領収書代行の業務内容や注意点

領収書は企業の会計処理にも必要な書類の一つですが、ツールや専門家に頼らないと管理が大変な場合もあります。そこで領収書代行を依頼したいと考えている方も多いのではないでしょうか。そこでこの記事では、領収書代行について紹介しています。領収書代行の業務内容や注意点についても触れているので、領収書代行を検討している方はぜひ最後までお読みください。

そもそも、領収書関連の代行業務にはどのようなものがあるのでしょうか。領収書関連の代行業務は、大きく分けて3つあります。

• 領収書の整理やデータ入力
• 領収書のデータ化
• 納品書や明細書などの発行代行

もっとも一般的な業務内容が、領収書の整理やデータ入力です。手元にある領収書を渡すことで、日付の順番に領収書の内容を全て入力してくれます。領収書をまとめて1回で入力しようとすると、日付順に並べる必要があり、ひとつひとつの項目を入力しなくてはいけないため手間がかかります。しかし整理やデータ入力を依頼することで、効率化できます。

通常領収書のデータ入力を代行する場合は、郵送で行う場合と、写真を撮ってデータで送信する場合があります。データで送信する場合は領収書のデータ共有とデータ化を一度に行うことができます。 また、領収書のデータ化は文字認識ソフトによって行うことも可能です。アプリで写真を撮るとデータ化されて、そのまま会計ソフトに取り込めるものも多いです。

そして、サービスによっては納品書や明細書を発行代行してくれる場合もあります。クラウド型のシステムを利用すると、帳票をアップロードすれば印刷・封入・発送作業が自動化されるので大変便利です。

こうした業務は、いくつか依頼先があります。

• 会計事務所
• 業務代行サービス
• オンラインサービス

インターネットが普及するまでに一般的だったのは、会計事務所へ依頼することです。会計事務所には会計や経理の専門家がいるので、安心してお任せできます。また、会計事務所へ依頼できる業務は他にもあります。

• 請求書の関連業務
• 売掛金・買掛金の管理
• 振込・支払い業務
• 銀行口座の残高管理

まとめて経理業務をまとめて行いたいと考えている場合は会計事務所に依頼するのがおすすめです。

また、気軽に依頼できるのは、業務代行サービスです。業務代行サービスでは一般的に、領収書を郵送する場合と、データで送信する場合の2パターンあります。領収書の管理やデータ入力に加えて、領収書の貼り付けをおこなってくれるサービスもありますが、別途料金がかかることが多いです。

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そしてインターネットが普及してから一般的になったのが、オンラインサービスです。オンラインサービスでは、アシスタントをオンラインで依頼することができます。アシスタントは基本的に在宅なので、設備代がかからず低コストで依頼できるというメリットがあります。

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ただし、領収書の代行業務では、代行を依頼できない場合もあります。それは以下のような場合です。

• 日付・但し書きが記入されていない場合
• 領収書を紛失・もらい忘れた場合
• 経費扱いの判断が難しい場合

まず、領収書に日付と但し書きが記入されていない場合は代行できない場合があります。「但し書き」とは、何に対して代金を支払ったのか記入する項目のことです。日付と但し書きがないと代行してもらえない理由は、領収書には日付と但し書きが記入されていることが原則だからです。

また、領収書を紛失したりもらい忘れたりした場合も、代行を依頼するのは難しいです。とはいえ、シチュエーションによっては領収書を発行できない場合もあります。そこで、領収書が無い場合は、金額や取引先が明記された書類があれば代行を依頼できることもあります。例えば、メモを用意しておいたり、出金伝票を起こしておいたりすると、領収書代わりとして扱ってもらえます。また、振込用紙のコピーや通帳の控えを提出すると代行してもらえることもあります。

そして最後に、経費扱いの判断が難しい場合も代行を依頼できないことがあります。特に多いのがバスや電車賃で、交通機関の支払いに関しては基本的に領収書がありません。そこで実際に支払ったという証拠がなく、証明するものがないとされてしまうのです。この場合は、出金伝票をその都度作成するという方法があります。日付や金額、交通機関、利用区間、目的を書いておけば、領収書の代わりになることがあります。

では、領収書業務を代行する際にはどのような注意点があるのでしょうか。

• 個人情報が漏洩するリスクがある
• 対応業務が限定されることがある

もっとも注意したいことが、個人情報が漏洩するリスクがあることです。頻繁にあることではないですが、領収書やクレジット明細など、情報を外部に明示することは情報漏洩の危険性が常にあります。領収書代行を検討する際は、依頼先のセキュリティに問題がないか、あらかじめ確認しておくと安心です。

また、対応業務が限定されることがあります。領収書の代行に対応してくれるのは、日時や金額、取引先が明確になっているものです。しかしこうした情報が分からない領収書だと、依頼先によっては対応してくれないこともあります。心配な場合は、事前にどこまで業務を代行してくれるのか確認しておくといいでしょう。

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この記事では、領収書代行の業務内容について解説していきました。領収書の管理やデータ化は手間がかかる作業なので、アプリや専門家に代行することが多いです。
領収書の内容をデータ化するなど、納品書や明細書も自動で作成できることもあるので、大変便利です。
ただし、日付が記入されていない場合や経費扱いの判断が難しい場合は、領収書の代行ができないこともあります。
後からトラブルにならないように、事前にどこまで業務を代行してもらえるのか、確認しておくことをおすすめします。

領収書代行サービスのように、外部リソースは有効に使うことで会社の発展に寄与します。社内にその業務に割くリソースやノウハウがない場合に重宝するでしょう。
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