経費精算代行の業務内容や費用相場

経費精算の業務が負担になってしまっていませんか？
会社の規模や事業が大きくなればなるほど、必要書類の整理や仕分けの量、会計ソフトの導入など様々なことに対応したり検討したりしていかなければなりません。
そんな時に役立つのが、経費精算の業務を業者や会計事務所が代わりに行ってくれる、経費精算代行です。
今回は経費精算代行がどこまでの業務を担ってくれるのかについて、株式会社RSTANDARDが業務内容や費用相場などの情報をまとめます。
経費精算代行の特徴やメリット、デメリットなどの詳しい詳細を把握して、日々の会社業務に役立てていきましょう。

経費精算代行で行なってもらえる業務内容は大きく3つに分けて、レシートや領収書等の整理、記帳や仕分けの作成、会計ソフトの入力や設定などがあります。
それぞれの業務で具体的にどのようなことをしてくれるのか、解説していきます。
従業員への負担や、会社の規模などの状況に合わせて経費精算代行を依頼するかどうか検討していきましょう。

1．レシートや領収書等の整理

レシートや領収書等の整理では、溜まっているレシートや領収書を郵送することで、指定した会計ソフトやエクセルなどのフォーマットで入力を代わりに行い、納品をしてもらうことが可能です。
業者によってまちまちですが、入力完了後のレシートや領収書をファイルに保存し管理するところまで請け負ってくれるケースもあります。
管理までお願いするとそのぶん料金も高くなりますが、管理する環境まで整えてくれる部分は書類整理にあまり時間が取れない会社にとっては便利に感じることでしょう。

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2．記帳や仕訳の作成

会社を経営していくにあたって、取引を行った結果を借方と貸方に分けて記録を行う仕訳をしていかなければなりません。
仕訳を行った後はその結果を集計して、帳簿にまとめる記帳も必要になります。
大きな会社であれば人員を割くことができるので問題なくできるかもしれませんが、人員が確保できていないような会社では大きな負担になる場合もあります。
このような記帳と仕訳の作業についても、経費精算代行で依頼することが可能です。

記帳と仕訳の見直しが多かったり、よりスピーディーに正確な記帳を行なったりしたいという方は、経費精算代行を利用してみてはいかがでしょうか。

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3．会計ソフトの入力や設定

会計ソフト導入時の設定や、業務として行われる会計ソフトへのデータ入力も経費精算代行の業務内容に含まれます。
導入時の設定はもちろん、会計ソフトをより自社が求めている形に設定し直してもらうことも可能です。
会計ソフトの導入にまだ慣れていないケースや、システムの知識がなく導入できていないといったケースでも、今後使い続けていけるようにサポートしてもらうのもいいでしょう。
会計ソフトの導入を諦めていたという方も、経費精算代行でプロのアドバイスを受けながら、受け入れられる体制を作ってみませんか。

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経費精算業務は、企業にとっては日々の業務の一部ですが、その管理や確認には多くの時間と労力がかかります。そこで、経費精算をアウトソーシングすることにより、業務の効率化やコスト削減が期待されます。
経費精算代行サービスの費用は、依頼先のタイプやサービスの内容によって異なるため、それぞれの費用相場や特徴を理解しておくことが重要です。
以下では、税理士・会計士事務所、経理代行会社、クラウドソーシングサービスといった主要な依頼先ごとに、料金体系やサービス内容のポイントについて詳しく解説します。

税理士・会計士事務所

税理士や会計士事務所に経費精算代行を依頼する場合、専門的なアドバイスや税務の視点からのサポートを受けられるのが大きなメリットです。
特に税務申告や財務状況の確認が必要な場合、税理士・会計士の専門知識を活用することで、経費精算の正確性が高まります。
また、税務署への報告など、企業の法的責任を果たす上でも安心感があります。

費用相場は一般的に高めで、通常は月額料金での契約が主流です。
月額料金は、依頼内容や企業の規模によって異なりますが、おおよそ数万円から数十万円程度が相場です。
また、経費精算の業務量が増える決算期などは追加料金が発生する場合もあるため、事前に料金体系を確認しておくことが大切です。

経理代行会社

経理代行会社は、経費精算や給与計算、帳簿管理など、幅広い経理業務を代行するサービスを提供しています。経理代行会社のメリットは、税理士事務所と比べてコストが抑えられ、柔軟な対応が期待できる点です。
特に、経費精算の作業に特化したシステムを導入している代行会社も多く、スピーディかつ正確な業務が行われる傾向にあります。

料金体系は月額制が一般的ですが、依頼する経費精算の量や企業規模によって変動します。
具体的な費用相場としては、月に5万円から15万円程度が一般的で、これは企業の従業員数や経費精算の頻度によっても変わります。
また、一部の経理代行会社では、成果報酬型や従量課金型といった料金体系を導入していることもあります。
この場合、処理する経費の件数に応じて料金が変動するため、経費精算の量に応じたコスト管理が可能です。

クラウドソーシングサービス

クラウドソーシングサービスを利用して経費精算代行を依頼するケースも増えています。
クラウドソーシングの魅力は、単発や短期間での依頼が可能な点です。
小規模の企業やスタートアップでは、日常的に経費精算の負担が少ないため、クラウドソーシングを利用することで低コストで対応できる場合があります。
クラウドソーシングでは、依頼した業務を個人事業主やフリーランスの経理担当者が担当するため、柔軟かつ迅速に対応してもらえるのもメリットです。

料金は、単発や時間単価で設定されることが多く、数千円から1万円程度で依頼が可能です。
クラウドソーシングを通じて依頼する場合は、業務の範囲を明確にし、適切なフリーランサーを選ぶことがポイントとなります。
また、クラウドソーシングはコストを抑えられる反面、税理士・会計士事務所や経理代行会社と比べて責任範囲が限定されるため、慎重な選定が求められます。

経費精算代行を依頼することで得られるメリットと、企業にとってのデメリットとなってしまう部分に分けて紹介します。
経費精算代行に限らず、様々なサービスには良いところもあれば悪いところもあるので、両方を比較してから利用を始めることをおすすめします。

経費精算代行を依頼するメリット

経費精算代行を依頼するメリットは、

• 人件費削減
• 属人化の回避
• 業務に関わる従業員の負担緩和

などが挙げられます。

人件費については依頼する範囲によりますが、経費精算を1人の従業員に任せるよりも低コストで依頼できることが多く、人件費削減に役立つことでしょう。

つまり経費精算のために従業員を雇う必要がなく、従業員1人にかかる福利厚生や残業代、月の給料、育成にかかる費用などを支払わなくて済むようになります。
また専門的な知識も必要になることから、経費精算を行う従業員が長期にわたって担当する属人化しやすい面も持っており、それを回避するために利用する会社も少なくありません。

さらに、経費精算の業務を業者に請け負ってもらえることから、従業員への負担を和らげたり、他の仕事に集中できたりするところも強みです。

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経費精算代行を依頼するデメリット

役人経費精算代行を依頼することで起こるデメリットは、

• 業者を挟むことでタイムラグが起きやすくなる
• 経費精算に関する知識や業務に疎くなる

などが考えられます。会社の従業員が経費精算を行うのであればすぐに指示を出すことができますが、業者を挟む場合は緊急性のある精算に対応してもらえない可能性があります。

また経費精算業務を業者に任せることになるため、従業員な経験を積むことができず、経費精算についての知識や業務の理解が追いつかなくなってしまう危険性もあります。
一時的な利用であれば大きな問題にならないかもしれませんが、会社内で講習を行うなどの対策が必要になるでしょう。

経理アウトソーシングなら即日・常駐可能なRSTANDARDへ

「経理担当者が突然退職してしまった」「人手不足でコア業務まで手が回らない」とお困りの方は、RSTANDARDにご相談ください。即日・低価格で専任コンサルタントが常駐・訪問し、日次・月次から決算、レポート・予実までを現場に合わせて着実に引き継ぎます。
追加費用なしで業務マニュアルを整備し、内製化まで丁寧に支援します。人員確保が難しい場合は自社運営の経理派遣で即戦力をご紹介します。業務改善やIPO・内部統制、会計システムの見直しにも対応できますので、まずはお気軽にご相談ください。

経理アウトソーシングの企業導入事例

人手不足や業務の属人化など、経理部門が抱える課題は企業の状況によって様々です。本章では、私たちが実際に支援した事例をもとに、実務代行による危機の回避や、業務フローの整理による効率化のプロセスをご紹介します。

アウトソーシングによって現場にどのような変化が生まれたのか、体制改善を検討されている方はぜひ参考にしてください。

企業事例1：急な人材不足による業務の代行

ある日突然、経理の中核を担うスタッフが同時に退職してしまった。そんな深刻な人材不足から始まった支援事例です。

ご相談いただいた当初、現場では月次決算が滞り、親会社への報告も遅延しかねない切迫した状況にありました。最大の障壁は、業務の多くが特定の担当者にしか分からない「ブラックボックス状態」にあり、まともな引き継ぎすら不可能な点にありました。

クライアント	上場子会社
主な課題	・複数名退職による欠員 ・業務の属人化 ・決算遅延の危機
支援期間	6か月間
費用	月額90万円〜

実施した内容

私たちは即座に専門スタッフを現場へ投入し、実務の代行と並行して「業務の見える化」を実施しました。場当たり的な穴埋めで終わらせないよう、以下の3点を軸に体制を再構築しています。

• 業務の棚卸しとタスク化
• 定型業務と属人化領域の切り分け
• マニュアルの体系化

まず、現場に残されたわずかな手がかりから全業務を抽出し、年間・月次・日次のスケジュールへ詳細に落とし込みました。ルーチンワークと複雑な集計業務を明確に区分して優先順位をつけたことで、専門スタッフによる迅速な代行が可能となりました。

さらに、実務を回しながら「誰でも再現できるマニュアル」をリアルタイムで整備し、後任者へのスムーズな引き継ぎを実現しています。

導入の効果

今回のプロジェクトの結果、懸念されていた「業務の空白期間」を一切作ることなく、月次・四半期決算をすべて予定通り完遂することができました。

単なる「代行」に留まらず、業務が標準化されたことで、後任者への引き継ぎや新人教育にかかるコストも大幅に削減。かつての属人化リスクを克服し、現在は「誰が担当しても正確に業務が回る」強固な経理組織へと生まれ変わっています。

企業事例2：業務効率を目的として業務代行と業務整理の実施

事業規模の拡大と人員の入れ替わりが重なり、経理業務のボリュームがコントロール不能なほど増大してしまった企業の事例です。

当時は「本当に必要な業務はどれか」「最適な人員配置ができているか」を判断できる人材が社内におらず、非効率な作業が常態化していました。経営判断に必要な帳票もタイムリーに提出されず、スタッフの教育も行き届かないという、組織的な停滞感が長く続いていたのです。

クライアント	年商30億円規模の未上場企業
主な課題	・業務ボリュームの増大 ・非効率なプロセスの放置 ・管理資料の不足
支援期間	6か月間
費用	月額100万円〜

実施した内容

私たちはまず、現状を正確に把握するための「経理業務アセスメント」を実施しました。感覚値ではなくデータに基づいた改善を行うため、以下の3つのアプローチで業務の整理整頓を推進しています。

• 経理業務のアセスメントと時間計測
• 業務プロセスの最適化と品質向上
• 経営管理用帳票のテンプレート作成

全タスクを分類した上で、各業務の所要時間を徹底的に計測しました。これにより、特に時間を浪費していた「無駄なプロセス」を特定し、優先順位をつけて個別に時短化を図っています。

また、ミスによる手戻りを防ぐため、チェックリストや業務マニュアルを整備し、現場への運用指導を徹底。さらに、経営者が求める数値を即座に把握できるよう、経営帳票のテンプレートを一から構築し、タイムリーな報告体制を整えました。

導入の効果

この6か月間の取り組みにより、個々の業務時間が大幅に短縮され、従来比で約50％の人員配置でも余裕を持って業務を回せる体制が整いました。

最も顕著な成果は、月次決算の早期化です。これまで10営業日かかっていた締め作業が5営業日にまで短縮され、経営に必要なデータが鮮度の高い状態で届くようになりました。業務の省力化が進んだことで、部内でのジョブローテーションも可能になり、スタッフの間でも「新しい業務に挑戦できる」というポジティブな変化が生まれています。

経費精算代行はどれだけの範囲で代行を依頼するかによって異なりますが、経費削減や従業員の負担軽減、属人化を回避できるなど業務の改善に役立ちます。
しかし経費精算の仕事を完全に任せすぎてしまうと、従業員の成長が遅くなってしまう可能性もあるため、バランス調整をしながらの利用を心がけてください。
会社によって人員の不足や、会計ソフトの新規導入など経費精算代行を利用するシーンも様々です。
その中で、どれだけの業務を代行してもらうのか慎重に検討した上で、必要なサービスを受けられるようにしていきましょう。

経費精算代行サービスのように、外部リソースは有効に使うことで会社の発展に寄与します。特に社内にその業務に割くリソースやノウハウがない場合に重宝するでしょう。
社内の人材リソース確保に課題をお持ちの方は下記記事をご覧ください。

アウトソーシングとは・人材派遣との違い・メリットとデメリット

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経理アウトソーシングについて詳しく知りたい方は以下のおすすめ記事をぜひご覧ください。
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