帳簿づけの基礎でもある現金出納帳を徹底解説

事業を始めたら日々の取引を帳簿につけていく必要があります。現金出納帳はその帳簿のなかの一つの項目です。
帳簿のなかでも使う頻度が高いため、どのようにつけていく必要があるのかをはじめに理解しておくといいでしょう。

一度現金出納帳のつけ方を覚えれば、同じ出納長と呼ばれる預金出納帳も理解できるようになります。

現金出納帳とは日々の現金でおこなう取引を管理する帳簿のことをいいます。 売上を現金で受け取ったら入金、経費になるものを現金で支払ったら出金で取引内容を記録します。
現金出納帳は必ず作成しなければならない帳簿ではありません。事業者の任意で作成するかどうか選べます。
キャッシュレス決済が多くなった昨今、もしかしたらつける必要がない事業者もいるでしょう。

しかし事業をおこなう上で現金取引がある事業者の場合は帳簿をつける必要があります。

関連記事：初心者が知っておきたい出納帳の役割と記帳の仕方

お金の流れを可視化できる

現金出納帳をつけることで日々の取引でどのくらい入金があるのか、またどのくらい出金があるのかを数値化して目に見えるカタチにできます。
お金の流れを可視化することでどういった収入が多くて、何にお金を使っているのかを把握もできます。
時には無駄な支出の洗い出しをするといった経営の分析に役立てられます。

社内の不正を防止できる

どんなに注意をしていたとしても会社内の不正行為をゼロにすることはできません。
ただ対策をすることはできます。その一つが帳簿をつけることです。

たとえば現金出納帳をつける場合は帳簿でつけた現金の残高と実際に会社内にある現金の残高が常に一致していなければいけません。
一致しないときには帳簿上でなにか取引の入力の漏れがある可能性があります。
入力の漏れがなく、帳簿と実際の現金の残高が合わない場合には可能性としては横領などの不正行為が考えられます。
また日ごろの帳簿をつける担当と現金管理をする担当を分けておけば社内不正が発生するリスクを軽減することができます。 また不正ではないにしても毎日の取引を帳簿づけしておけばなにか異変がないかを早く発見できるでしょう。

それではどのように現金出納帳を書いていけばいいのでしょうか。
現金出納帳に必要な情報とそのつけかたについてみていきます。
現金出納帳に書かなければいけないものとしては日付、勘定科目、摘要、入金額、出金額、残高があります。
それぞれの項目について詳しく紐解いていきます。

手順�@日付

まずは現金取引がいつおこなわれたのかをつけていく必要があります。
日付の欄には入金もしくは出金が実際におこなわれた日にちでつけていきます。
取引ごとに書いていく必要があるため、同日に売上の入金と消耗品の購入、水道光熱費の支払いが発生している場合は各取引で書くため、3行で書きます。

基本的には領収書やレシートといった証拠書類を見ながら書くことになりますが、たとえば支払いの日と領収書の日にちが異なるときは実際に支払った日で帳簿をつけます。

手順�A勘定科目

勘定科目には現金の相手勘定科目を書きます。
勘定科目にはいろいろありますが、たとえば入金であれば売上や売掛金がきます。
出金であれば旅費交通費や接待交際費、水道光熱費といった経費科目がきます。
それ以外にも事業用の口座に入金もしくは出金したときには普通預金といった項目がきます。

関連記事：勘定科目とは？科目一覧を詳しく解説

手順�B摘要

摘要には具体的な取引の内容を書きます。
特に書くときのルールはありませんので、あとで見返したときに自分でなんの取引だったか分かるように書くとよいでしょう。

たとえば消耗品の購入であれば何を購入したのか、売掛金や買掛金であれば取引先名といった風に書くと分かりやすいです。
摘要が空欄だとあとで見返したときに帳簿から情報を拾うことができないため、レシートや領収書、請求書を探す羽目になります。

手順�C入金

入金額の欄には実際に入金された金額を書いていきます。その時には消費税込みで書く必要があります。

手順�D出金

入金と同様で支払った金額を記入していきます。こちらも消費税込みで書きます。

手順�E残高

毎日の取引を記入していくと残高は常に変動します。 帳簿の残高は手元で管理している現金の残高と合うようにつけていきます。
そのため、もし帳簿の残高と手元の現金残高が異なるときには何か取引で記入漏れが発生しています。
あとから遡って原因を特定するのは難しいため、その日のうちに解消しましょう。

手順�F期首期末の締め方・ページの最初・最後の繰り越し方

毎日の取引が多い事業者の場合は月ごとに現金出納帳を締めます。
締め方としては摘要の欄に合計と記入し、入金と出金をそれぞれ縦計で集計をおこないます。
合計を出したら、合計の下段に「次月繰越」と記入してその月の現金残高を出金額の欄に記載します。
入金額は出金額の合計と次月繰越を足した数字と一致します。
ここで数字が一致しない場合には現金出納帳のどこかにミスがあるため、その原因を調べる必要があります。
取引が多い事業者は月末に締める作業をしておかないと年末だけで締めの作業をやると残高が一致しなかった場合には原因を調べるのに時間がかかってしまいます。

そして月初にやる作業としては月末の残高を期首に持ってくる必要があります。
摘要欄に前月繰越と記入をして、入金額の欄に前月末の残高を記入して、残高に前月末の残高を記入します。
そこからまた日々の取引を記入し、帳簿をつけていきます。

なおノートで帳簿をつけていて、ページがいっぱいになった場合には、ノートの一番初めに摘要欄に前ページ繰越と記入して、残高の設定をして帳簿をつけていきます。

手順�G残高を確認

現金出納帳で重要なのは常に残高を確認しながら帳簿をつけることです。
ここでいう残高とは帳簿に記入されている残高と実際に現金の管理をしている残高を指します。
この２つが常に一致するように帳簿をつけなければいけません。
合わないからといって自分の財布から現金を補填するような真似をしてはいけません。
なぜ残高が合わないのかを調べて原因を究明することが大切です。 原因を突き止めるために、まずは手元の現金残高を調べます。
次に現金出納帳に記入した入出金に誤りがないかどうかを確認しましょう。
それでも合わなければいくら差異が生じているのかを計算します。その差額分の取引がないかどうかを領収書や領収書で調査します。

それでも残高が合わない場合は、「現金過不足」と呼ばれる勘定科目で調整する必要があります。
残高を修正するのは帳簿上の残高を修正します。実際の手元の現金残高は修正しませんので注意しましょう。

また現金過不足に関しては、その原因が究明できたときには、帳簿上で取り消さなければいけません。

最終的に決算の時までに原因の究明ができなければ、現金過不足を雑損失もしくは雑収入に振替します。

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ここでは現金出納帳でよく使う勘定科目についてまとめていきます。

現金商売をしていれば、現金売上がよく使う勘定科目です。また現金商売をしていなければ、主に使う勘定科目は経費科目になるでしょう。
勘定科目はたくさんありますが、預金からの引落やクレジットカード利用、QR コード決済の利用など支払方法も多種多様になってきているため、現金での取引として挙げられる勘定科目は限られてきます。
下記の表を参考に自身の場合はどういった勘定科目を利用するか確認してください。

勘定科目	具体例
売上高	現金で売上をもらう機会があれば収入として計上
雑収入	本業以外で収入を得た場合には雑収入として計上
普通預金	預金から現金を引き出して補填したり、売上を預金に預けたりする場合に使用
仕入れ	現金で仕入れをおこなった場合に経費として計上
荷造運賃	販売商品の包装材料費や発送費用
通信費	切手やはがきの購入、電話やネットの使用料
新聞図書費	新聞の購読料や事業に関連する書籍の購入
旅費交通費	電車、バス、タクシー、時間貸駐車場、宿泊費用
接待交際費	取引先との飲食や贈答品、冠婚葬祭の費用
消耗品	文房具や10万円以下の工具器具備品
雑費	勘定科目が分からないけど、経費に該当するもの

現金出納帳を書くときにはいくつか注意点があります。
現金出納帳を作成するなかでトラブルはつきものです。
ただその多くは記載のミスです。
記載ミスを防ぐために帳簿をつけるときは注意しましょう。

また現金の残高がマイナスになることはありませんのでマイナスが発生しないようにしましょう。
帳簿上でマイナスが発生しているとなると、お金がないはずなのにどうやって支払いをしたのか？という問題になってしまいます。
ない袖は振れませんのでマイナスが発生しないようにしましょう。

ただし同じお日にちでマイナスが解消されるような場合は帳簿をつける順番の問題でその日の残高がプラスになっていれば問題ありません。

注意点�@記録は毎日つける

帳簿は毎日つけるのが理想です。
ひと月分をまとめて月末に処理しようとすると、取引が膨大になるため記載ミスにつながります。
また領収書や請求書を紛失してしまうリスクも高まります。
毎日帳簿をつけて、帳簿をつけ終わった領収書や請求書はファイリングしておけば記載ミスや書類の紛失リスクは軽減できます。
また残高が合わなかった場合でも1日分の取引内容を確認するのにそこまで時間はかかりません。
これがひと月分遡って取引内容を確認するとなると時間がかかってしまいます。

また現金出納帳は日付順で書いていきます。
毎日帳簿をつけて残高を合わせていれば問題はありませんが、まとめて帳簿をつけていてあとから記入漏れが生じたら、その日まで遡って記入をし直さなければいけません。
二度手間になってしまうので毎日帳簿をつけることを習慣化しましょう。

注意点�A書いた内容は修正しない

書いた内容は修正できません。修正してしまったら帳簿を改ざんしたと疑われてしまいます。
また鉛筆や消せるボールペンといった書き直せるもので帳簿をつけないようにしましょう。

注意点�B現金過不足がでたら原因を突き止める

現金過不足がでたら必ずその都度原因を突き止めましょう。
そのまま放置してしまうと現金過不足の残高だけが増えていき、帳簿の意味をなさなくなってしまいます。
毎日帳簿をつけていれば1日分の取引を遡るだけで原因の追究ができますが、これがひと月、半年と期間が長くなればなるほど原因解明が難しく、そのための労力と時間もかかってきます。
正確な帳簿にするためにも現金過不足はどうしても残高が一致しないときの最終手段になります。

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現金取引をしている事業者であれば、現金出納帳はつけていく必要があります。
しかし現金取引がない場合には義務づけられているものではないため、現金出納帳を作成する必要はありません。
現金出納帳を正確に作成するためには、まずは帳簿をつける習慣を身につけるといいでしょう。
時間があるときにまとめて、資料を集めて帳簿をつけると、資料を紛失してしまって計上ができなくなってしまったり、現金出納帳と手元の現金との残高が和亡くなったり正確な帳簿づけができなくなるリスクが高くなります。
最近では会計ソフトも充実しています。
会計ソフトを利用すれば入出金を入れたあとの残高計算などをわざわざ電卓で計算をしなくても自動計算をしてくれます。
また日付に関しても自動で並びかえてくれるため、帳簿を遡って修正する手間もなくなります。

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