領収書とは 領収書の正しい書き方・レシートとの違い

会社や企業間の取引で代金を支払ったものは、代金を受け取った証明ができる領収書を請求できる決まりになっています。
そんな大切な領収書ですが、自分で作成することになったら正しく内容を書けるかどうか不安だという方も少なくありません。
今は扱う機会がなくても仕事をしている上で領収書を作ることは十分ありえることなので、改めて知っておくことをおすすめします。
この記事では領収書について役割やレシートとの違い、正しい書き方やルールなどについて株式会社ＲＳＴＡＮＤＡＲＤが情報をお届けします。
いざという時に困ってしまわないように、この機会に基礎的な知識はもちろんのこと領収書の正しい書き方も覚えておきませんか。

領収書の役割は、受取人が支払者から代金を受け取ったことを証明することです。
様々なビジネスにおいては経費精算を行うための書類として、経理担当者に提出を行ったり、個人事業主が確定申告を行なったりする時に活用されます。

しかし、異なる情報や不備があると税務署や経理担当者に認めてもらうことができません。
そのせいで取引が遅れてしまったり、書類を書き直さなければ行けなかったりと周りに迷惑をかけてしまうことにもなるため、領収書について正しく知っておかなければなりません。

支払いを行ったことを証明できる書類は領収書だけではありません。スーパーなどで商品を購入した時に発行される、レシートも支払いを行った証拠になります。
昔のレシートには購入した品名や住所、店舗名などの情報が記載されていないものもあったため、ビジネスにおける証拠書類としては認められていませんでした。
しかし最近では、店名から発行日、金額に商品名と、内容まで詳しく記載されているものもあるため、証明書類として使うこともできるようになってきています。
そのため言葉の意味としての領収書とレシートにはほとんど違いはありませんが、レシートは受け取り証明としては認めないとしている企業も存在します。
そういったことから日本ではレシートよりも領収書の方が、正式な書類として扱われている傾向があるといえるでしょう。

正しい領収書を提出するためにも必要となる、正しい書き方とルールをそれぞれ解説します。
決められた書き方やルールがあるので、領収書を作成する前に必ずチェックを行って、記述漏れやルール違反がないように細心の注意を払いましょう。

領収書のルール�@フォーマット

領収書のフォーマットは特に決まったものはありません。Excelに用意されているテンプレートや、市販されているものなどを使用できます。
会社で領収書を作成する時は、テンプレートや市販のものを参考に受取署名ができる情報が記載されたものを使用しましょう。

関連記事：経理業務でエクセルを使うメリットとは。機能や関数を一覧で紹介

領収書のルール�A領収書のタイトル記載位置

領収書のタイトルは、上部左側または上部の中央に「領収書」と記載されるのが一般的です。
タイトルを小さく書いたり、下の方に配置したりしていると認識されない可能性もあるため、一目見てわかるようにしましょう。
より領収書であることを目立たせるために、太字にしたり文字を大きくしたりと、不自然にならない程度に目立たせると効果的です。

領収書のルール�B 日付の正しい書き方

領収書は金銭の授受がいつ行われたか証明することが求められるため、正確に金銭の受け渡しがあった日付を記載しなければなりません。
発行日と金銭の受諾があった日が異なる時に、間違えて領収書を発行した日付を記載してしまわないようにご注意ください。
ちなみに日付は領収書の右上に記載される傾向があるので、右上に年月日を記載するようにすれば問題ありません。加えて、年号や西暦の省略形はNGとなります。

領収書のルール�C金額の記載

領収書に金額を記載するときは以下のルールを守る必要があります。

●金額を表す数字の先頭に「￥」もしくは「金」を使わなければならない。
●金額を表す数字の末尾に「-」または 「※」をつけなければならない。
※先頭に「金」を使った場合は「也」を使います。
●金額の3桁ごとに「,」が必要

このうちのどれかが外れてしまうと不備があると判断されるため、正しい金額だけでなくルールに則った書き方をしなければいけません。

領収書のルール�D但し書き

領収書の但し書きは、どういったサービスや商品に取引が行われたのか内容を具体的に記すものです。
お品代のように抽象的に書くのではなく、交通費や事務用文房具の購入などはっきりと書かなければなりません。
内容を表現しきれない時は納品書を添付する形でも認めてもらえるので、第三者が見やすい領収書を心がけましょう。

ちなみに納品書を添付させる送り方は、領収書との金額に合致していれば領収書自体の信頼性を高めることにも役立ちます。

領収書のルール�E 宛名の書き方

株式会社の宛名を書くには、(株)と省略した書き方は原則的に領収書では認められていません。
他にも「上様」という表記は例え相手側の要望であったとしても、正しい宛名だと判断されず税務調査などで無効とされる可能性があります。
どこの会社と取引したのか明確にしなければいけない部分を不明瞭にしてしまうと、信頼を失うことにもなりかねないので、宛名は正確に記入するようにしてください。

領収書のルール�F収入印紙の印紙税額

領収書の金額が5万円以上に登るケースでは、売上金額に対応した収入印紙を貼ることが義務づけられています。

5万円から1億円超えまでの印紙税額を以下にまとめました。

金額	印紙税額
5万円以上〜100万円以下	200円
100万円超〜200万円以下	400円
200万円超〜300万円以下	600円
300万円超〜500万円以下	1000円
500万円超〜1,000万円以下	2000円
1,000万円超〜2,000万円以下	4000円
2,000万円超〜3,000円以下	6000円
3,000万円超〜5,000万円以下	10,000円
5,000万円超〜1億円以下	20,000円
1億円超〜2億円以下	40,000円

印紙税が適切に貼り付けされていない場合、印紙税法により過怠税を支払わなければなりません。
そのような事態を避けるためにも、記入ミスや貼り付け忘れがないようにご注意してください。
また収入印紙が必要のない金額にも関わらず、領収書に収入印紙が貼られていた場合にもペナルティが発生する可能性があります。

領収書の保存期間は5年〜10年と定められています。そのため処理の終わったものであっても保存期間いっぱいまでとっておかなければなりません。
ですが保存期間にもばらつきがあり、法人の場合は7年間を基準とし、赤字が出た年度の領収書は9年間もしくは10年間保存しなければいけないルールとなっています。
個人事業主の場合は白色申告になっている確定申告であれば5年間、青色申告のケースでは7年間の保存が義務になっています。

ちなみに個人事業主の青色申告でも、所得が300万円以下の場合では5年間の保存期間となることは忘れずに覚えておきましょう。

関連記事：経理書類の保存方法・保管期間は？具体的な書類例と保存のコツ

こちらの記事では、領収書代行の業務内容や注意点ついてご紹介しております。
領収書は企業の会計処理にも必要な書類の一つですが、ツールや専門家に頼らないと管理が大変な場合もあります。
そこで領収書代行を依頼したいと考えている方も多いのではないでしょうか。
領収書代行を検討している方はぜひ一読ください。

領収書代行の業務内容や注意点

▽低価格で即日・常駐可能な経理アウトソーシング▽

経理アウトソーシングなら即日・常駐可能なRSTANDARDへ

「経理担当者が突然退職してしまった」「人手不足でコア業務まで手が回らない」とお困りの方は、RSTANDARDにご相談ください。即日・低価格で専任コンサルタントが常駐・訪問し、日次・月次から決算、レポート・予実までを現場に合わせて着実に引き継ぎます。
追加費用なしで業務マニュアルを整備し、内製化まで丁寧に支援します。人員確保が難しい場合は自社運営の経理派遣で即戦力をご紹介します。業務改善やIPO・内部統制、会計システムの見直しにも対応できますので、まずはお気軽にご相談ください。

経理アウトソーシングの企業導入事例

人手不足や業務の属人化など、経理部門が抱える課題は企業の状況によって様々です。本章では、私たちが実際に支援した事例をもとに、実務代行による危機の回避や、業務フローの整理による効率化のプロセスをご紹介します。

アウトソーシングによって現場にどのような変化が生まれたのか、体制改善を検討されている方はぜひ参考にしてください。

企業事例1：急な人材不足による業務の代行

ある日突然、経理の中核を担うスタッフが同時に退職してしまった。そんな深刻な人材不足から始まった支援事例です。

ご相談いただいた当初、現場では月次決算が滞り、親会社への報告も遅延しかねない切迫した状況にありました。最大の障壁は、業務の多くが特定の担当者にしか分からない「ブラックボックス状態」にあり、まともな引き継ぎすら不可能な点にありました。

クライアント	上場子会社
主な課題	・複数名退職による欠員 ・業務の属人化 ・決算遅延の危機
支援期間	6か月間
費用	月額90万円〜

実施した内容

私たちは即座に専門スタッフを現場へ投入し、実務の代行と並行して「業務の見える化」を実施しました。場当たり的な穴埋めで終わらせないよう、以下の3点を軸に体制を再構築しています。

• 業務の棚卸しとタスク化
• 定型業務と属人化領域の切り分け
• マニュアルの体系化

まず、現場に残されたわずかな手がかりから全業務を抽出し、年間・月次・日次のスケジュールへ詳細に落とし込みました。ルーチンワークと複雑な集計業務を明確に区分して優先順位をつけたことで、専門スタッフによる迅速な代行が可能となりました。

さらに、実務を回しながら「誰でも再現できるマニュアル」をリアルタイムで整備し、後任者へのスムーズな引き継ぎを実現しています。

導入の効果

今回のプロジェクトの結果、懸念されていた「業務の空白期間」を一切作ることなく、月次・四半期決算をすべて予定通り完遂することができました。

単なる「代行」に留まらず、業務が標準化されたことで、後任者への引き継ぎや新人教育にかかるコストも大幅に削減。かつての属人化リスクを克服し、現在は「誰が担当しても正確に業務が回る」強固な経理組織へと生まれ変わっています。

企業事例2：業務効率を目的として業務代行と業務整理の実施

事業規模の拡大と人員の入れ替わりが重なり、経理業務のボリュームがコントロール不能なほど増大してしまった企業の事例です。

当時は「本当に必要な業務はどれか」「最適な人員配置ができているか」を判断できる人材が社内におらず、非効率な作業が常態化していました。経営判断に必要な帳票もタイムリーに提出されず、スタッフの教育も行き届かないという、組織的な停滞感が長く続いていたのです。

クライアント	年商30億円規模の未上場企業
主な課題	・業務ボリュームの増大 ・非効率なプロセスの放置 ・管理資料の不足
支援期間	6か月間
費用	月額100万円〜

実施した内容

私たちはまず、現状を正確に把握するための「経理業務アセスメント」を実施しました。感覚値ではなくデータに基づいた改善を行うため、以下の3つのアプローチで業務の整理整頓を推進しています。

• 経理業務のアセスメントと時間計測
• 業務プロセスの最適化と品質向上
• 経営管理用帳票のテンプレート作成

全タスクを分類した上で、各業務の所要時間を徹底的に計測しました。これにより、特に時間を浪費していた「無駄なプロセス」を特定し、優先順位をつけて個別に時短化を図っています。

また、ミスによる手戻りを防ぐため、チェックリストや業務マニュアルを整備し、現場への運用指導を徹底。さらに、経営者が求める数値を即座に把握できるよう、経営帳票のテンプレートを一から構築し、タイムリーな報告体制を整えました。

導入の効果

この6か月間の取り組みにより、個々の業務時間が大幅に短縮され、従来比で約50％の人員配置でも余裕を持って業務を回せる体制が整いました。

最も顕著な成果は、月次決算の早期化です。これまで10営業日かかっていた締め作業が5営業日にまで短縮され、経営に必要なデータが鮮度の高い状態で届くようになりました。業務の省力化が進んだことで、部内でのジョブローテーションも可能になり、スタッフの間でも「新しい業務に挑戦できる」というポジティブな変化が生まれています。

領収書はただ金銭の受諾があったことを書くだけでなく、いつどこで、誰が何をしたのかはっきりと証明できるものでなければ認めてもらうことができません。
正しい記載していない場合虚偽があると疑いがかけられることもあるので、ルールに則って正しい情報を正確に記入することが何よりも大切です。
1つでも間違っている部分があると、再提出やペナルティの対象になりかねません。
そのため、領収書を書く際は必要事項の抜けや収入印紙の貼り付けミス、保存期間を守らない等のことが起きないようにチェック体制を整えておきましょう。

株式会社RSTANDARDでは、経理をはじめとする会計、税務、人事の代行・アウトソーシングサービスを提供しております。
即日での対応が可能であるとともに、経験豊富な正社員が経理担当者や責任者の枠をしっかりとカバーいたします。

経理アウトソーシング・代行なら即日・低価格のRSTANDARDへお任せください。
経理アウトソーシングについて詳しく知りたい方は以下のおすすめ記事をぜひご覧ください。
おすすめ記事：経理アウトソーシングとは？メリット・デメリットと業者の正しい選び方

おすすめ記事

• 5日間／経理派遣「時給アップ」・「短期キャリアアップ」セミナー開催
• 「経理は勝ち組」は本当？
• 優秀な経理派遣社員は、信頼できる担当営業を見極める