フローチャートとは？作成するメリットやポイントを紹介

経理のアウトソーシングを検討している男性のために、フローチャートの作成に関するメリットとポイントをご紹介します。

フローチャートは業務プロセスを視覚化し、効率的な業務フローを構築するための強力なツールです。

本記事では、フローチャート作成の目的、情報の整理方法、適切な記号の選択、レイアウトの工夫など、具体的なポイントを解説します。フローチャートを使いこなして、業務の効率化と品質向上を実現しましょう。

フローチャートは、業務プロセスや手順を視覚的に表現するための図解ツールです。直感的でわかりやすい構造を持ち、矢印や図形などを使って情報や作業の流れを示します。

そのため、効率的な業務管理や意思疎通のツールとして大変有用です。

フローチャートを作成することで、ビジネスプロセスの全体像を把握することができ、各ステップや手順を明確に示すことで、業務の流れや依存関係、問題点などを見つけやすくなります。

これにより、業務の改善や効率化が図れるだけでなく、新しいメンバーのトレーニングや業務の移管などにも活用できるでしょう。

フローチャートの作成には、さまざまなツールやソフトウェアが利用できます。それらのツールを使うことで、簡潔で明快なフローチャートを作成し、有益な情報を提供できるようになります。

フローチャートを活用し、ビジネスプロセスの視覚的に整理、業務の流れや問題点を把握して、効率化を図りましょう。

1921年にギルブレス夫妻がフローチャートをアメリカ機械学会に紹介して以降、フローチャートは改良と規格化が進み、多様な業界のプロセス最適化に活用されてきました。

現在では手書きから専用ソフトウェアを使用した詳細なワークフローダイアグラムまで幅広く存在します。

1960年代には、米国国家規格協会が公式な規格を制定し、1970年に国際標準化機構が採用し、その後も改訂と改良が行われました。最新版は2019年に承認されています。

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フローチャートは、業務の効率化や生産性向上に役立つ重要なツールであることがわかりました。
業務プロセスを可視化することで、全体像の把握や引継ぎ、効率化などのメリットが得られるからです。
では、具体的にフローチャートを作成するメリットを大きく4つの観点から見てみましょう。

メリット�@業務の全体像を把握しやくすなる

フローチャートを作成することで、複雑な業務プロセスを視覚化することができます。
一目で業務の流れや各工程の関係性を把握することができるため、全体像を理解しやすくなることは言うまでもありません。
特に経理業務では、膨大なデータや手続きが存在するため、フローチャートによる可視化は非常に効果的です。

メリット�A業務の引継ぎや共有が簡単になる

明確なフローチャートがあれば、新しいメンバーのオンボーディングや業務の引継ぎがスムーズに行えます。
フローチャートを通じて業務プロセスを共有し、チーム内での情報共有やコミュニケーションも円滑化されるでしょう。
また、共有されたフローチャートを参照することで、誰もが正確な手順を把握できるため、作業のミスや確認漏れのリスクを低減できます。

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メリット�B効率や生産性が上がる

フローチャートには無駄な工程や重複作業の発見に役立つ効果があります。
業務プロセスを見直し、最適化することで効率が向上し、生産性が高まります。フローチャートを活用することで、作業の手間や時間を削減し、より効率的な業務運営を実現しましょう。
さらに、可視化されたフローチャートによって、業務上の課題やボトルネックも明確になり、改善の方向性を見出しやすくなります。

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メリット�C確認漏れやミスが減る

フローチャートによる明確な手順の定義や可視化は、確認漏れやミスを減らす効果があります。
業務のステップや手順を明確に示すことで、作業の進行や必要な情報の流れを一目で把握でき、作業漏れやミス防止に寄与し、結果として業務の正確性を向上させることができるからです。
特に経理業務では、正確性が求められるため、フローチャートを活用することで信頼性の向上にも繋がります。

また、条件分岐や例外処理の表現により、重要な判断ポイントや特殊なケースを見逃すことなく把握できるようになるほか、チーム間の連携や役割の理解を促すことで業務の効率性も向上するでしょう。

以上のように、フローチャートにより手順を明確化することは、確認漏れやミスのリスクを低減することに繋がることがわかりました。
作業者は、フローチャートを参照することで、適切な手順を把握し、確実な作業を行うことができるだけでなく、仮にフローチャートにミスがあれば容易に発見できるため、正確性の向上に寄与するでしょう。
フローチャートを活用することで、業務の効率化や生産性向上、確認漏れやミスの減少などの多くのメリットを享受できます。
ぜひフローチャートを活用して業務プロセスの可視化を図り、効果的な経営を実現しましょう。

続いては、実際に業務の中でフローチャートを作成するうえでのポイントについて見ていきます。
業務の効率化を実現するためにも、以下の6つのポイントを押さえて作成するようにしましょう。

ポイント�@業務フローを作成する目的を考える

フローチャートを作成する前に、まずは業務フローを作成する目的を明確にしましょう。
目的を明確にすることで、目には見えない仕事の流れを可視化し、仕事の流れを関係者間で認知し共有できるようになるからです。

そのためには、業務を「誰が」「いつ」「何を」「どうやって進めるのか」といったことを可視化することが求められます。
目的が明確になれば、必要な情報やプロセスの整理がスムーズに進みます。

ポイント�A情報は上から下・左から右に時系列順に並べる

フローチャートでは、業務プロセスの流れを上から下に、または左から右に時系列順に並べます。
これにより、業務の順序や関係性が明確になり、一目で理解しやすくなります。人間の読み方に合わせたレイアウトを心掛けましょう。

ポイント�B適切な記号・線・色を使う

フローチャートでは、適切な記号、線、色を使って要素や動作を表現します。例えば、開始や終了を表す端子、処理を表すプロセス記号、条件分岐を表す判断記号などがあります。
正確な記号を使用することで、フローチャートの見た目や理解しやすさが向上します。また、線や色を使ってフローチャート内の要素やフローを視覚的に強調することも可能です。

ポイント�C記号と記号の間は間隔をあける

フローチャートを見やすくするためには、記号と記号の間に適切な間隔を設けることが重要です。
隣接する記号が密集してしまうと、読み取りやすさが損なわれてしまう可能性があるためです。
そのため、フローチャートを作成する際には、記号同士の間隔を適切に調整することで、チャート全体のバランスを保ちながら、各要素や動作が明確に区別されるようにしましょう。

ポイント�D1ページ以内におさめる

可能な限り、フローチャートは1ページ以内に収めることを目指しましょう。
長すぎるフローチャートは読みづらくなるばかりか、全体の構造が把握しづらくなる可能性もあります。
フローチャート作成の目的は、あくまでも業務の効率化と情報共有をスムーズにすることです。そのためには、簡潔にまとめることが求められます。
必要な情報を適切に要約し、簡潔なフローチャートを作成することで、一目で理解できるわかりやすいツールとなるようにしましょう。

ポイント�E常に最新の情報を載せる

日々の業務プロセスや業務フローは、環境や時代に合わせて変化することもあるため、フローチャートも常に最新の情報を反映させるようにしましょう。
業務の改善や変更があった場合には、フローチャートを更新して最新の状態を反映させることが重要です。
また、企業活動においては人材の流動も常に起こりえます。

人が入れ替わっているにもかかわらず、共有するためのフローチャートの中に古い情報が残っていると、混乱や誤解を招く可能性があるでしょう。定期的な確認と更新を行い、常に正確な情報を提供するよう心掛けてください。

フローチャートを作成する際には、さまざまな記号を活用することで、複雑な業務プロセスを視覚的に表現することができます。
以下では、主要なフローチャート記号を詳しくご紹介します。

開始・終了（端子）

フローチャートの始まりや終わりを表すために使用される記号は、一般的に楕円形が使われます。
この楕円形の中には「開始」と「終了」というテキストが配置され、フローチャートの起点や終点を明確に示します。
開始記号は業務プロセスの開始を示すために使用され、終了記号はプロセスが完了したことを表現します。

プロセス（処理）

フローチャートにおいて特定の処理やアクションを表すために使用される記号は、四角形が一般的です。
この四角形の中には処理の内容を簡潔に記述します。プロセス記号は、具体的な業務の手順やタスクを表現し、フローチャート内での処理の流れを明確にします。

条件分岐（判断）

フローチャートにおいて、ある条件が成り立つかどうかを判断するために使用される記号は、菱形が使われます。

この菱形の中には条件を記述し、条件の結果によって分岐するフローチャートの流れを示すことができます。条件分岐記号は、異なるパスや選択肢がある場合に使用され、フローチャート内の判断プロセスを明確に示します。

線・矢印

フローチャートの各要素を接続するために使用される記号は、線と矢印です。
矢印はフローチャート内の要素間の関係や流れを示します。線のスタイルや矢印の形状を使い分けることで、意味を明確に伝えることができます。
矢印の方向性やラインの種類によって、情報の流れや手順の順序を視覚的に把握することができます。

コメント・メモ

コメントやメモを追加することによって、フローチャート内に詳細な説明や補足情報を記述することができます。コメントやメモは、特定の記号や形状を持たず、通常のテキストボックスや付箋の形式で表現されます。
コメントやメモは、フローチャート上で重要な情報や補足事項を示すために使用されます。例えば、特定の処理についての詳細な説明や注意事項、データの入力方法や出力結果の解釈などを記述することができます。これにより、フローチャートを読む人がより正確に理解しやすくなります。

コメントやメモを追加する際には、テキストボックスや付箋を使ってわかりやすく配置することが重要です。
また、コメントやメモの内容は簡潔にまとめることで、読み手が迅速に把握できるようにしましょう。
フローチャート全体の理解を深めるために、適切なフローチャート記号とコメント・メモの組み合わせを活用することが重要です。
これにより、読みやすくわかりやすいフローチャートを作成し、効果的なコミュニケーションと円滑な業務プロセスを実現することができます。

フローチャートは経理業務において重要なツールです。業務フローを視覚的に表現することで、効率化や品質向上を図ることができます。
本記事では、業務フロー作成の目的を考えることから始め、情報の整理、適切な記号の選択、レイアウトの工夫など、フローチャート作成のポイントを解説しました。経理アウトソーシングを検討している男性の方々にとって、フローチャートは効果的な業務改善手法となることでしょう。
ただし、フローチャートは、あくまで作業の効率化を図るためのツールです。チャートの作成自体に時間と労力が割かれてしまうようでは、意味がありません。
そこで、フローチャートの作成にはツールとアプリを使用しましょう。もしくは専門家に相談することが大切です。

RSTANDARDでは、即日・低価格で経理アウトソーシング・代行を承っております。フローチャートの作成やご相談に関しても専門のスタッフが対応いたします。
ぜひお気軽にお問い合わせください。