決算業務を行う理由・時期は？具体的な手順や必要書類・効率化の方法

数ある経理業務の中でも、1年を通して最も重要なのが決算です。
決算業務は普段にも増して正確性が求められ、効率的なワークフローが課題となります。

そこで本記事では、決算業務の内容や手順・必要書類、効率化の具体的な方法などを解説します。決算業務に関する基礎知識を身につけたい方、業務効率化を図りたい方は、ぜひ参考にしてください。

決算とは一年に一度、企業の年間収益と経費をまとめて計算して、決算書（財務諸表）を作る業務のことです。日々の経理業務として作成した帳簿をもとに、年間の取引情報をまとめます。
全ての株式会社は会社法により、決算書の作成が義務付けられています。また、決算書は監査役などの審査を受けてから株主総会に提出し、株主に対し報告することが規定されています。
さらに、「事業年度終了日の翌日から2カ月以内」に、作成した決算書をもとに法人税・消費税などを計算し、納税額を申告・納付しなくてはなりません。

決算を行うことで企業の資産や負債が明確になり、事業活動や財務状況を把握できます。
経理担当者にとっては、日々の経理業務の集大成とも言える、年間における大きな仕事です。

関連記事：【初心者でもわかる】法人税の基礎知識について。計算方法や節税について解説

決算を行う理由

決算書は企業全体の方針を決定する上で重要な判断材料です。 経営成績や税務状況を明らかにし、年度内の事業や資金繰りが成功したのか、改善点があるのかなどを判断します。企業内部者にとっては、次年度の事業計画や資金繰り施策に関わるだけでなく、決算書により納税額も決まるため、誤りが許されません。

また、決算書は株主や取引先・金融機関などの外部関係者に対し、会社の状況を報告するための資料でもあります。外部関係者は決算書の発表を受け、今後の受注量や投資・取引の有無を判断します。企業の評価や信用度にも関わるため、毎年欠かさず作成し公表する必要があります。

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1年のうち、決算を行うために区切られた期間を会計期間（事業年度）と呼びます。
また、会計期間の最後の月を決算期、決算期の最終日を決算日と呼びます。
決算期には事業年度の決算書を作成し、その後に株式総会や納税額の申告・納付が続くという流れです。
決算期は個人事業主と法人で異なります。

法人の場合

法人の会計期間や決算日は定められておらず、法人ごとに自由に決められます。
日本では税法の改正が4月1日に適用されやすく、公的機関の会計期間が4月?3月であることから、3月を決算期とする企業が多いです。
ただし、自社や取引先の都合により、決算期を9月や12月に設定している企業もあります。

会社設立時に作成する定款には「事業年度」を記載しなくてはなりません。
決算期の決め方は、顧問税理士の繁忙期や、会社の繁忙期を避けて選ぶ方法があります。
また、資本金が1000万円未満で大法人の子会社でない企業であれば、設立第一期及び第二期の消費税が免除されるケースがあるため、売上を考慮して消費税の免除期間が長くなるように設定することも可能です。

個人事業主の場合

個人事業主の会計期間は税法により、一律で1月から12月、決算日は12月31日と決められています。
確定申告を行う対象期間も、会計期間と同じ1月から12月です。12ヶ月間の損益を計算し、利益から納税額を計算します。

企業の決算業務は、年次決算と月次決算に分けられます。

月次決算とは1ヶ月単位で行う決算業務です。月末ごとに決算書を作成します。
月次決算は会社が任意で行うものであり、全ての企業が月次決算を行っているとは限りません。関係外部者に公表する必要もなく、あくまで企業内部者が経営状況を把握することが目的です。

一方で、年次決算は1年単位で行い、会社法により実施が義務付けられている業務です。一般的に、決算期前後の1?2ヶ月間で集中的に行われます。
主に、損益計算書・貸借対照表・キャッシュフロー計算書を作成し、株式総会では会社の状況を報告するために提示が求められます。そのため、月次決算に比べ重視される傾向が強いです。

年次決算を行う際、月次決算の決算書があることで業務負担が軽減されたり、ミスを防いだりできるといったメリットがあります。

決算業務とは主に、決算書を作成して株主総会へ提出し、納税額を算出・申告・納付する一連の流れを指します。法人税の申告期限は会計期間終了の翌日から2ヶ月以内、株主総会は3ヶ月以内と定められています。

以下で、非上場企業や中小企業が行う、決算業務の具体的な手順と内容を見ていきましょう。

決算残高の確定

税金を正確に算出し、決算書を作成するためには、まず決算残高を確定させる必要があります。決算日時点での勘定科目の残高と、実際の残高が一致していることを確認する作業です。
現金・預金、売掛金や買掛金、借入金や固定資産、棚卸資産など、帳簿に記載されている全ての勘定科目一つ一つに目を通します。未だ処理されていない未確定の勘定科目がある場合は、正しい残高に修正していきます。
また、固定資産の償却処理や棚卸資産の計上などは、通常の決算業務と区別し、「決算整理仕訳」として追加で仕訳します。

決算残高が確定した後に行うのが、勘定科目の詳細を記載した「勘定科目内訳明細」の作成です。勘定科目内訳明細は、法人税の申告時に提出しなくてはなりません。

税金の算出

確定した決算残高をもとに、法人税と消費税を算出します。
法人税と一口に言っても、法人税・事業税・法人市民税・法人県民税などがあります。
会社の規模や利益によって税率が異なるため、最新の正しい情報を把握して、計算しなくてはなりません。算出された法人税額は「未払法人税」として決算書に記載します。

また、消費税は売上に含まれるものから、経費に含まれるものを差し引いて計算します。
算出された消費税額と帳簿に記載されている消費税額の差異を修正し、消費税を確定して「未払消費税」として決算書に記載します。

税金の計算に誤りがある場合、後に罰則が課せられる恐れがあるため、決算残高の確定から慎重に行うことが重要です。

決算書の作成

法定の書式に従い、確定残高をもとに「財務諸表」と呼ばれる決算書を作成します。
決算書においても特に重要なのが、「貸借対照表」「損益計算書」「キャッシュフロー計算書」の3つ（財務三表）です。
作成した決算書は監査役などの審査を受けた後、株式総会へ提出・報告されます。

また、決算書は一定の保存期間が定められています。会社法で規定の書類は10年間、法人税法で規定の書類は7年間、保存しなくてはなりません。

関連記事＞＞決算書とは？書き方や見方

申告と納税

決算書の作成と同時に確定申告書も作成します。
法人税の確定申告書は、会計期間終了の翌日から2ヶ月以内に所轄の税務署に提出後、税金を納めなくてはなりません。

また、消費税の控除対象仕入税額の計算方法は、原則課税方式と簡易課税方式で異なります。また、確定申告書や添付書類の付表も種類が異なるため注意しましょう。

非上場企業や中小企業に比べ、上場企業は外部関係者に対して与える利害が大きく、経営状態や財政状況を正確に報告することが重視されています。
そのため、経理業務もより専門的で迅速な対応が求められます。
以下で、上場企業ならではの決算業務を見ていきましょう。

決算短信の作成

上場企業は「決算短信」を作成し開示する義務があります。
決算短信とは、企業の決算の結果の要点をまとめた速報資料です。
決算短信の目的は、投資家に対して決算結果をいち早く伝えることです。
本来、決算書は決算日から3ヶ月以内に作成しなければならない一方、決算短信は決算日から30日、遅くとも45日以内に作成・開示しなくてはなりません。

元々、決算短信は記者クラブが決算内容の標準化を、上場企業に要請したことがきっかけで始まり、後に証券取引所によって様々なルールが定められました。
現在、決算短信は証券取引所が上場規程によって定めた様式を用いて作成されます。
決算短信には会計期間中の経営成績や財政状態、キャッシュフロー株式の配当状況や配当予想、今後の業績予想などを記載します。

子会社も含めた連結決算

子会社を有する上場企業は、連結決算を行う必要があります。
連結決算とは親会社・国内外の子会社・関連会社を含んだグループ全体の決算です。

会社法では、有価証券報告書を提出している大会社に対し、連結決算の提出義務を課しています。大会社とは資本金が5億円以上、または負債合計額が200億円以上の株式会社であり、有価証券報告書とは上場企業の会社概要や事業の現状、財務状況などを公開した報告書を指します。

決算書を作成するためには、まずは各会社で個別決算を行います。
各会社の決算書を回収し、グループ内での取引情報や固定資産の購入履歴（連結パッケージ）を共有します。個別決算の結果を合算し、連結修正を経て完成するのが連結財務諸表です。

関連記事＞＞連結決算とは・作成の手順や注意点

非上場・中小企業での決算業務

非上場・中小企業における決算業務は、内部経営の側面がより重視されます。
というのも、上場企業では、株主など限られたステークホルダーへの財務状況の説明責任が主になります。
これにより、経営上の意思決定や将来のビジネス計画の策定に資する専門性の高い財務力が求められるわけです。
しかし、非上場・中小企業での決算業務では、決算というプロセスを通じて適切な業績報告を作成し、法規制に基づいた正確な税務申告を行うことが主要な目的です。

次に、決算業務に必要な書類を見ていきましょう。
決算書の中でも特に重要なのが「貸借対照表」「損益計算書」「キャッシュフロー計算書」の3つ（財務三表）です。

損益計算書

損益計算書（PL）とは企業の会計期間における収益から費用を差し引いて、どれほどの利益が出たかを示す決算書の一つです。
損益計算書では、売上総利益・営業利益・経常利益・税引前当期純利益・当期純利益の5つの利益を算出します。納税後の最終的な当期純利益が増えれば会社の純資産が増え、マイナス表記であれば当期純損失となり、会社の純資産が減ることを意味します。

損益計算書は企業の1年間の収益性・成長性を表します。損益計算書に目を通すことで、本業または本業以外の経営成績を把握でき、経営改善に向けて役立てられます。

貸借対照表

貸借対照表とは決算日における企業の財政状態を示す決算書の一つです。
貸借対照表には、企業が保有する資産・返済義務がある負債・総資産から負債を差し引いた純資産（資本金や利益剰余金）の金額と内訳を記載します。資金の活用方法と調達方法が明らかになり、資産と負債の均衡を比較できるため、別名「バランスシート（B/S）」とも呼ばれています。

貸借対照表に目を通すことで、流動比率や自己資本比率などを把握可能です。流動比率は短期での返済能力を示し、高いほど資金繰りの心配が軽減されます。また、自己資本とは返済不要な資本のことであり、自己資本比率が高いほど企業の長期的な安定性が期待されます。

キャッシュフロー計算書

キャッシュフロー計算書とは、会計期間におけるキャッシュの流れを示す決算書です。
キャッシュには現金だけでなく、現金化が容易な普通預金や当座預金、流動性が高い定期預金や公社債投資信託などが含まれます。
キャッシュフロー計算書では、営業活動・投資活動・財務活動の3部門に分け、キャッシュの流れを記載し、キャッシュの増減理由を明らかにします。

キャッシュフロー計算書に目を通すことで、時間差による利益と現金・預金などのズレを把握し、将来の資金計画を策定することが可能です。また、現預金の収支に着目しながら行うキャッシュフロー経営によって、資金不足や売上債権の未回収を防げます。健全な資金繰りは、金融機関からの資金調達時にも有利に働きます。

年次決算業務のポイント

決算業務に必要な書類がわかったところで、ここからは、年次決算業務に関する2つのポイントを見ていきましょう。

• 月次決算で都度見直ししておく
• 提出する書類や納税の期限から逆算して作業する

それぞれ解説していきます。

月次決算で都度見直ししておく

年次決算を迎える前に、月次決算で都度見直しすることは非常に大切です。
この手法によって、各月の財務データの精度を高め、年末に決算を迎えたときの負担や誤りを大きく減らすことができます。
たとえば、仕訳の誤りや未計上の費用があれば、早期に修正し、次の月に調整を行いましょう。
これは結果的に、正確で迅速な年次決算の基盤を作り上げることにつながります。
また、月次決算を通じて常に経理のプロセスをチェックし、改善することで、組織全体の財務管理の向上にも寄与できます。

提出する書類や納税の期限から逆算して作業する

年次決算業務においては、計画的にタスクを進めるため、必要な書類提出や納税の期限から逆算して作業スケジュールを立てることが肝要です。
このアプローチによって、各種申告や納税のデッドラインを確実に守れるようになり、遅延によるペナルティや不必要なストレスを避けることができます。
税務申告書作成、利益計算、資料の整理・確認といった一連のプロセスを、期限前に余裕を持って完了させるための具体的なガイドラインを設定するのが、もっとも安全な方法でしょう。
徹底した事前準備と段階的なタスク管理は、滞りない年次決算業務を実現するうえで不可欠です。

決算業務に関する注意点

次に、決算業務に関する注意点を2つ見ていきましょう。

• 日々の業務でデータを整理しておく
• 疲労からミスが起こる

それぞれ確認してください。

日々の業務でデータを整理しておく

決算業務に取り組む際は、日々の業務でデータの整理を行い、常に最新の情報を維持することが非常に重要です。
この習慣は、年次決算の際に時間がかかるデータ探しや整理作業を事前に減らすことに役立ちます。
定期的に財務データをチェックし、誤りや不整合がないかを確認することで、決算時にスムーズに処理を行えるでしょう。
また、整理されたデータは、正確で迅速な意思決定をサポートし、経営陣への報告や将来のビジネス計画の策定にも重要な役割を果たします。
このような日々のデータ管理は、企業の財務健全性を維持し、決算業務の効率化を実現するために不可欠です。

疲労からミスが起こる

決算業務は通常、多くの時間と集中力を要するため、業務量やプレッシャーからの疲労がミスを引き起こしやすい状況を作り出します。
長時間労働が続くと、注意力が散漫になり、数字の入力ミスや項目の見落としなど、小さな過ちが起こり得ます。
そのため、休憩を適宜取り入れたり、作業を分割して処理するなど、負担を軽減する工夫が必要です。
疲労を蓄積させないためには、あらかじめタスクを適切に計画し、ピークタイムに備えて体力を温存することも大切な対策のひとつです。

決算は1年間の経理業務の中でも最も重要性が高く、正確性と迅速性が求められます。
以下で、決算業務を効率化する方法を見ていきましょう。

決算業務を早期から始める

会社ごとに会計期間と決算日が決まっています。決算業務を前倒しして事前に出来ることを準備しておくだけでも、直前のトラブルやミスを防げます。
日々の業務で利用するデータを整理したり、優先順位をつけて業務を進めたりしましょう。

アウトソーシングを活用する

社内での決算業務の負担が大きい場合は、アウトソーシングを活用するのも効果的です。
外部の専門家に依頼することで、質の高い決算を行えるほか、自社の本業に専念できるようになります。

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いかがでしたでしょうか。
今回は経理業務の大部分を占める決算について、具体的な業務内容や手順、必要な書類や効率化の方法などを解説しました。
決算は経理担当者にとって、プレッシャーと業務負担が大きい仕事です。
より正確な決算書を作成し、会社の成長に活かすためには、決算業務の効率化が必要です。
余裕を持って事前に準備を進めたり、アウトソーシングの活用を検討したりしましょう。

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