請求書の役割とは？請求書の記載や送付方法といった基礎知識

皆さんは請求書についてどこまで理解しているでしょうか。
事業をしていると請求書以外にもさまざまな書類があります。
たとえば請求書と混同しやすいものとして見積書や納品書、領収書といった書類があります。

また請求書を発行するさいにはどういった点に注意が必要なのかについてまとめていきます。
請求書は決められた雛型がありません。
取引先によっても求められる雛型が異なりますので、請求書の発行が必要になったら早めに取引先に確認をしておくとよいでしょう。
また作成した請求書をどういった形で取引先に送付しなければいけないかもさまざまな方法があります。

今回はそんな請求書の基礎知識についてご紹介します。

請求書とは取引先との仕事のなかで発生した料金について期日までに支払ってもらうように発行する書類をいいます。
必ず発行しなければいけないものではないため、もしかしたら請求書のやり取りをしていないかたもいるでしょう。
また発行をしていたとしてもフォーマットは特に定められているわけではありません。

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請求書と似たものとして、見積書や納品書、領収書といったものがあります。
皆さんは4つの書類の違いについて理解できているでしょうか。
それぞれの書類がどういったときに発行されるのか、どういった違いがあるのかについて具体的に見ていきましょう。

見積書

見積書は依頼を受けた仕事についていくらの料金で承れるのかを受注した人が取引先に掲示するための書類になります。
送付した見積書をみて取引先は掲示した料金で仕事を依頼するのかどうかを社内で検討することになります。
事前に料金や仕事の内容を見積書ですり合わせることによって、お互いのミスマッチを防ぐといった役割もあります。

納品書

納品書は商品の引き渡しが発生する取引において発行される書類になります。
発注した人は納品された品物と納品書を照らし合わせて、頼んだ品物がちゃんと揃っているかどうかを確かめられます。
またあとで取引内容を確認するときに納品書と請求書の数字が一致しているかどうかといったことを確かめることもできます。
無形商材を扱っていてサービスを提供しているようなかたは納品書を発行することはないでしょう。
ただ自身で仕事をするうえで事務用品や消耗品を購入したときには納品書を受け取る機会はだれしもあるでしょう。

領収書

領収書とは、取引が完了してお金の収受が発生したときに発行する書類になります。
請求書に関しては法的に発行の義務はありませんが、領収書については民法で「弁済したものは、弁済を受領したものに対して受取証書の発行を請求できる」と定められています。
よって領収書の発行を求められたときには領収書の発行をしなければいけません。
領収書は5万円を超える金額を領収した場合には収入印紙の貼付が必要になる点に注意しましょう。
請求書は料金を受け取る前の書類で領収書は料金を受け取った後の書類です。
取引先によっては請求書が料金の確定した書類になるため、領収書の発行を求めない取引先もあるでしょう。

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それでは請求書を作成するためにはどんなものが必要になるのでしょうか。最低限必要になるものとしては請求書の雛型と印鑑、会社のロゴがあればロゴのデータや、封筒もしくは共有ツール、メールアドレスが必要です。

�@請求書の雛型

請求書には決められた雛型はありません。
そのため、まずは雛型を用意しましょう。PCで雛型を作成しておけば宛名を変えるだけで簡単に発行できます。
また請求書は市販されているものもあります。郵送でやり取りをおこなうのであれば、市販されているものを使用するのが無難かもしれません。
注意しなければいけない点は取引先によっては決められた雛型で請求書の作成を依頼されることもあります。
請求書の発行が必要な場合には取引先に請求書の雛型があるのかどうか確認しておくとよいでしょう。

�A印鑑

印鑑の押印は必須ではありません。しかし偽造を防ぐ観点からもできれば押印をしたほうがいいです。
会社印や法人印、認印とさまざまあります。ルールは決まっていませんが会社や法人であれば会社員や法人印を、個人事業主であれば認印を使用するのが一般的です。
最近では電子印鑑というものもあります。
電子印鑑は印影を画像変換したものです。特にソフトなどを使わなくても簡単に作成ができます。一方で簡単に作成ができるがゆえに改ざんや複製されてしまう恐れがあります。

�Bロゴデータ（電子請求書の場合

もし会社のロゴがあれば請求書にロゴデータを付与しておくことで改ざんされるリスクを抑えることができます。
また請求書は継続して取引がある事業者であれば毎月目にするものになります。
ロゴがあれば一目でどこの取引先が発行した請求書なのかの判別が容易になります。
そういった意味でも会社のロゴがあるかたは請求書にロゴを載せておくとよいでしょう。

�C封筒

請求書を送付する際の封筒も特に指定がありません。
もし社内でロゴや住所が印字されている封筒の用意があればその封筒でも構いません。
そういった封筒がなければ、市販されている封筒を使用しましょう。
請求書の送付だけであれば送付状および請求書原本のみの送付なので三つ折りにして長3の封筒で送るのが一般的です。

請求書の作成方法としてはまずフォーマットを用意する、請求書に必要な事項を記載する、請求書の送付方法を決めて取引先に送付をするといった手順を踏みます。
作成の手順と方法について具体的にみていきます。

作成方法�@ツールを選ぶ（Word、Excel、電子請求書、手書きなど）

まずは請求書をどういった方法で作成するのかツールを選ぶ必要があります。
PCで作成するならばwordやexcelがあります。Wordやexcelで作成する場合にはインターネットで探せばテンプレートがあります。
そのテンプレートをアレンジするだけですぐに請求書の作成ができます。また取引先によっては所定のシステムを利用して請求書を作成するように言われることもあります。
もしPCを使用せずに請求書を作成する場合には、市販されている請求書を利用するのが無難です。毎回社名を手書きするのが面倒であれば、会社名と住所のゴム印を作っておくと日付や金額を手書きするだけで発行ができます。

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作成方法�A請求書に記載事項を記入する

請求書には必要最低限どういった情報を記載する必要があるのでしょうか。
まずは請求書を作成した担当者氏名や会社名、取引がおこなわれた日時、取引の内容と軽減税率の対象品目であればその旨を記載、税率ごとに区分して合計した対価の額と税抜きなのか税込みなのかの記載、請求書を受け取る事業者の氏名または会社名が必要になります。ほかには支払期限や振込先、管理や問い合わせで利用するための請求書番号といったものも必要に応じて記載します。
取引先に請求書にどういった情報の記載をしなければいけないかは事前に確認をしておきましょう。

作成方法�B封筒に記載事項を記入する

請求書を送付する際の封筒にはどういった内容を記載すべきでしょうか。具体的にみていきます。
表面には当たり前ですが請求書受取先の宛名を書く必要があります。
また請求書在中と記載しておくと相手が受け取ったさいに何が送付されているのか一目でわかります。
特に請求書に関しては早急に経理処理をしなければならない場合もあるため、封筒の表面に記載をしておくことですぐに処理をしてくれるかもしれません。
裏面には請求書発行者の名前や住所、送付日を書いておきます。

作成をした請求書をどのような方法で送付が必要なのかも取引先に確認しましょう。
送り方ひとつとっても請求書原本を郵送で送るのか、pdfデータにしてメールで送るのか、FAXで送るのか、電子請求書媒体を通して送るのかとさまざまです。

送付方法�@郵便

基本的には作成した請求書を郵送で送付するのが一般的です。
郵送するさいのルールは特にありませんが、請求書は信書になるため、普通郵便もしくはレターパックで送付します。
信書送付用以外の宅配便やメール便では送れませんので注意してください。

送付方法�Aメール

Wordやexcelで作成した場合にはそのデータをメールで送るケースもあるでしょう。データで送る際には注意が必要です。
たとえばwordやexcelのデータを送付してしまうと簡単に改ざんができてしまいます。
そのため、wordやexcelで作成したものをpdf化して送るといいでしょう。Pdfにすれば改ざんも容易にできません。
またメールで送付するときには宛先にも注意が必要です。誤って送付してしまった場合に備えて、請求書を開くときにパスワード設定をするといった防止策を講じておきましょう。
またメールで請求書データを送付した後でも取引先によってはその請求書の原本を郵送で送付する手続きが必要な場合もあります。

送付方法�BFAX

請求書の締め切りが差し迫っている場合にはFAXで送付してほしいといわれることもあるでしょう。
FAXで送付するときは粗くなってしまって数字の読み取りが難しくなるケースもあるため、雛型を作成するときには数字の読み取りがしやすいようにいつもより、数字だけ大きく表記するといった工夫をするとよいでしょう。

送付方法�C電子請求書媒体

最近多いのが電子請求書媒体を使用して送付するパターンです。
電子請求書媒体で送付する方法としては前述したメールで送付する以外に、クラウドを活用して請求書をネット上にアップロードして取引先がダウンロードする方法や、請求書発行システムを利用して、そのシステムに直接請求書情報を打ち込んで請求書作成から発行、受領までを一貫しておこなう方法があります。
請求書発行システムを利用すれば、発行日時を指定してその日時になったら自動的に請求書を発行するといった機能や、請求書の再発行や修正も簡単にできる機能があります。

請求書は法人の場合には7年間の保存義務が定められています。
個人事業主の場合には5年間の保存義務が定められています。保管方法については特に定められていません。
通常であればほかの帳簿書類と一緒に年度ごとで管理するのが一般的です。
ただし令和6年1月から電子帳簿保存法によって、電子データでやり取りをした請求書に関しては電子データでの保存が必要になります。

たとえば電子メールで本文もしくは添付ファイルで請求書に相当する情報をやり取りした場合には電子データを保存する必要があります。
保管するさいにはタイムスタンプを付与したり、履歴が残る請求書発行システムを利用して授受や保存したりして改ざん防止のための措置を取ります。
また改ざん防止のための事務処理規定を定めて守るといった形でも構いません。

また日付、金額、取引先で検索できるようにしておく必要があります。
これはexcelで索引簿を作成したり、規則的なファイル名に設定したりすれば要件を満たします。
最後に保管をした電子データがのちのち確認をできるようにディスプレイやプリンター等を兼ね備えていれば電子帳簿保存法の要件はクリアになります。
なお売上が1,000万円以下の小規模事業者の場合には特例で電子帳簿保存法の要件が一部緩和されています。
中小企業であれば電子帳簿保存法の要件を満たしているシステムを利用するとよいでしょう。

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普段何気なく請求書を発行しているかたもいるかもしれません。
ひと言に請求書を発行するといっても、その発行の仕方にはさまざまな方法があります。
請求書は日ごろの帳簿をつける際の重要な証拠書類になるため、発行するときには必要事項の記入や保管方法に注意が必要です。
また請求書は決められた雛型がないため、インターネットからダウンロードして使用しているかたや、市販されているものを使用しているかたもいるでしょう。

しかし今後はインボイス制度や電子帳簿保存法が始まります。
インボイス制度が始まれば請求書の要件も変わりますし、電子帳簿保存法が適用されたら請求書の保管方法にも注意が必要になってきます。
もしかしたら取引先によっては決められた雛型や最低限記載すべき事項についてなにか言われるかもしれません。
これを機に雛型について取引先に確認してみるのもいいでしょう。

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