領収書とは 領収書の正しい書き方・レシートとの違い

会社や企業間の取引で代金を支払ったものは、代金を受け取った証明ができる領収書を請求できる決まりになっています。

 

そんな大切な領収書ですが、自分で作成することになったら正しく内容を書けるかどうか不安だという方も少なくありません。

 

今は扱う機会がなくても仕事をしている上で領収書を作ることは十分ありえることなので、改めて知っておくことをおすすめします。

 

この記事では領収書について役割やレシートとの違い、正しい書き方やルールなどについて株式会社RSTANDARDが情報をお届けします。

 

いざという時に困ってしまわないように、この機会に基礎的な知識はもちろんのこと領収書の正しい書き方も覚えておきませんか。

 

領収書の役割

領収書の役割は、受取人が支払者から代金を受け取ったことを証明することです。

 

様々なビジネスにおいては経費精算を行うための書類として、経理担当者に提出を行ったり、個人事業主が確定申告を行なったりする時に活用されます。

 

しかし、異なる情報や不備があると税務署や経理担当者に認めてもらうことができません。

 

そのせいで取引が遅れてしまったり、書類を書き直さなければ行けなかったりと周りに迷惑をかけてしまうことにもなるため、領収書について正しく知っておかなければなりません。

領収書とレシートの違い

支払いを行ったことを証明できる書類は領収書だけではありません。スーパーなどで商品を購入した時に発行される、レシートも支払いを行った証拠になります。

 

昔のレシートには購入した品名や住所、店舗名などの情報が記載されていないものもあったため、ビジネスにおける証拠書類としては認められていませんでした。

 

しかし最近では、店名から発行日、金額に商品名と、内容まで詳しく記載されているものもあるため、証明書類として使うこともできるようになってきています。

 

そのため言葉の意味としての領収書とレシートにはほとんど違いはありませんが、レシートは受け取り証明としては認めないとしている企業も存在します。

 

そういったことから日本ではレシートよりも領収書の方が、正式な書類として扱われている傾向があるといえるでしょう。

領収書の正しい書き方・ルール

正しい領収書を提出するためにも必要となる、正しい書き方とルールをそれぞれ解説します。

 

決められた書き方やルールがあるので、領収書を作成する前に必ずチェックを行って、記述漏れやルール違反がないように細心の注意を払いましょう。

 

領収書のルール@フォーマット

領収書のフォーマットは特に決まったものはありません。Excelに用意されているテンプレートや、市販されているものなどを使用できます。

 

会社で領収書を作成する時は、テンプレートや市販のものを参考に受取署名ができる情報が記載されたものを使用しましょう。

 

領収書のルールA領収書のタイトル記載位置

領収書のタイトルは、上部左側または上部の中央に「領収書」と記載されるのが一般的です。

 

タイトルを小さく書いたり、下の方に配置したりしていると認識されない可能性もあるため、一目見てわかるようにしましょう。

 

より領収書であることを目立たせるために、太字にしたり文字を大きくしたりと、不自然にならない程度に目立たせると効果的です。

 

領収書のルールB 日付の正しい書き方

領収書は金銭の授受がいつ行われたか証明することが求められるため、正確に金銭の受け渡しがあった日付を記載しなければなりません。

 

発行日と金銭の受諾があった日が異なる時に、間違えて領収書を発行した日付を記載してしまわないようにご注意ください。

 

ちなみに日付は領収書の右上に記載される傾向があるので、右上に年月日を記載するようにすれば問題ありません。加えて、年号や西暦の省略形はNGとなります。

 

領収書のルールC金額の記載

領収書に金額を記載するときは以下のルールを守る必要があります。

 

金額を表す数字の先頭に「¥」もしくは「金」を使わなければならない。

 

金額を表す数字の末尾に「-」または 「※」をつけなければならない。
※先頭に「金」を使った場合は「也」を使います。

 

金額の3桁ごとに「,」が必要

 

このうちのどれかが外れてしまうと不備があると判断されるため、正しい金額だけでなくルールに則った書き方をしなければいけません。

 

領収書のルールD但し書き

領収書の但し書きは、どういったサービスや商品に取引が行われたのか内容を具体的に記すものです。

 

お品代のように抽象的に書くのではなく、交通費や事務用文房具の購入などはっきりと書かなければなりません。

 

内容を表現しきれない時は納品書を添付する形でも認めてもらえるので、第三者が見やすい領収書を心がけましょう。

 

ちなみに納品書を添付させる送り方は、領収書との金額に合致していれば領収書自体の信頼性を高めることにも役立ちます。

 

領収書のルールE 宛名の書き方

株式会社の宛名を書くには、(株)と省略した書き方は原則的に領収書では認められていません。

 

他にも「上様」という表記は例え相手側の要望であったとしても、正しい宛名だと判断されず税務調査などで無効とされる可能性があります。

 

どこの会社と取引したのか明確にしなければいけない部分を不明瞭にしてしまうと、信頼を失うことにもなりかねないので、宛名は正確に記入するようにしてください。

 

領収書のルールF収入印紙の印紙税額

領収書の金額が5万円以上に登るケースでは、売上金額に対応した収入印紙を貼ることが義務づけられています。

 

5万円から1億円超えまでの印紙税額を以下にまとめました。

 

金額 印紙税額
5万円以上〜100万円以下 200円
100万円超〜200万円以下 400円
200万円超〜300万円以下 600円
300万円超〜500万円以下 1000円
500万円超〜1,000万円以下 2000円
1,000万円超〜2,000万円以下 4000円
2,000万円超〜3,000円以下 6000円
3,000万円超〜5,000万円以下 10,000円
5,000万円超〜1億円以下 20,000円
1億円超〜2億円以下 40,000円

 

印紙税が適切に貼り付けされていない場合、印紙税法により過怠税を支払わなければなりません。

 

そのような事態を避けるためにも、記入ミスや貼り付け忘れがないようにご注意してください。

 

また収入印紙が必要のない金額にも関わらず、領収書に収入印紙が貼られていた場合にもペナルティが発生する可能性があります。

領収書の保存期間

領収書の保存期間は5年〜10年と定められています。そのため処理の終わったものであっても保存期間いっぱいまでとっておかなければなりません。

 

ですが保存期間にもばらつきがあり、法人の場合は7年間を基準とし、赤字が出た年度の領収書は9年間もしくは10年間保存しなければいけないルールとなっています。

 

個人事業主の場合は白色申告になっている確定申告であれば5年間、青色申告のケースでは7年間の保存が義務になっています。

 

ちなみに個人事業主の青色申告でも、所得が300万円以下の場合では5年間の保存期間となることは忘れずに覚えておきましょう。

領収書代行の業務内容や注意点

こちらの記事では、領収書代行の業務内容や注意点ついてご紹介しております。
領収書は企業の会計処理にも必要な書類の一つですが、ツールや専門家に頼らないと管理が大変な場合もあります。
そこで領収書代行を依頼したいと考えている方も多いのではないでしょうか。
領収書代行を検討している方はぜひ一読ください。
領収書代行の業務内容や注意点

まとめ

領収書はただ金銭の受諾があったことを書くだけでなく、いつどこで、誰が何をしたのかはっきりと証明できるものでなければ認めてもらうことができません。

 

正しい記載していない場合虚偽があると疑いがかけられることもあるので、ルールに則って正しい情報を正確に記入することが何よりも大切です。

 

1つでも間違っている部分があると、再提出やペナルティの対象になりかねません。

 

そのため、領収書を書く際は必要事項の抜けや収入印紙の貼り付けミス、保存期間を守らない等のことが起きないようにチェック体制を整えておきましょう。

 

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