中には管理会計を実践しているところが多かったのですが、現状把握のため中小企業からも管理会計システムが注目されています。
会計管理を行うことにより、現状の会社経営がどのような状況になっているのか判断が可能です。そのため、現状の適切な把握は、将来の経営方針を検討する際などに役立ちます。

管理会計システムの機能

管理会計の代表的な機能は、さまざまな観点から行える分析機能です。

例えば、予実管理です。予実管理とは、予算と実際費を比較して管理していくことをいいます。
また、経営分析機能を搭載しているものも多いです。経営や財政状態を分析する際に活用される機能で、貸借対照表や損益計算書といったものから具体的な数字を算出して分析していきます。
他にも、従業員に対してどの程度の経費がかかっているのかを管理するための経費管理が搭載されているシステムもあります。

会計情報を活用することで将来のシミュレーションを行える機能が備わっているものも多いです。

債務債権システム

債務債権システムでは、買掛金の支払いのほか、売掛・入金情報といったものの管理が可能です。
その時点で債務の残高がどの程度あるのか、支払い予定日はいつなのかなど、経営するにあたり必要になる情報を一元管理できます。企業全体の資金の流れを把握するのにも役立つシステムと言えるでしょう。

取引先ごとに分類しながら管理できるのが特徴で、滞りなく支払いが行われているのか確認するのに役立ちます。

債務債権システムの機能

債務債権システムには、企業の出金と入金に関する重要な機能が搭載されています。
例えば、売掛金の管理に関する機能です。企業の中には繰り返し売掛金の発生と支払いが行われることがありますが、それらを正確に管理するための機能が備わっています。
受取手形の裏書譲渡などのてん末をたどれる機能が搭載されているものであれば、不渡りによる未回収を防ぐ効果も期待できるでしょう。

他にも、買掛金や未払金といったものを一覧表示させてわかりやすく把握したり、長期債務の管理や返済に対するシミュレーションが細かく行えたりする機能も代表的です。

会計システムを導入することにより、さまざまなメリットがあります。
経理業務の効率化やヒューマンエラーの軽減効果のほか、税制度変更に対応できたり、経理情報の一元管理ができたりするのがメリットです。それぞれ解説します。

経理業務を効率的に行える

なんといっても大きなメリットが、すべて手入力で行うのと比較して効率的な業務につながる点です。
経理が行う業務の中には、システム化できるものも多くあります。手入力の必要がないものはシステムに任せてしまえば、総合的な業務負担の軽減に繋がるだけではなく、空いた時間でその他業務に取り組むことが可能です。
分析なども速やかに行えるようになるため、その時々に適した形で経営判断を下すことにもつながります。

▽低価格で即日・常駐可能な経理アウトソーシング▽

ヒューマンエラーの軽減

手作業で進める業務で起こりやすいヒューマンエラーのリスクを大幅に低減できるのもメリットです。とくに経理にとっての繁忙期などは対応しなければならない仕事が多く、十分に注意していてもミスしてしまうことがあります。
ヒューマンエラーによるミスが発生した場合、業務が滞ってしまうことも多いです。訂正などに時間を取られることもありますが、会計システム導入によりそういったトラブルを防ぐことにつながります。

税制度変更に対応している

会計システムは、必要に応じてアップデートが行われているため、税制度が変更された場合でも問題なく利用できます。新しく会計システムを導入するにあたり「情報が古くなってしまうと活用できないのではないか」と不安に感じている方も心配不要です。

特にクラウド型のものに関しては自動アップデートが行われるものが多いです。アップデートするのを忘れていたためにトラブルが起こってしまった、といった心配も少なくなります。

社内の経理情報を一元で管理できる

会計システムを取り入れることにより、会計に関する業務を一元化し、効率化につなげられます。
例えば、企業の財務会計や管理会計といった情報などの一元化が可能です。これらの作業を別々に行っている場合、会計業務効率が悪くなってしまうことがあります。
データを一元化して管理することにより、転記漏れによるトラブルなどのリスクが減らせるのもメリットだといえるでしょう。

関連記事＞＞経理業務をIT化する理由とは？導入時の3つの注意点を把握しよう

会計システムにはさまざまな種類があるため、どれを導入すべきか悩んでいる方もいるのではないでしょうか。
そこで、自社に適したシステムを導入するため、選び方や、比較する際のポイントなどについて解説します。

費用対効果があるか

費用面に注目したいと考えた際は、費用の安さではなく、費用対効果に注目してみることをおすすめします。導入費用が高くついたとしても、将来的な費用対効果を考えると他社のシステムより安く済むものもあるからです。

特に、会計業務の効率化が大きいものについては、費用対効果が大きくなります。実際に導入した場合にどの程度の費用対効果が期待できそうか事前に良く確認が必要です。

自社にあった機能があるか

企業によって必要な機能は異なるため、自社に適した機能が備わっているか確認しましょう。

よくある失敗例が、高機能なものにこだわって選んだところ、使わない機能が多く、費用だけが高くついてしまった例です。
また、機能が豊富だからといって、自社で求めている機能が必ず搭載されているとは限りません。どのような機能が備わっているのかはシステムによって大きく異なるので、よく調べてから検討しましょう。

拡張性が充実しているか

自社にとって使いやすい形で会計システムを利用していくことが求められるので、拡張性の高さにも注目してみてください。
単独のパッケージで導入した方がコスト面で見ると安く済むことがあります。ですが、将来的に必要な機能などが変わった際、対応できない可能性もあるので、注意が必要です。
また、事業規模拡大に伴うデータ容量・アクセス権の追加などにも対応できるか確認しておくことをおすすめします。

法改正に対応できるか

会計システムは法改正に対応していることがメリットとして挙げられますが、すべてのシステムが迅速に対応できるとはいいきれません。
一般的には、クラウド型であれば法改正による変更があった際、自動でシステムに反映されます。ですが、その他の会計システムでは手動でアップデートをしなければならないことも多いです。

サポート体制が整っているか

何かわからないことがあった際にしっかりサポートしてくれる機能があるかは非常に重要です。
入力をサポートしてくれるような機能が搭載されているものは多くあります。ですが、電話やメール、チャットボットといったサポート窓口の種類は、選択するシステムによって違いが大きいです。
一口にサポート対応といっても、具体的にどこまでサポートしてくれるのかなども確認しておく必要があります。

どの会計システムを導入するのかによって費用は大きく変わってきます。特に注目したいのが、導入費用と運用費用です。
それぞれどの程度の費用がかかるのかについて解説します。

導入費用

選択するシステムによって変わるものの、導入費用が最も高く付きやすいのは、基幹システム連携型です。導入費用として数百万円〜数千万円かかることになるので、なかなか大手企業でなければ検討できません。
インストール型の場合は、2〜5万円程度が相場で、高くついても10万円ほどです。
一方、クラウド型はほとんど導入費用がかからないものも多いため、できる限り初期費用を抑えたいと考えている場合に向いています。

運用費用

使い続けていくための運用費用についても、基幹システム連携型が最も高額といえます。10年〜15年ほどで基幹システムが寿命を迎えるため、再構築するための費用がかかることになります。

インストール型の場合は、年間数万円ほどです。ただし、導入の形によっては年間数十万円かかることもあります。
クラウド型は月々の使用量に応じて費用がかかるケースが多く、個人・小規模企業で1〜5万円程度です。

▽低価格で即日・常駐可能な経理アウトソーシング▽

会計システムの基本や特徴、導入する前におさえておきたいポイントなどについて紹介しました。
会計システムの仕組みや実現できること、何に注目して選べば良いのかがご理解いただけたかと思います。会計業務をサポートしてくれるさまざまな機能が搭載されているため、人手不足や、ミスの低減などに広く役立ってくれるシステムです。

ですが、経理や会計に関する業務効率化のため会計ソフトの導入について検討しているのであれば、アウトソーシングについても考えてみることもおすすめします。
株式会社RSATANDARDでは、経理・会計・税務・人事のアウトソーシング、代行が可能です。お気軽にお問い合わせください。

株式会社RSTANDARDでは、経理をはじめとする会計、税務、人事の代行・アウトソーシングサービスを提供しております。
即日での対応が可能であるとともに、経験豊富な正社員が経理担当者や責任者の枠をしっかりとカバーいたします。

経理アウトソーシング・代行なら即日・低価格のRSTANDARDへお任せください。
経理アウトソーシングについて詳しく知りたい方は以下のおすすめ記事をぜひご覧ください。
おすすめ記事：経理アウトソーシングとは？メリット・デメリットと業者の正しい選び方

• 外注費の概要・仕訳例と押さえておきたい給与との違い
• 経理業務に必要な資格と習得しておくと日々の業務・転職に役立つ資格
• 経理の仕事がなくなる可能性とAIに取って代わられる経理業務