会計帳簿を経理で付けるために知っておきたい基礎知識と作成方法

経理業務で問題を抱えている方に向けて、経理で必要となる会計帳簿について解説します。

帳簿は経理業務において欠かせないものです。しかし、経理の知識がないと付けられず、内容が正しいか判断に迷う方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そこで今回の記事では、帳簿作成において知っておきたい基礎知識をご紹介していきます。

参考にしていただければ会計帳簿でどのような種類の帳簿が必要となるのか、どのようなルールに沿って記載するべきなのかがおわかりいただけるはずです。

会計帳簿とは、法律により義務付けられている帳簿のことです。会社法の432条には帳簿について次のように記載されています。

（会計帳簿の作成及び保存） 第四百三十二条　株式会社は、法務省令で定めるところにより、適時に、正確な会計帳簿を作成しなければならない。
２　株式会社は、会計帳簿の閉鎖の時から十年間、その会計帳簿及びその事業に関する重要な資料を保存しなければならない。

出典：e-Gov：会社法（平成十七年法律第八十六号）

会計帳簿とは総勘定元帳や現金出納帳、仕訳帳などが含まれます。また、432条2項に記載されている重要な資料とは、契約書や領収書、伝票などのことです。
以上のように会社法の規定により、株式会社である法人は帳簿を作成し、10年間保存することが義務付けられています。

会計帳簿と決算書の違い

会計帳簿と決算書は、作成する目的が違います。
会計帳簿は日々の経営において、取引をした履歴を備忘するためのものです。対して決算書とは、会社の財政状況を把握するために作成されるもので、「財務諸表」や「計算書類」が正式名称となります。

決算書は確定申告や企業の経営実態の把握のために必要な書類です。会計帳簿は決算書の作成のために必要となるものであり、いわば経理において基礎的な帳簿と言えるでしょう。
以上のように会計帳簿と決算書の違いは、作成する目的にあります。

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会計帳簿とは多くの種類の帳簿をまとめた総称です。会計帳簿には一体どのような種類があるのか、それぞれの役割や特徴について詳しく見ていきましょう。

主要簿

会計帳簿の主となるのが主要簿です。主要簿は「日記帳」「仕訳帳」「総勘定元帳」の3種類によって構成されます。主要簿に記載されるのは日々の取引内容すべてです。

取引の記録は決算の書類を作るにも必要な記録となります。主要簿は決算書を作成するためにも、企業の取引全体を把握するために欠かせないものです。

1：日記帳

日記帳は日々の取引について発生した順番に記載していく帳簿のことです。他の帳簿のサポートとして利用されます。
日記帳への記載は法律により定められるものではありませんが、資金の出入りについての備忘録として活用すると便利でしょう。

2：総勘定元帳

総勘定元帳とは、勘定科目ごとに取引を記録していくためのものです。企業で発生した取引のすべてを分類する資料となるため、確認すれば残高をスムーズに把握できます、企業において作成が義務付けられている書類です。

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補助簿

補助簿とは、主要簿のサポートを行うための書類のことです。
主要簿では企業で発生した取引のすべてを一覧できます。対して補助簿は現金の出入りや取引先ごとの取引状況、経費の詳細などの詳細を確認するために役立つ書類です。

取引内容について詳細な情報が記録されるため補助簿の種類は多く、次のような11の書類を作成することになります。それぞれの特徴と役割について詳しく見ていきましょう。

1：現金出納帳

現金出納帳とは、現金の動きを記載するための帳簿です。入金や出金の金額や残高、現金の動きがあった日付などを記録します。実際の現金残高と帳簿上の残高に相違がないか確認するために役立ちます。

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2：当座預金出納帳

当座預金出納帳は、当座預金の入金・出金の状況を記載するための帳簿のことです。預金出納帳とも呼ばれます。
預金通帳に記載される内容の他に、入金・出金があった理由や摘要なども記載されるため、現金の動きを把握するために便利です。

3：小口現金出納帳

郵送料・交通費など、細かな入出金を記載する帳簿が小口現金出納帳です。出張の際の交通費など、日常的な支出などを記載するためのもので、小口現金の動きを可視化することで経理業務の手間を省いたり、不正を予防したりする役割を担います。

4：仕入帳

仕入帳はその名の通り、仕入れに関することを記載するための帳簿のことを指します。仕入日・仕入先・仕入金額・仕入れ品などを記載するものです。仕入れ品の単価や数量などを確認するために利用できます。

5：売上帳

売上帳は売上に関することを記載するための帳簿のことです。記録される内容は仕入帳とほぼ同じで、売上日・売上金額・売上があった商品などについて記録します。売上を総体的に確認するために役立つでしょう。

6：支払手形記入帳

支払手形に関する記録を行うのが支払手形記入帳です。支払手形の増減がある取引が発生したときに記載します。約束手形や為替手形の受取人・振出人・決済の未完に加え、取引の内容などがわかるように一覧となります。

7：受取手形記入帳

受取手形記入帳は受取手形の増減がある取引について記載するための帳簿です。約束手形・為替手形を受け取った日付や支払人、裏書きをした相手、手形の金額などを記入してまとめたものを指します。

8：商品有高帳

商品の在庫についてまとめるための帳簿が商品有高帳です。仕入れた商品は販売されるまで自社内で保管されます。商品有高帳は商品の仕入れ値や在庫数、出庫した数量や販売単価などを記載する帳簿であり、商品の動きについて一覧するために便利です。

9：仕入先元帳

仕入先元帳は仕入先ごとの取引状況を記載するための帳簿です。買掛金元帳と呼ばれることもあります。
取引先ごとに取引内容と取引金額を記載するため、特定の相手との取引状況を把握するために役立つでしょう。

10：得意先元帳

得意先元帳は得意先ごとの取引状況を記載するための帳簿です。売掛金元帳とも呼ばれます。仕入先元帳と対になり、得意先ごとに販売した商品の内容や金額を記載するものです。

11：固定資産台帳

固定資産台帳とは、自社が所有している固定資産に関する記録をまとめるための帳簿です。固定資産を取得した時の状況や日付、減価償却の状況や履歴などを記録します。耐用年数も記載するため、将来的な買い替えなどにも役立つでしょう。

会計帳簿の作成には3つのルールがあります。ルールが守られていないと作成者以外が閲覧したときに内容がわからなくなることもあるでしょう。次のルールを守って正しく作成してください。

ルール1：数字はアラビア数字を使用

会計帳簿作成におけるひとつめのルールは、アラビア数字を使うことです。アラビア数字とは「1」「2」「3」など、一般的に用いている数字のことを指します。「一」「二」「三」などの漢数字は使わないようにしましょう。

ルール2：略字を用いる

続いてのルールは略字を用いることです。会計帳簿には略字が存在します。「円」は「￥」で示し、単価を示す場合には数字の頭に「＠」をつけるのが決まりです。略字を用いて、一目で記載されている内容がわかるようにしてください。

ルール3：訂正の際は2本線を引く

会計帳簿を作成している際に誤ったら、2本線を引いて訂正をします。修正ペンは用いないようにしましょう。間違えた部分に2本線を引いたら、正しい記載内容を2本線の近くに記載すれば訂正完了です。

それでは、会計帳簿を実際に経理で作成するための方法について見ていきましょう。スムーズに作成するには基本的な流れを守ることが大切なので、会計帳簿を作成するための流れについて4つのステップで解説します。

STEP1：経費関連の領収書を出納帳へ記載

会計帳簿を作成するには、まず経費関連の領収書を出納帳へ記載します。保管した領収書をもとにして、日々発生した経費について現金出納帳・当座預金出納帳・小口現金出納帳のいずれかに記録しましょう。

STEP2：売上明細を売掛帳に記載

売上に関しては取引内容を売掛帳に記載してください。売上があった場合は現金の移動も伴うはずなので、現金出納帳や当座預金出納帳に売上金額を記載することも忘れないようにします。また、総勘定元帳への転記も必要です。

STEP3：経費と売上の整理と記載

会計帳簿を正確に作成するには、経費・売上の整理も欠かせません。日付を決めて、毎月1回行うと良いでしょう。月に1回の頻度で整理を行っておくと、記載ミスや漏れが発生しにくくなり、経理業務における帳簿の正確性が高まります。

STEP4：決算に必要な会計帳簿の準備

最後に決算に必要な会計帳簿の準備を行います。日々の経費や売上の記録と、月に1度の経費・売上の整理を欠かさず行っていれば、決算の準備はそれほど大変ではないはずです。領収書などの書類もすぐに提示できるように準備しておきましょう。

会計帳簿は企業経営の基盤となる帳簿で、経理による作成が欠かせないものです。しかしなぜ、会計帳簿をつけなければならないのでしょうか？付けることのメリットとデメリットについて解説していきます。

メリット

まずは会計帳簿を付けることのメリットから見ていきましょう。

【メリット】

• 法律遵守の経営ができる
• 決算書の作成がスムーズになる
• 経営や資金の状況が把握しやすくなる

最初に解説したように、会計帳簿の作成は会社法により義務付けられています。法律遵守の経営をしていくためには、会計帳簿の作成はメリットがなくとも必要不可欠なことと言えるでしょう。

ただし、やはりメリットもあります。会計帳簿は決算書の作成になくてはならないものです。日々付けることにより、決算書の作成がスムーズになります。
また取引や資金の状況を可視化することで、企業の状況を把握しやすくなることもメリットのひとつです。以上のように会計帳簿を付けることは、企業の経営においてさまざまなメリットをもたらします。

デメリット

続いて会計帳簿を付けることで生じるデメリットについて解説します。

【デメリット】

• 帳簿付けの手間と時間がかかる
• 経理についての知識が必要となる
• 保管場所が必要となる

会計帳簿を付けるためには、必ず手間と時間がかかります。すると会計帳簿を付けることにより本来の業務にさける時間が減り、結果的にコストが増加するかもしれません。
また、経理についての知識が必要となるため、場合によっては経理担当者を雇用しなければならなくなるでしょう。経理担当者を雇うためにもコストがかかります。

また、会計帳簿を保管するための場所も必要となります。以上のように時間・場所・コストの問題が生じる可能性があることがデメリットです。

会計帳簿閲覧請求権とは、株主が持つ会計帳簿の閲覧請求の権利のことです。会社法433条では議決権の3/100を有する株主は、次のような請求が行えると定められています。

一　会計帳簿又はこれに関する資料が書面をもって作成されているときは、当該書面の閲覧又は謄写の請求
二　会計帳簿又はこれに関する資料が電磁的記録をもって作成されているときは、当該電磁的記録に記録された事項を法務省令で定める方法により表示したものの閲覧又は謄写の請求

出典：e-Gov：会社法（平成十七年法律第八十六号）

上記の記載により、株主は総勘定元帳・仕訳帳・現金出納帳・売掛金元帳などの会計帳簿を閲覧できる権利を持っています。そのため、株主から会計帳簿の開示を求められることがあるかもしれません。

経理で作成された会計帳簿は、最大10年間の保存が義務付けられています。保存期間は会社法432条で次のように定められたものです。

第四百三十二条　株式会社は、法務省令で定めるところにより、適時に、正確な会計帳簿を作成しなければならない。
２　株式会社は、会計帳簿の閉鎖の時から十年間、その会計帳簿及びその事業に関する重要な資料を保存しなければならない。

出典：e-Gov：会社法（平成十七年法律第八十六号）

10年の起算日は帳簿により変わります。決算書や貸借対照表などは作成日から10年間ですが、会計帳簿である主要簿と補助簿は決算の締切日から10年間にわたり保存しなければなりません。
会社法の規定通り、決算から10年間は保存してください。

いかがでしたでしょうか？この記事を読んでいただくことで、経理における会計帳簿の基礎知識がご理解いただけたと思います。

会計帳簿は11種類の帳簿から構成されており、日々の取引や資金の流れの状況、企業の経営状況などを把握するために欠かせない帳簿です。また会社法により作成が義務付けられているため、株式会社では必ず作成されなければなりません。

しかし、会計帳簿の作成には経理の知識や帳簿付けの手間が必要であることも事実です。
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