経費精算代行の業務内容や費用相場

経費精算の業務が負担になってしまっていませんか?

 

会社の規模や事業が大きくなればなるほど、必要書類の整理や仕分けの量、会計ソフトの導入など様々なことに対応したり検討したりしていかなければなりません。

 

そんな時に役立つのが、経費精算の業務を業者や会計事務所が代わりに行ってくれる、経費精算代行です。

 

今回は経費精算代行がどこまでの業務を担ってくれるのかについて、株式会社RSTANDARDが業務内容や費用相場などの情報をまとめます。

 

経費精算代行の特徴やメリット、デメリットなどの詳しい詳細を把握して、日々の会社業務に役立てていきましょう。

経費精算代行の業務内容

経費精算代行で行なってもらえる業務内容は大きく3つに分けて、レシートや領収書等の整理、記帳や仕分けの作成、会計ソフトの入力や設定などがあります。

 

それぞれの業務で具体的にどのようなことをしてくれるのか、解説していきます。

 

従業員への負担や、会社の規模などの状況に合わせて経費精算代行を依頼するかどうか検討していきましょう。

 

1.レシートや領収書等の整理

レシートや領収書等の整理では、溜まっているレシートや領収書を郵送することで、指定した会計ソフトやエクセルなどのフォーマットで入力を代わりに行い、納品をしてもらうことが可能です。

 

業者によってまちまちですが、入力完了後のレシートや領収書をファイルに保存し管理するところまで請け負ってくれるケースもあります。

 

管理までお願いするとそのぶん料金も高くなりますが、管理する環境まで整えてくれる部分は書類整理にあまり時間が取れない会社にとっては便利に感じることでしょう。

 

2.記帳や仕訳の作成

会社を経営していくにあたって、取引を行った結果を借方と貸方に分けて記録を行う仕訳をしていかなければなりません。

 

仕訳を行った後はその結果を集計して、帳簿にまとめる記帳も必要になります。

 

大きな会社であれば人員を割くことができるので問題なくできるかもしれませんが、人員が確保できていないような会社では大きな負担になる場合もあります。

 

このような記帳と仕訳の作業についても、経費精算代行で依頼することが可能です。

 

記帳と仕訳の見直しが多かったり、よりスピーディーに正確な記帳を行なったりしたいという方は、経費精算代行を利用してみてはいかがでしょうか。

 

3.会計ソフトの入力や設定

会計ソフト導入時の設定や、業務として行われる会計ソフトへのデータ入力も経費精算代行の業務内容に含まれます。

 

導入時の設定はもちろん、会計ソフトをより自社が求めている形に設定し直してもらうことも可能です。

 

会計ソフトの導入にまだ慣れていないケースや、システムの知識がなく導入できていないといったケースでも、今後使い続けていけるようにサポートしてもらうのもいいでしょう。

 

会計ソフトの導入を諦めていたという方も、経費精算代行でプロのアドバイスを受けながら、受け入れられる体制を作ってみませんか。

経費精算代行のメリット・デメリット

経費精算代行を依頼することで得られるメリットと、企業にとってのデメリットとなってしまう部分に分けて紹介します。

 

経費精算代行に限らず、様々なサービスには良いところもあれば悪いところもあるので、両方を比較してから利用を始めることをおすすめします。

 

経費精算代行を依頼するメリット

経費精算代行を依頼するメリットは、

 

  • 人件費削減
  • 属人化の回避
  • 業務に関わる従業員の負担緩和

 

などが挙げられます。

 

人件費については依頼する範囲によりますが、経費精算を1人の従業員に任せるよりも低コストで依頼できることが多く、人件費削減に役立つことでしょう。

 

つまり経費精算のために従業員を雇う必要がなく、従業員1人にかかる福利厚生や残業代、月の給料、育成にかかる費用などを支払わなくて済むようになります。

 

また専門的な知識も必要になることから、経費精算を行う従業員が長期にわたって担当する属人化しやすい面も持っており、それを回避するために利用する会社も少なくありません。

 

さらに、経費精算の業務を業者に請け負ってもらえることから、従業員への負担を和らげたり、他の仕事に集中できたりするところも強みです。

 

経費精算代行を依頼するデメリット

役人経費精算代行を依頼することで起こるデメリットは、

  • 業者を挟むことでタイムラグが起きやすくなる
  • 経費精算に関する知識や業務に疎くなる

 

などが考えられます。会社の従業員が経費精算を行うのであればすぐに指示を出すことができますが、業者を挟む場合は緊急性のある精算に対応してもらえない可能性があります。

 

また経費精算業務を業者に任せることになるため、従業員な経験を積むことができず、経費精算についての知識や業務の理解が追いつかなくなってしまう危険性もあります。

 

一時的な利用であれば大きな問題にならないかもしれませんが、会社内で講習を行うなどの対策が必要になるでしょう。

まとめ

経費精算代行はどれだけの範囲で代行を依頼するかによって異なりますが、経費削減や従業員の負担軽減、属人化を回避できるなど業務の改善に役立ちます。

 

しかし経費精算の仕事を完全に任せすぎてしまうと、従業員の成長が遅くなってしまう可能性もあるため、バランス調整をしながらの利用を心がけてください。

 

会社によって人員の不足や、会計ソフトの新規導入など経費精算代行を利用するシーンも様々です。

 

その中で、どれだけの業務を代行してもらうのか慎重に検討した上で、必要なサービスを受けられるようにしていきましょう。

 

経費精算代行サービスのように、外部リソースは有効に使うことで会社の発展に寄与します。特に社内にその業務に割くリソースやノウハウがない場合に重宝するでしょう。
社内の人材リソース確保に課題をお持ちの方は下記記事をご覧ください。
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