初心者が知っておきたい出納帳の役割と記帳の仕方

事業を始めたら日々の取引を帳簿にまとめていく必要があります。
帳簿を作成することで月々の売上がどのくらいあったのか、またそれに対して経費がどのくらいかかったのかが分かります。
最終的には帳簿を元に税金の申告や会社の決算書をつくるため、非常に重要な作業となります。

今回は帳簿のなかでも使う頻度が高い出納帳についてまとめています。出納帳には現金出納帳と預金出納帳の２種類があります。
それぞれどのように取引を記入していくのか覚えましょう。

今まで帳簿をつけたことがないかただとそもそも出納帳という言葉になじみがないかたも多いでしょう。
まず出納帳とは会社や個人事業でお金の入出金を記録するための帳簿のことをいいます。
出納帳にはいつ、どこで、なんのために入出金されたお金なのかを正確に記録しておく必要があります。

一般的に出納帳には現金出納帳と預金出納帳の2種類あります。
現金を使う取引であれば現金出納帳、銀行の預金取引であれば預金出納帳を帳簿としてつけていきます。
それぞれの出納帳について解説します。

現金出納帳

現金出納帳は現金で取引をしている入出金を記録していきます。
帳簿上の現金残高と実際に手元にある現金の残高が一致するように帳簿をつけていく必要があります。
ここでいう手元にある現金とは、会社の金庫にある現金やレジを使っている事業者のかたであればレジの中にある現金のことを指します。

現金出納帳をつけていくことで現金でいつ、だれに、なんのために入出金したのかどうかを把握していくことができます。
取引を入れる際には請求書や領収書、レシートといったものを見ながらつけていきます。
つけていくときには実際の手元の現金残高と帳簿の現金残高が必ず合うようにつけていく必要があります。
残高がずれてしまうと帳簿の正確性が損なわれてしまいます。

昨今クレジットカードやQRコード決済が普及して現金取引がないかたもいらっしゃるでしょう。
現金出納帳は義務付けられているものではないため、現金取引がなければ現金出納帳をつける必要はありません。
ただし1件でも現金取引があれば、帳簿として現金出納帳を備えておく必要があります。

関連記事：帳簿づけの基礎でもある現金出納帳を徹底解説

預金出納帳

預金出納帳は銀行預金の入出金を記録するための帳簿です。基本的なつけ方は現金出納帳と同じです。
ただし預金出納帳の場合は、事業で使用している銀行口座が複数ある場合には預金出納帳のなかに補助元帳を作成してその銀行口座ごとに取引内容を帳簿につけていかなければいけません。
帳簿づけをあまり複雑にしたくないかたは事業用に使用する銀行口座を一つにしておくとよいでしょう。

取引をつけていく際には銀行通帳を見ながら記録をつけていきます。
そのため、帳簿の残高は常に預金通帳の残高と一致していなければいけません。
また現金出納帳と同様に義務付けられているものではないため、事業で預金取引をしていない場合には預金出納帳をつける必要はありません。

それでは現金出納帳にはどんなことを記載しなければいけないのでしょうか。
最低限記載しなければいけないものを表にしてまとめました。
まずはどんなことを記載するのかを表をみて確認していきましょう。

日付	勘定科目	摘要	入金	出金	残高
4/1	消耗品	名刺発注		1,100円	43,200円
4/10	売上高	〇〇様	15,000円		58,200円
4/15	仕入	〇〇工業		12,000円	46,200円
4/29	旅費交通費	新宿~横浜		780円	45,420円
		4月度合計	15,000円	13,880円	45,420円
		次月繰越			45,420円
		前月繰越			45,420円
5/3	売上高	〇〇様	25,000円		70,420円
5/6	仕入	〇〇工業		8600円	61,820円

関連記事：売掛金とは・勘定科目や仕訳方法

現金出納帳を作成するためにはどのような手順を踏めばいいのかを解説していきます。
現金出納帳をつけるためにはまず証拠書類となる請求書や領収書、レシートなどを準備します。
その請求書や領収書、レシートをもとに取引内容を帳簿に記入していきます。

手順�@日付

はじめに取引がいつおこなわれたかの日付を記入していきます。
基本的には発生主義で帳簿をつけていきます。
そのため、領収書や請求書、レシートの日にちと帳簿の日にちは一致することになります。
会計ソフトで帳簿をつける場合には自動的に日付順に並び変えてくれますが、紙で帳簿をつける場合には日にちが前後しないようにつける必要があります。 記入が前後しないようにまずは書類を日付順に並び変えておくと帳簿はつけやすくなります。

手順�A勘定科目

出納帳を作成するにあたって、各取引を適切な勘定科目で処理することが大切です。
勘定科目とは、会社の取引の資産・負債・資本の増減、費用や収益の発生についてわかりやすく分類をするための項目の総称です。
要するに日々の取引内容を分かりやすく分類するための科目です。

勘定科目を使用することでどの勘定科目でどのくらいお金のやりとりがあったのかを集計することができます。
また勘定科目は誰が見ても同じように理解できるようにするためにも必要になってきます。
帳簿を見るときの共通言語として理解しておきましょう。
帳簿のつけ方もそうですが規則性があるため、一度覚えてしまえば難しいものではありません。
またすべての勘定科目を覚えなくても、最低限自分の帳簿をつけるときに必要になる勘定科目だけ覚えておけば問題ありません。

現金取引でよく使われる勘定科目としては、現金商売をしているかたであれば入金として売上高が発生します。
出金としては、旅費交通費や消耗品、接待交際費などがあるでしょう。

関連記事：勘定科目とは？科目一覧を詳しく解説

関連記事：経理の仕訳とはどんな業務？勘定科目の分類や仕訳の書き方・注意点

手順�B摘要

摘要には勘定科目の内容をより具体的に記入します。
たとえば取引先の名前や何を購入したのか、だれに支払ったのかなどを摘要の部分に記入します。
摘要を書いておけば、帳簿をみれば取引内容が分かりますが、摘要を何も記入していないとあとで見返したときに取引内容が分からないため、なんの取引だったかを調べるために領収書やレシートを探す手間がかかってきます。
帳簿を見返したときやほかのかたが帳簿を見たときに取引内容が分かるように摘要を記入するとよいでしょう。

手順�C入金

入金があった場合には入金された金額をそのまま記入します。消費税に関しては税込み金額を記載します。

手順�D出金

お金を支払った場合には出金欄に支払った金額をそのまま記入します。こちらも消費税に関しては税込み金額で記載をします。

手順�E残高

入出金をつけていくと帳簿の残高はその都度変動していきます。
手元の現金残高と帳簿の残高が常に一致するように帳簿をつけていく必要があります。
もし残高が一致しない場合はなにか入力が漏れてしまっているので、レシートや領収書、請求書をもう一度確認していきます。
もし万が一原因が突き止められなかった場合には手元の現金残高を帳簿の数字に合わせるのではなく、帳簿の残高を実際の現金残高と一致するように帳簿を直す必要性があります。

帳簿を直す際には現金過不足という勘定科目を使います。
あとになって原因が分かったら現金過不足分を正しい勘定科目に修正します。
もし最後まで原因が分からずに決算申告を向かえたときには雑収入もしくは雑損失で計上をします。
手元の現金残高の帳尻を自分のポケットマネーから出したり、抜いたりすると帳簿の正確性が損なわれてしまいます。
必ず帳簿の残高を現金過不足で修正するようにしましょう。

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預金出納帳もほとんど現金出納帳と記載する項目については変わりありません。
唯一異なるとしたら入出金ではなく預入もしくは引出になっている点になります。

取引日	勘定科目	摘要	預入金額	引出金額	残高
4/1	買掛金	〇〇工業		50,000円	480,560円
4/9	未払金	クレジットカード		17,865円	462,695円
4/20	売掛金	〇〇工業	260,000円		722,695円
4/25	給料	〇〇		100,000円	622,695円
		4月合計	260,000円	167,865円	622,695円
		次月繰越			622,695円
		前月繰越			622,695円
5/1	売掛金	〇〇工業	300,000円		922,695円
5/9	買掛金	〇〇産業		160,000円	762,695円

ここからは預金出納帳の作成手順について紹介をしていきます。

手順�@通帳を用意する

まずは通帳を用意します。
現金出納帳の場合はレシートや領収書、請求書などが帳簿と付け合わせる証拠書類になりましたが、預金出納帳の場合は通帳が帳簿と付け合わせるための証拠書類になります。
通帳を見ながら帳簿の記入を進めていきます。

手順�A通帳を見ながら記帳する

通帳を用意したら、通帳を見ながら預金出納帳を記入していきます。
通帳をみればいつの取引なのか、誰からの入出金なのかが分かります。
また必要に応じて摘要の部分で具体的な取引内容を記入していきます。
そしてその取引が入金であれば預入金額に記入をして、出金であれば引出金額に記入をしていきます。

通帳を丸写しする作業をなぜする必要があるのでしょうか。
その理由としては、預金通帳では勘定科目の振り分けがされていないからです。
帳簿の役割を果たすためには、その入出金がどういった取引だったのかをつけなければいけません。
いわば通帳の取引を勘定科目に振り分けてあげる作業が預金出納帳になります。

手順�B預金出納帳と通帳の残高が一致するかを確認する

現金出納帳と同様で預金出納帳も残高を実際の預金通帳の残高とが一致するように帳簿をつけていかなければいけません。
現金出納帳の場合には万が一残高が合わない場合には現金過不足で残高を合わせることができますが、預金出納帳はそうはいきません。
なぜならば現金と違って銀行でお金のやり取りがされている以上、紛失するリスクがないからです。
現金であればお釣りを渡し間違えた、小銭を落としてしまい見つからないといったことは考えられるでしょう。

ただし預金であればこういった紛失は起こらないでしょう。
もし残高が合わない場合は入力漏れが発生していることになります。通帳を見ながら入力漏れがないかを調べて残高を一致させましょう。

手順�C月末に集計する

月末には現金出納帳と同様に預入と引出の合計金額の集計を取ります。

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経理アウトソーシングの企業導入事例

人手不足や業務の属人化など、経理部門が抱える課題は企業の状況によって様々です。本章では、私たちが実際に支援した事例をもとに、実務代行による危機の回避や、業務フローの整理による効率化のプロセスをご紹介します。

アウトソーシングによって現場にどのような変化が生まれたのか、体制改善を検討されている方はぜひ参考にしてください。

企業事例1：急な人材不足による業務の代行

ある日突然、経理の中核を担うスタッフが同時に退職してしまった。そんな深刻な人材不足から始まった支援事例です。

ご相談いただいた当初、現場では月次決算が滞り、親会社への報告も遅延しかねない切迫した状況にありました。最大の障壁は、業務の多くが特定の担当者にしか分からない「ブラックボックス状態」にあり、まともな引き継ぎすら不可能な点にありました。

クライアント	上場子会社
主な課題	・複数名退職による欠員 ・業務の属人化 ・決算遅延の危機
支援期間	6か月間
費用	月額90万円〜

実施した内容

私たちは即座に専門スタッフを現場へ投入し、実務の代行と並行して「業務の見える化」を実施しました。場当たり的な穴埋めで終わらせないよう、以下の3点を軸に体制を再構築しています。

• 業務の棚卸しとタスク化
• 定型業務と属人化領域の切り分け
• マニュアルの体系化

まず、現場に残されたわずかな手がかりから全業務を抽出し、年間・月次・日次のスケジュールへ詳細に落とし込みました。ルーチンワークと複雑な集計業務を明確に区分して優先順位をつけたことで、専門スタッフによる迅速な代行が可能となりました。

さらに、実務を回しながら「誰でも再現できるマニュアル」をリアルタイムで整備し、後任者へのスムーズな引き継ぎを実現しています。

導入の効果

今回のプロジェクトの結果、懸念されていた「業務の空白期間」を一切作ることなく、月次・四半期決算をすべて予定通り完遂することができました。

単なる「代行」に留まらず、業務が標準化されたことで、後任者への引き継ぎや新人教育にかかるコストも大幅に削減。かつての属人化リスクを克服し、現在は「誰が担当しても正確に業務が回る」強固な経理組織へと生まれ変わっています。

企業事例2：業務効率を目的として業務代行と業務整理の実施

事業規模の拡大と人員の入れ替わりが重なり、経理業務のボリュームがコントロール不能なほど増大してしまった企業の事例です。

当時は「本当に必要な業務はどれか」「最適な人員配置ができているか」を判断できる人材が社内におらず、非効率な作業が常態化していました。経営判断に必要な帳票もタイムリーに提出されず、スタッフの教育も行き届かないという、組織的な停滞感が長く続いていたのです。

クライアント	年商30億円規模の未上場企業
主な課題	・業務ボリュームの増大 ・非効率なプロセスの放置 ・管理資料の不足
支援期間	6か月間
費用	月額100万円〜

実施した内容

私たちはまず、現状を正確に把握するための「経理業務アセスメント」を実施しました。感覚値ではなくデータに基づいた改善を行うため、以下の3つのアプローチで業務の整理整頓を推進しています。

• 経理業務のアセスメントと時間計測
• 業務プロセスの最適化と品質向上
• 経営管理用帳票のテンプレート作成

全タスクを分類した上で、各業務の所要時間を徹底的に計測しました。これにより、特に時間を浪費していた「無駄なプロセス」を特定し、優先順位をつけて個別に時短化を図っています。

また、ミスによる手戻りを防ぐため、チェックリストや業務マニュアルを整備し、現場への運用指導を徹底。さらに、経営者が求める数値を即座に把握できるよう、経営帳票のテンプレートを一から構築し、タイムリーな報告体制を整えました。

導入の効果

この6か月間の取り組みにより、個々の業務時間が大幅に短縮され、従来比で約50％の人員配置でも余裕を持って業務を回せる体制が整いました。

最も顕著な成果は、月次決算の早期化です。これまで10営業日かかっていた締め作業が5営業日にまで短縮され、経営に必要なデータが鮮度の高い状態で届くようになりました。業務の省力化が進んだことで、部内でのジョブローテーションも可能になり、スタッフの間でも「新しい業務に挑戦できる」というポジティブな変化が生まれています。

帳簿を元に決算や申告の手続きをおこなうため、事業をおこなううえで帳簿は重要な書類になります。
帳簿を正確につけることによってときには社内トラブルの防止や原因解明の役にもたちます。

また新規で取引先を開拓するときにも、会社の数字が求められることもあります。
帳簿はそれだけ事業をおこなううえで大切な情報となります。
その帳簿のなかでも現金出納帳と預金出納帳はほとんどの事業者が使用するもので、取引も毎日発生するものになります。
あとでまとめて集計をして帳簿に記入するやり方だと、残高が合わない！といったトラブルが発生した際に、その原因を突き止めるもの一苦労になります。

また領収書や請求書、レシートを紛失してしまうリスクも高くなります。正確な帳簿をつけるためにも、毎日帳簿にまとめる習慣をつけましょう。

また一度帳簿のつけ方を覚えてしまえば、イレギュラーな取引が発生しない限りは使う勘定科目や摘要はある程度決まってきます。
帳簿のルールさえ理解できれば、毎日の帳簿づけもさほど苦にはならないでしょう。
事業が忙しくなり、手が廻らなくなる前に帳簿のつけ方をマスターしておくといいです。

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